Wer sich leicht ablenken lässt, muss viele Umwege in Kauf nehmen. Das beste Beispiel dafür ist Social Media. Kurz den Instagram-Feed checken, kann schnell zu zehn Minuten auf der Plattform führen. Und wenn das Smartphone eh gerade in der Hand liegt, warum nicht gleich noch die Twitter-, Facebook- und Linkedin-App öffnen – auch andere Newsfeeds sind unterhaltsam. Dumm nur, dass dann aus „kurz mal gucken“ schnell eine Stunde wird.

Zeit, die dir niemand zurückgibt und – seien wir ehrlich – sich auch selten wirklich lohnt. Für die meisten Berufstätigen sind soziale Netzwerke, unachtsam eingesetzt, einfach nur ein mieser Zeitfresser. Wer sich fokussiert durch den Tag arbeiten will, sollte sich von derartigen Diensten lieber fernhalten. Wie heißt es so schön: Wer zwei Hasen jagt, fängt keinen davon.

Sich bewusst darüber zu sein, was im Alltag ausbremst, hilft enorm, den Fokus nachhaltig zu setzen. Damit das gelingt, habe ich mir unlängst eine Not-to-do-Liste angelegt. Sie hilft, unwichtige von wichtigen Aufgaben zu trennen. Die Not-to-do-Liste ist quasi das Gegenteil von dem, was auf einer To-do-Liste steht. Doch sie muss nicht zwangsläufig nur aus Aufgaben bestehen, auch unliebsame Verhaltensweisen finden darauf Platz.

Und sie muss nicht nur den Job abbilden, sondern kann auch die Freizeit oder die Gesundheit thematisieren. Neben dem Not-to-do, meine Social-Feeds durch zu scrollen steht auf meiner Negativliste beispielsweise noch in Slack zu diskutieren, den iPhone-Sound anzuhaben und den Tag unter 10.000 Schritte zu beenden. Einmal aufgeschrieben, werden aus neuen Routinen bald verinnerlichte Verhaltensweisen.

Und so kommt es, dass ich, während ich diesen Text schreibe, weder auf Slack reagiere, mich noch von meinem iPhone stören lasse – und so schnell genug zum Ende komme, um anschließend eine Runde zu joggen. Seit ich weiß, was meine Zeit frisst und was ich währenddessen hätte alles Besseres machen können, fühlt sich mein Tagwerk wesentlich ausgewogener an. Vor allem in Verbindung mit der 80-20-Regel, die besagt, dass 80 Prozent des Ergebnisses allein mit den richtigen 20 Prozent der To-dos eingefahren werden können, entfaltet eine Not-to-do-Liste so richtig ihr Potenzial.

Oder anders gesagt: Eine Stunde sinnlos in sozialen Netzwerken herumzuscrollen, zahlt auf gar nichts ein. Zumindest wenn du – wie ich heute – einen Artikel zu schreiben oder alternativ Kunden zu akquirieren oder einen Pitch vorzubereiten hast.

Um möglichen Not-to-dos noch mehr Gesicht zu geben, lohnt sich ein Blick auf die Liste von Produktivitätsguru Timothy Ferriss, der unter anderem für seinen Bestseller „Die 4-Stunden-Woche“ (Amazon*, Thalia*) und „Tools der Titanen“ (Amazon*, Thalia*) bekannt ist. In einem Blogpost hat der US-Amerikaner unlängst kuratiert, was ihn ausbremst und was er seitdem zu vermeiden versucht. Hier fünf Punkte seiner Not-to-do-Liste, die auch dich inspirieren können:

• Nimm keine Anrufe mit unbekannter Nummer an.
• Nimm keine Meeting-Einladungen ohne Agenda an.
• Checke E-Mails nicht immer und sofort.
• Gib Menschen keinen Grund, abzuschweifen.
• Trage dein Smartphone nicht 24/7 bei dir.

Je nach Typ reicht eine Not-to-do-Liste in Papierform oder – wie ich es handhabe – als digitale Notiz auf dem Smartphone. Doch getreu Marc Adreessens’ Motto der Digitalisierung – „Software is eating the World“ – gibt es natürlich auch einige Smartphone-Apps wie „The To Don’t List“, die dabei helfen, die unwichtigen von den wichtigen Aufgaben und die unliebsamen von den liebgewonnen Verhaltensweisen zu trennen. Wer zu viel unternimmt, richtet wenig aus, heißt es so schön.