Heutzutage werden wir ständig mit einer Flut an Informationen überschwemmt. Von andauernd eintrudelnden E-Mails und Textnachrichten auf dem Smartphone bis hin zur Entscheidung, welches Produkt wir kaufen sollen. Wir stehen unter dem ständigen Druck, Entscheidungen treffen zu müssen. Oft haben diese Entscheidungen schwerwiegende Folgen.

Neurowissenschaftler und Forscher haben festgestellt, dass eine derartige „Entscheidungsüberlastung“ verwirren und zu Unproduktivität und Motivationsverlust führen kann. Das zu vermeiden, bringt zwei Herausforderungen mit sich: Wie könnt ihr die wirklich wichtigen Entscheidungen priorisieren? Und wie könnt ihr aus einem Meer an Informationen die beste Wahl treffen?

In seinem Bestseller „The Organized Mind“ erklärt der Neurowissenschaftler Daniel Levitin, wie sich die besten Ergebnisse erzielen lassen, wenn ihr mit mehreren Aufgaben und vielen Informationsquellen konfrontiert seid. Der Kern seiner Lösung ist der „organisierte Verstand“.

Das lässt sich am einfachsten mit einer historischen Anekdote erklären. Wenn ihr an die brillantesten Köpfe der Welt denkt, können nur wenige das Genie von Albert Einstein übertreffen. Einstein hat viele wissenschaftliche und komplexe Zusammenhänge durchgearbeitet und seine bahnbrechenden Ideen mithilfe seines legendären Verstandes entwickeln können. Was war sein Geheimnis? Die Antwort ist ziemlich faszinierend.

Nach einem Interview bat ein Reporter Einstein, ihm seine Telefonnummer mitzuteilen, damit er ihn notfalls wegen weiterer Informationen kontaktieren könne. Interessanterweise öffnete Einstein sein Telefonbuch, notierte seine Nummer auf einem Zettel und übergab ihn dem Reporter. Verständlicherweise war der Reporter erschrocken, dass sich der intelligenteste Mann der Welt nicht an seine eigene Telefonnummer erinnern konnte. Einstein antwortete nur trocken: „Warum sollte ich mir etwas merken, wenn ich weiß, wo ich es finden kann?“.

Und das ist der Schlüssel zum Erfolg: Bringt euren Verstand nicht unnötig durcheinander, sondern speichert euch Ideen und Informationen so ab, dass ihr sie schnell finden könnt, wenn ihr sie braucht.

Genau wie Albert Einstein solltet ihr akzeptieren, dass es sich nicht lohnt, euren kostbaren Verstand dafür zu nutzen, um den Überblick über unwichtige Fakten zu behalten. Nutzt ihn stattdessen dafür, um euch auf Informationen zu konzentrieren, die zum kreativen Denken oder zur Problemlösung beitragen können. Um den Prozess der Ideenfindung noch zu beschleunigen, helfen Visualisierungen. Ideen und relevante Informationen könnt ihr zum Beispiel in Mindmaps grafisch darstellen. Ob händisch oder mithilfe von digitalen Tools – Visualisierungen helfen euch dabei, einen Überblick zu bekommen, Zusammenhänge zu erfassen und sich wichtige Informationen besser zu merken.

Wie Daniel Levitin in seinem Buch erklärt, besteht der erste Schritt zur erfolgreichen Organisation des Geistes darin, eine „externe Erweiterung des Gehirns“ zu verwenden. Was dieser Vergleich wirklich bedeutet, ist, dass ihr euren Verstand die Last nehmen sollt, die ganze Zeit Informationen kategorisieren zu müssen. Greift stattdessen auf Smartphone-Apps, Kalender oder Tagebücher zurück, um wichtige Aufgaben oder Termine aufzuzeichnen.

Der beste und effektivste Weg, um eurem Verstand dabei zu helfen, Ideen und Aufgaben zu organisieren, ist, sie auf Karteikarten zu notieren.

Schritt 1: Eine Karteikarte pro Idee (Projekt, Aufgabe, Gedanke, Anliegen).

Schritt 2: Je nachdem, wie euer Workflow ist und wann ihr am produktivsten bist, solltet ihr eure Karteikarten sortieren, und zwar nach

• muss heute noch erledigt werden und
• Aufgaben, die viel Energie kosten und nicht schnell erledigt werden können.

Die Karten bleiben dann den ganzen Tag bei euch.

Schritt 3: Es ist auch wichtig, dass ihr zusätzliche Karteikarten dabeihabt, um eure Gedanken aufschreiben zu können.

Jede Karte sollte nur einen einzelnen Punkt enthalten und kann je nach Thema farblich kodiert werden. Das scheint auf den ersten Blick zwar veraltet in unserer technisch fortgeschrittenen Welt, aber Levitin erklärt, dass die Organisationen von Informationen auf solchen Karten das Auswendiglernen und den Zugriff erleichtere. Außerdem werde dadurch die Art und Weise, wie das menschliche Gehirn funktioniert, unterstützt. Für alle, die davor zurückschrecken, physische Karteikarten zu nutzen, wäre die beste Möglichkeit wohl eine Smartphone-App, die es ermöglicht, virtuelle „Haftnotizen“ zu schreiben.

Wenn ihr erstmal den Prozess der Informationsorganisation ausgelagert habt und sich euer Verstand auf die wesentlichen Dinge konzentrieren kann, schlägt Levitin vor, die Aufgaben in vier Kategorien einzuteilen und die erforderlichen Maßnahmen zu ergreifen. Das heißt konkret:

• Do: Erledigt alle Aufgaben, die dringend sind und die ihr sofort umsetzen müsst.
• Delegate: Delegiere Aufgaben an andere, wenn es dem effizienten Arbeiten hilft oder ihr Unterstützung bei einer Aufgabe benötigt.
• Defer: Verschiebe weniger dringende Aufgaben auf einen späteren Zeitpunkt.
• Drop: Verwerfe alle Aufgaben, die sich nicht lohnen weiter verfolgt zu werden.

Sobald ihr mit einer neuen Aufgabe oder Information konfrontiert werdet, ordnet sie sofort einer dieser vier Kategorien zu und entscheidet dann, was der nächste Schritt ist.

In unserem Alltag, der an jeder Ecke einen Overload an Informationen bereithält, ist es wichtig, einen organisierten Verstand zu behalten. Nur so könnt ihr erfolgreich bleiben. Dabei ist der beste Weg, sich keine unwichtigen Informationen mehr zu merken, sondern stattdessen ein externes System einzusetzen, um To-do-Listen zu sortieren. Verwendet dafür Karteikarten und Apps, um Aufgaben und Informationen sofort in die vier Bereiche – Do, Delegate, Defer und Drop – einteilen zu können.