Eine von Adobe in Auftrag gegebene Studie von Statista, bei der 400 Unternehmen in Deutschland von Dezember 2023 bis Januar 2024 zum Status quo des papierlosen Büros befragt wurden, zeigt, wie wichtig die Bewegung jetzt schon ist. Denn 89 Prozent der deutschen Unternehmen räumen dem papierreduzierten Arbeiten schon jetzt einen sehr großen Stellenwert ein. Lediglich 1 Prozent der befragten Unternehmen gibt an, keine Maßnahmen für ein papierreduziertes Arbeiten im Unternehmen zu verfolgen.

Die Studie gibt nicht nur einen Einblick in den aktuellen Status quo von Unternehmen, sondern zeigt auch Maßnahmen und Benefits auf dem Weg zum papierreduzierten Büro auf.

95 von 100 befragten Unternehmen, die noch nicht papierreduziert arbeiten, planen in Zukunft Maßnahmen zur Papierreduktion. Bei 52 Prozent sollen diese innerhalb des nächsten Jahres stattfinden, weitere 42 Prozent planen sie in den kommenden 2 bis 3 Jahren – ganz unabhängig von der Unternehmensgröße. Dabei setzten 59 Prozent der Unternehmen auf technische Lösungen und 52 Prozent auf die Integration in bestehende Systeme. Weitere wichtige Ressourcen sind geschulte Mitarbeiter:innen (45 Prozent) und finanzielle Mittel (42 Prozent).

Doch auch bei Unternehmen, die bereits Maßnahmen ergriffen haben, besteht weiterer Handlungsbedarf: Bei Archivierungsabläufen (28 Prozent), Unterschriftenerfassung (27 Prozent), Bestellvorgängen (26 Prozent) sowie Schulungs- und Weiterbildungsprozessen (25 Prozent) wird eine Papierreduktion weiterhin angestrebt.

Die aktuelle wirtschaftliche Lage stellt deutsche Unternehmen vor große Herausforderungen. Wenn Unternehmen ihre Arbeitsabläufe effizienter, effektiver und flexibler gestalten möchten, können sie durch die Digitalisierung von papierintensiven Workflows schnell und einfach Kosten sparen und gewährleisten langfristige Stabilität. Und genau hier profitieren die Unternehmen vom papierreduzierten Büro: Denn 63 Prozent konnten ihre Kosten durch die Verringerung des Papierverbrauchs und den damit verbundenen Druckkosten senken.

Durch ein papierreduziertes Büro können etablierte Arbeitsweisen und Gewohnheiten durch schnellere und effektivere Arbeitsabläufe ersetzt werden. 94 Prozent der Unternehmen, die aktiv das papierreduzierte Arbeiten vorantreiben, berichten als Folge von (sehr) hohen Effizienzsteigerungen. Unter anderem konnten 43 Prozent ihre Lagerfläche (Aktenarchive) einsparen und so die Effizienz der Arbeitsabläufe massiv steigern. 46 Prozent verbesserten auch den Zugriff auf Dokumente durch Cloud-Lösungen.

Abschließend bietet die Einführung digitaler Lösungen zur Reduzierung von Papier einen weiteren Vorteil: 78 Prozent der Befragten haben den Implementierungsaufwand genau richtig eingeschätzt. Unternehmen können dank der guten Planbarkeit dieser Lösungen effizienter arbeiten und Kosten senken, ohne unerwartete Probleme, wie sie bei vielen Digitalisierungsprojekten auftreten, zu erfahren.

Betrachtet man also das papierreduzierte Büro, müssen Unternehmen zunächst mit Initialkosten rechnen. Doch langfristig betrachtet, bietet es eine deutliche Effizienzsteigerung aller Arbeitsabläufe, eine merkliche Kosteneinsparung und eine verbesserte Planbarkeit. Zusätzlich machen Unternehmen damit einen wichtigen Schritt in eine digitale und nachhaltigere Zukunft.

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