Die Schatten-IT versteckt sich in vielen Unternehmen, aber wie sieht sie aus? Der Begriff ist in vielen Büros noch ein Fremdwort – das sollte er aber nicht sein. Denn wer hier Licht ins Dunkel bringt, macht sein Unternehmen nicht nur sicherer, sondern kann auch Unternehmensprozesse erleichtern und optimieren.

Um die Bedrohung im Dunkeln zu besiegen, muss man als allererstes einmal wissen, was diese ominöse Schatten-IT überhaupt ist. Denn wenn man den Begriff kennt, wirkt das Ganze auf einmal nur noch halb so gruselig. Hinter dem Wort verbergen sich eigentlich nur Geräte oder Software, die nicht von der IT-Abteilung des Unternehmens abgesegnet wurden. Dadurch existieren sie im wahrsten Sinne im Schatten der eigentlichen digitalen Infrastruktur. Typisch für Schatten-IT sind Messaging-Dienste wie Whatsapp oder der Facebook Messenger, aber auch P2P-File-Sharing-Tools wie Wetransfer oder Dropbox. Auch persönliche Geräte wie eigene Handys oder Festplatten können Teil der Schatten-IT sein. Doch warum sind diese Tools so beliebt?

Durch Remote Work und Homeoffice haben wir unser Büro immer häufiger zu Hause und unterwegs. Der perfekte Ort für die Schatten-IT, um zuzuschlagen. Denn wenn der Umstieg ins hybride Office nicht strukturiert genug ist, suchen Mitarbeitende ihre eigenen Lösungen. Natürlich machen sie das nicht aus böser Absicht, sie wollen einfach nur effizient arbeiten. Häufig stufen Mitarbeitende das Problem auch nicht als großes Risiko ein und wollen die IT nicht stören. Dabei sollte Schatten-IT nicht nur als großes Risiko gesehen werden, sondern auch als Chance. Denn die Technik zu benutzen, die für Menschen am einfachsten ist, ist offensichtlich eins: einfacher. Dadurch können Mitarbeitende flexibler arbeiten und sind dynamischer als bei der vorhandenen IT.

Schatten-IT ist dadurch häufig auch ein Symptom für unzureichende Infrastruktur. Wenn Aufgaben mit der vorhandenen technischen Infrastruktur nicht möglich sind, kommen häufiger persönliche Geräte und Tools zum Einsatz. Für die Arbeitenden hat sich damit das Problem gelöst, doch die Technik im Schatten kann besonders für das Unternehmen ein großes Risiko sein.

Eine IT-Abteilung existiert nicht, um die Leute am effizienten Arbeiten zu hindern, sondern um eine stabile digitale Infrastruktur für das Unternehmen aufzubauen. Dazu gehört nicht nur die Datensicherheit, sondern auch der Datenschutz und die Datenverwaltung. Benutzt eine Abteilung für die interne Kommunikation zum Beispiel Whatsapp, kann die Nutzung DSGVO-Richtlinien widersprechen. Doch nicht nur das. Auch der Datenschutz kann bei Whatsapp nicht gewährleistet werden. Auch bei Datenverlust in der Schatten-IT gibt es meistens keinen Weg, die verlorenen Daten zurückzubekommen. Zudem stiftet die Nutzung nicht autorisierter Technik auch eine Menge Chaos – wenn Daten über unbekannte Wege transferiert werden, schadet das einer transparenten Kommunikation. Doch wie kann man Schatten-IT verhindern und vorbeugen?

Um Schatten-IT vorzubeugen, kann man gleich mehrere Maßnahmen treffen, die hilfreich sind. Wie anfangs erwähnt, kann die Schatten-IT ein Symptom für unzureichende digitale Infrastruktur sein. Hier ist neue Software gefragt. Halte Rücksprache mit den Abteilungen und finde heraus, in welchen Bereichen und Situationen Schatten-IT genutzt wurde. Mit einer passenden Software-Bestellung für das Unternehmen kann dieses Problem vielleicht schnell gelöst werden. Dabei ist es auch wichtig, zu schauen, wie modern die Software ist und wie gut sie mit der vorhandenen IT verknüpft werden kann. Wenn Programme nicht miteinander kompatibel sind, führt das meistens zurück in die Dunkelheit.

Eine weitere hilfreiche Maßnahme ist das Schulen von Mitarbeitenden. Mit Fortbildungen in den Bereichen Cybersicherheit und Datenschutz können deine Teams den Unterschied zwischen öffentlichen, privaten und vertraulichen Daten verstehen und die Risiken der Schatten-IT besser einschätzen. Zusammen mit einer offenen Unternehmenskultur können so transparent Lösungen zur Schatten-IT gefunden werden.

Salesforce ist mit vielen digitalen Dienstleistungen ein echter Helfer gegen die Schatten-IT – zum Beispiel mit der On-Demand-Schulungsplattform Salesforce Trailhead. Dort können Mitarbeiter:innen zu passenden Themen wie Datensicherheit fortgebildet werden. Auch bei einer neuen Unternehmensplattform kann Salesforce helfen. Mithilfe von einfachen App-Buildern wie auf der IT-Plattform von Salesforce können firmeneigene Lösungen erstellt werden, die den Zweck der gebrauchten Schatten-IT besser erfüllen können.

Eine weitere Hilfe bei der Datenverwaltung sensibler Daten ist das CRM-System von Salesforce, das mit den Anforderungen mitwächst. Zusätzlich ist es abteilungsübergreifend und verhindert eine isolierte Digitalisierung. Marketing, Vertrieb, Kundendienst und Buchhaltung sind hier unter einem Dach vereint. Wenn du als kleines oder mittelständisches Unternehmen Hilfe beim Thema Schatten-IT brauchst, kannst du dir das neueste E-Book von Salesforce herunterladen. Hier findest du alles, um die größten Hürden in der IT, bei der Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen zu überwinden.

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