Von einer kleinen Teppichweberei zu einem der erfolgreichsten Direktvertriebsunternehmen weltweit: Vorwerk blickt auf mehr als 140 Jahre Erfolgsgeschichte zurück. Dahinter steckt ein Unternehmen, das immer wieder Mut zum Wandel bewiesen hat. Wie das Traditionsunternehmen durch produktive Zusammenarbeit und die Kraft der Automatisierung Innovationen fördert und welche Rolle Slack dabei spielt, erklärt Michael Arends, Lead Digital Management Office bei Vorwerk, im Interview.

In Zeiten zunehmender Unsicherheit steht es für viele Unternehmen ganz oben auf der Agenda, das volle Potenzial ihrer Produktivität auszuschöpfen. Wie steigert Vorwerk Digital die Produktivität und wie hilft Slack dabei? 

Michael Arends: Seit 2013 setzt Vorwerk eigene Embedded Software ein, ein Hauptaugenmerk liegt auf dem Thermomix und den Robotik-Lösungen der Neato-Staubsauger. Für die Entwickler:innen stellt Slack als Kollaborationslösung einzigartige Features für Effizienz und Produktivität bereit, die andere Lösungen im Markt nicht bieten. Ein Schwerpunkt liegt dabei auf Automatisierungspotenzialen im Software-Development bei Release-Management, Deployment, Qualitätsmanagement und Incident-Management. Zudem hat Vorwerk R&D einen Workflow für das Onboarding neuer Kolleginnen und Kollegen aufgesetzt, um ihnen einen flexibleren, transparenteren Einstiegsprozess zu ermöglichen. Generell gilt: Bei Slack muss niemand den eigenen Workspace verlassen und ständig hin und her wechseln, weil sich Channels auch im Overlay nutzen lassen. Das trägt zu mehr Produktivität bei.

Welche Rolle spielt Automatisierung bei euch, um noch produktiver zu werden? Hilft Slack dabei, Prozesse zu automatisieren, etwa über Workflows und Bots?

Vorwerk nutzt die Automatisierungsmöglichkeiten in Slack und bindet viele Tools über Schnittstellen an. Im Release-Management laufen Reviews und Genehmigungen direkt in Slack. Bei Deployments und Incidents werden die Zuständigen automatisch benachrichtigt. Das Qualitätsmanagement sieht im Testing direkt in Slack Benachrichtigungen und Ergebnisse zu durchgeführten Tests. Belastungstests laufen automatisch ab, auch solche, bei denen Vorwerk mit externen Dienstleistern kooperiert. Im HR-Bereich helfen das automatisierte Onboarding via Workflows und das zentrale Management des Prozesses dabei, den Bedarf an Ressourcen zu verringern.

 Wie läuft das Onboarding der neuen Mitarbeiter:innen über Slack genau ab?

Vorwerk Digital R&D wächst stark und will die Zahl der Beschäftigten schnell weiter ausbauen. Neueinsteiger:innen erleben bereits beim Einstieg die Vorteile von Slack mit dem Workflow für das Onboarding. In einem dedizierten Onboarding-Channel erhalten alle Neulinge zentral Informationen, Aufgaben, an die sie der Bot erinnert – wie beispielsweise sich vorzustellen oder ein Bild von sich hochzuladen –, und können aus den angebotenen Slots für Einführungssessions direkt auswählen, anstelle einzelner Terminvereinbarungen und Management über einen eigenen Outlookkalender. Zusätzlich lotst ein Fragenkatalog neue Mitarbeiter:innen durch ihre Einarbeitungsphase – und die Active Recruiter bleiben mit ihren Kandidat:innen im Gespräch, um die Startphase zu begleiten. Das Slack-unterstützte Onboarding wird hervorragend angenommen, Fragen über Channels werden schneller und unkomplizierter beantwortet und die Vernetzung sowie gegenseitige Hilfe unter neuen Kolleg:innen gefördert.

Viele Beschäftigte beklagen Meetings als einen wesentlichen Produktivitätskiller. Was unternehmt ihr gegen diese zunehmende „Meeting-Fatigue“ – und um Absprachen schneller und agiler zu machen?

Sowohl kurze Rücksprachen als auch die regulären Stand-ups erfolgen via Huddles. Das vereinfacht die Kommunikation erheblich. Die Lösung von Incidents ist deutlich beschleunigt, weil die schnelle Audio- oder Videokonferenzverbindung direkt aus Slack heraus den sofortigen Austausch zwischen allen Beteiligten ermöglicht. Die interne Feedbackkultur profitiert von den niedrigeren Hürden und der erhöhten Transparenz ebenfalls. So fällt etwa die Teilnahme an Umfragen deutlich höher aus als früher.

Damit das gesamte Unternehmen produktiv arbeiten kann, ist es enorm wichtig, dass alle untereinander Wissen teilen und über wesentliche Dinge informiert sind. Wie treibt Vorwerk Digital den Informations- und Wissensaustausch an? Helfen Funktionen von Slack dabei (zum Beispiel Canvas oder die Suchfunktion in Channels)? 

Slack hilft durch die Suchfunktion dabei, Vorgänge in der Vergangenheit und deren Umsetzungsprozess schneller aufzufinden und somit reproduzierbar zu machen, was die Reaktionszeiten stark verkürzt. Der Wissensaustausch über Slack spielt auch beim Onboarding eine zentrale Rolle und ist ein Eckpfeiler des Erfolgs dieses Konzepts.

Wie schafft ihr es, dass eure Mitarbeiter:innen auch in einem hybriden Arbeitsmodell – bei dem unter Umständen nicht immer alle an einem Ort sind – miteinander vernetzt und interaktiv bleiben? Und wie hilft Slack dabei?

Beispielsweise ist der Draht zwischen der Belegschaft und dem Management kürzer geworden: Denn einerseits kann das Management über Slack Bekanntmachungen an alle verteilen und durch Anpinnen der Kernbotschaften dafür sorgen, dass sie möglichst effektiv alle erreichen. Andererseits gibt es eigene Channels, in denen sich Mitarbeiter:innen direkt an das Management wenden können und binnen zwei Tagen Antwort erhalten. Für den Austausch über private Themen existieren außerdem eigene Channels, zum Beispiel für Hundebesitzer.

In der hybriden Arbeitswelt sind Bots zudem eine gute Hilfe, über die Mitarbeiter:innen erkennen können, wer wann im Büro ist – damit sie direkt wissen, wann sie sich mit wem vor Ort treffen können.

Auf der Slack Plattform lassen sich bis zu 2.500 weitere Business-Anwendungen integrieren. Welche Apps habt ihr in Slack integriert?

Insgesamt sind bei Vorwerk Digital R&D über 30 Lösungen an Slack angebunden, darunter Confluence, Gitlab, Opsgenie, Instana, Miro und Outlook.

Wie arbeitet ihr mit externen Partner:innen und Kund:innen zusammen, etwa um Informationssilos zu vermeiden? Setzt ihr in der externen Zusammenarbeit auf die Erweiterung Slack Connect, um auch mit Externen in Slack Channels zu kollaborieren?

Am Incident oder Qualitätsmanagement sind neben den betroffenen Entwickler:innen jeweils Digital Management, Service Management und bei Bedarf auch externe Profis beteiligt. Das Gleiche gilt für Belastungstests, bei denen Vorwerk teilweise mit externen Dienstleistern kooperiert. Alle Mitarbeiter:innen nutzen Slack und sind dabei zeit- und ortsunabhängig. Die Zusammenarbeit gelingt dabei ohne Schwierigkeiten.

Vielen Dank für das Gespräch, Michael!

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Über Vorwerk

Vorwerk ist das Direktvertriebsunternehmen Nummer 1 in Europa und weltweit führend im Direktvertrieb hochwertiger Haushaltsgeräte. Das international agierende Familienunternehmen wurde 1883 in Wuppertal (Deutschland) gegründet. Das Kerngeschäft von Vorwerk ist die Produktion und der Vertrieb hochwertiger Haushaltsprodukte (Küchenmaschine Thermomix®, Staubsauger Kobold). Vorwerk sucht stets den direkten Kontakt zu seinen Kundinnen und Kunden. Dabei stehen die Beraterinnen und Berater im Mittelpunkt der Aktivitäten und dienen als zentrale Anlaufstelle. Zur Vorwerk Familie gehört außerdem die akf Gruppe. Vorwerk erwirtschaftet einen Konzernumsatz von 3,2 Milliarden Euro (2022) und ist in mehr als 60 Ländern aktiv.

Über Slack

Slack hat es sich zur Mission erklärt, das Arbeitsleben der Menschen einfacher, angenehmer und produktiver zu machen. Slack ist die Produktivitätsplattform für kundenzentrierte Unternehmen. Sie verbessert die Leistung, indem sie No-Code-Automatisierung für jeden einsetzbar macht, Informationssuche und Wissensaustausch nahtlos ermöglicht und Mitarbeiter:innen miteinander verbindet, um gemeinsam Projekte voranzubringen. Als Teil von Salesforce ist Slack fest in Salesforce Customer 360 integriert und steigert so die Produktivität von Vertriebs-, Service- und Marketingteams.