5 Schritte zur erfolgreichen Umstellung auf die E-Rechnung

Einfach digital: Die Umstellung zur E-Rechnung ist mit der richtigen Vorbereitung gar nicht mal so schwer. (Bild: sevdesk)
Was bedeutet die E-Rechnungspflicht für dich genau?
Die E-Rechnungspflicht ist Teil einer europaweiten Initiative zur Digitalisierung und Standardisierung von Geschäftsprozessen. Dabei handelt es sich nicht einfach um PDFs per E-Mail, sondern um strukturierte elektronische Rechnungen, die bestimmte technische und gesetzliche Anforderungen erfüllen müssen. Besonders Selbstständige, Freiberufler sowie kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs) sollten sich frühzeitig darauf vorbereiten, um zusätzliche Kosten, Verzögerungen oder rechtliche Risiken zu vermeiden.
5 Schritte zur erfolgreichen Umstellung auf die E-Rechnung
1. Verstehe die Anforderungen – und ob du betroffen bist
Eine E-Rechnung ist kein simples PDF, sondern ein strukturierter elektronischer Datensatz, der maschinenlesbar und gesetzlich vorgeschrieben ist. Abhängig von deinem Geschäftsbereich und deiner Unternehmensgröße kannst du von der E-Rechnungspflicht betroffen sein. Grundsätzlich umfasst das alle (B2B-) Unternehmen in Deutschland (mit Ausnahme von Kleinunternehmern nach § 19 UStG). Besonders öffentliche Aufträge oder größere Unternehmen verlangen oft Rechnungen im Format ZUGFeRD oder XRechnung. Informiere dich jetzt, ob diese Verpflichtung auch für dich gilt, und plane deine Umstellung frühzeitig.
2. Ist dein Buchhaltungssystem fit für die E-Rechnung?
Nachdem du nun weißt, was hinter der E-Rechnung steckt, solltest du einen Blick auf dein aktuelles Rechnungsprogramm werfen. Ist es technisch in der Lage, die Anforderungen zu erfüllen? Ein kurzer Check hilft dir, das herauszufinden.
Darauf solltest du achten:
- Unterstützt deine Software die Formate XRechnung oder ZUGFeRD?
Diese beiden Standards sind essenziell, um E-Rechnungen korrekt und gesetzeskonform zu erstellen. - Wie einfach ist der Versand?
Kann deine Software E-Rechnungen direkt per E-Mail verschicken oder deinen Kunden eine sichere Download-Option bieten? - Sind deine E-Rechnungen sicher archiviert?
Um den rechtlichen Anforderungen zu entsprechen, müssen Rechnungen GoBD-konform und revisionssicher aufbewahrt werden.
Falls dein aktuelles System diese Punkte nicht abdeckt – oder wenn du noch mit Excel oder Word arbeitest – ist es Zeit, über eine Lösung wie sevdesk nachzudenken. sevdesk ist eine innovative Buchhaltungssoftware, die genau auf die Bedürfnisse von Solo-Selbstständigen und kleinen Unternehmen zugeschnitten ist. Kosteneffizient, einfach zu bedienen und ideal für die Anforderungen der E-Rechnungspflicht – so behältst du jederzeit den Überblick über deine Finanzen.

Mit der richtigen Vorbereitung fällt der Wechsel zur E-Rechnung leicht. (Bild: sevdesk)
3. E-Rechnungen empfangen
sevdesk ist die rechtssichere und intuitive Lösung speziell für Selbstständige wie Kleinunternehmen oder auch Gründer. Die Software nimmt dir die gesamte Technik und Umsetzung rund um elektronische Rechnungen ab und führt dich intuitiv von Schritt zu Schritt. So ist deine E-Rechnung fertig und an deine Kunden verschickt.
Neben dem Versand solltest du auch sicherstellen, dass du selbst E-Rechnungen empfangen und korrekt verarbeiten kannst. Dein Buchhaltungssystem muss in der Lage sein, elektronische Formate wie ZUGFeRD oder XRechnung zu lesen und in deine Prozesse zu integrieren. Gleichzeitig solltest du deine Geschäftspartner über deine bevorzugten Formate und Kommunikationskanäle informieren. sevdesk kann dir auch hier helfen: Eingehende E-Rechnungen werden automatisch verarbeitet und in deinem System archiviert – ganz ohne Mehraufwand.
4. Optimiere deinen Rechnungsprozess und erstelle deine erste E-Rechnung
Nutze die Umstellung auf E-Rechnungen als Chance, deinen gesamten Rechnungsprozess zu modernisieren. Mit einem Tool wie sevdesk kannst du Rechnungen nicht nur digital erstellen, sondern sie auch automatisiert versenden, Zahlungseingänge überwachen und alle Belege GoBD-konform archivieren. Der nächste Schritt? Erstelle deine erste E-Rechnung mit sevdesk und erlebe, wie einfach und effizient digitale Buchhaltung sein kann.
5. Setze auf eine zuverlässige Lösung
Das richtige Tool ist ein maßgeblicher Gamechanger für eine erfolgreichen Umstellung. sevdesk bietet dir hierfür eine intuitive und rechtssichere Lösung, die speziell für die Bedürfnisse von Selbstständigen und KMUs entwickelt wurde. Dabei musst du dich nicht mit komplizierter Technik auseinandersetzen – sevdesk führt dich Schritt für Schritt durch den gesamten Prozess.

Mit sevdesk hast du all deine Rechnungen im Blick – und kannst sie von überall aus flexibel bearbeiten. (Bild: sevdesk)
Warum sevdesk?
Mit sevdesk meisterst du die E-Rechnungspflicht ohne Stress. Die Software übernimmt alle technischen Details und sorgt dafür, dass deine Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Du profitierst von:
- Intuitiver Bedienung: Keine Vorkenntnisse nötig.
- Rechtssicherheit: GoBD-konform und auf dem neuesten Stand der Gesetzgebung.
- Zeitersparnis: Automatisiere deine Buchhaltung und spare wertvolle Zeit für dein Kerngeschäft.
- Flexibilität: Arbeite von überall – sevdesk funktioniert auf Laptop, Tablet und Smartphone.
Effizient und rechtssicher ins digitale Zeitalter
Die Umstellung auf die E-Rechnung ist keine Bürde, sondern eine Chance, deine Buchhaltungsprozesse nachhaltig zu verbessern. Mit sevdesk hast du einen starken Partner an deiner Seite, der dich durch jeden Schritt führt – einfach, digital und effizient. Mach den ersten Schritt ins neue Rechnungszeitalter und sichere dir deinen Wettbewerbsvorteil!
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