„Unsere Mitarbeitenden sind im Homeoffice teilweise sogar produktiver“
Newsletter-Marketing ist als Teil einer zeitgemäßen Kundenansprache heutzutage für viele Unternehmen nicht mehr wegzudenken. Über 200.000 Kund:innen nutzen bereits das intuitive Baukastensystem von rapidmail, um in wenigen Klicks ihre eigenen Newsletter zu erstellen. Der deutsche Newsletter-Software-Anbieter ist mittlerweile in 28 Ländern weltweit aktiv und setzt in der Zusammenarbeit auf Automatisierung und Flexibilität. Wie das in der Umsetzung funktioniert und welche Rolle Slack dabei spielt, erklärt Sven Kummer, Geschäftsführer und Gründer von rapidmail, im Interview.
Sven, die vergangenen Jahre haben die Arbeitswelt drastisch verändert. Setzt ihr auch in Zukunft auf hybrides Arbeiten?
Am Anfang waren wir sehr unflexibel: Alle Mitarbeitenden waren vor Ort in unserem Büro in Freiburg. Um jedoch als wachsendes Unternehmen an IT-Talente zu kommen, haben wir früh begonnen, auch an anderen Orten einzustellen. Das hat dazu geführt, dass wir einen Großteil unserer Meetings und Kommunikation auf digitale Varianten umgestellt haben. Dadurch haben wir gemerkt, dass unsere Mitarbeitenden im Homeoffice teilweise sogar produktiver sind, und sie können ihre Präsenz im Büro heute komplett selbst bestimmen. Trotzdem ist es uns wichtig, alle regelmäßig zusammenzubringen. So wird donnerstags im Büro gemeinsam gekocht und das gesamte Team kommt zwei Mal im Jahr bei einem Team-Offsite für eine Woche zusammen.
Haben eure Mitarbeiter:innen neben der örtlichen Flexibilität auch die Möglichkeit, ihren Arbeitsalltag zeitlich flexibel einzuteilen?
Das hängt von der Abteilung ab, aber wo möglich, können sich unsere Mitarbeitenden ihre Arbeitszeiten frei einteilen. Für uns ist es nur wichtig, dass die Teams sich untereinander koordinieren, um trotzdem eine effiziente Zusammenarbeit zu ermöglichen. Wenn das funktioniert, sind uns die konkreten Arbeitszeiten egal. Gleichermaßen ist es auch wichtig, dass die Kommunikation mit externen Partnern reibungslos und zeitunabhängig funktioniert. Mit unserem externen Datenschutzbeauftragten nutzen wir zum Beispiel Slack Connect.
Welche Rolle spielt das Thema Automatisierung in eurem Arbeitsalltag, um noch produktiver zu werden?
Wir verwenden mittlerweile für die interne und externe Zusammenarbeit verschiedene Automatisierungen mit Slack. Angefangen beim Alerting unseres Infrastruktur-Monitorings über die Abwesenheit oder Geburtstage unserer Mitarbeitenden – sogar die Zeiterfassung kann per Slack gesteuert werden. Die Kalender unserer Mitarbeitenden sind außerdem mit Slack verknüpft, sodass automatisch angezeigt wird, ob jemand gerade in einem Meeting oder verfügbar ist.
Sprechen wir über das digitale Büro: Welche Rolle spielt es bei rapidmail im Vergleich zu den physischen Büroräumen?
Wir legen sehr viel Wert auf eine gute digitale Infrastruktur, denn neben den grundlegenden Funktionen muss auch die Usability überzeugen. Gerade in einem Unternehmen wie rapidmail, in dem Hierarchie nicht großgeschrieben wird, kann eine Plattform wie Slack enorm helfen. Mitarbeitende können sich auf direktem Wege austauschen und müssen nicht immer erst umständlich Meetings für alles einplanen. Die physischen Büroräume sind uns trotzdem wichtig, zum Beispiel für ruhige Meeting-Möglichkeiten oder ein lockeres Miteinander.
Viele Beschäftigte klagen über die sogenannte „Meeting-Fatigue“, sind erschöpft von zu vielen Meetings und fühlen sich in ihrer Produktivität gebremst. Wie geht ihr bei rapidmail mit dem Thema um?
Gerade bei der Planung von neuen Features oder größeren Projekten ist viel Abstimmung notwendig. Manchmal lassen sich dabei Meetings nicht verhindern. Allerdings haben wir durch dedizierte Channel einen großen Teil der Abstimmung auf Slack verlegen können. Jede Entscheidung, jede relevante Information soll hier gepostet werden. Dafür ist es wichtig, dass auch Erkenntnisse aus Gesprächen, die auf dem Flur im Büro stattgefunden haben, in den jeweiligen Channels festgehalten werden. Das ist nicht immer ganz einfach, kann aber den Abstimmungsbedarf – und so die nötige Anzahl an Meetings – extrem senken.
Transparenz und offene Kommunikation sind ein wesentlicher Treiber für die Mitarbeiterzufriedenheit. Welche Möglichkeiten und Formate setzt ihr bei rapidmail ein, um eure Belegschaft informiert und motiviert zu halten?
Bei uns gibt es ein monatliches Company-Meeting, in dem unter anderem über erreichte und nicht erreichte Unternehmensziele gesprochen wird. Außerdem kann jeder Bereich Einblicke in seine aktuellen Projekte geben. Ankündigungen zu anstehenden Terminen, wie zum Beispiel Teamevents oder Informationen zum Bürogeschehen, werden wiederum in einem eigens dafür geschaffenen Slack-Channel bekannt gegeben. In unserem „Bars and Pies“-Kanal teilen alle Teams zudem regelmäßig Projektergebnisse und Statistiken, um für andere Teams Transparenz zu schaffen und etwa zu zeigen, welche Projekte besonders gut gelaufen sind. Durch die offene, teamübergreifende Kommunikation entstehen so oft gute Ideen für neue Projekte, die unser Produkt stetig weiter verbessern.
Sven, vielen Dank für das Gespräch!
Das 2008 gegründete Unternehmen rapidmail aus Freiburg im Breisgau ist einer der führenden deutschen Anbieter für E-Mail-Marketing. Mit seinem Newsletter-Marketing-Tool ermöglicht rapidmail KMU jeder Größe, erfolgreiches E-Mail-Marketing zu betreiben. Das Unternehmen umfasst rund 40 Mitarbeitende an den Standorten Freiburg und Berlin und wird von den beiden Geschäftsführern Sven Kummer und Steffen Müllers geleitet.
Slack ist das digitale Büro – der zentrale Ort, an dem Projekt-Teams, Systeme, Partner:innen und Kund:innen reibungslos zusammenarbeiten können. Slack durchbricht Kommunikationssilos innerhalb und außerhalb des Unternehmens, indem es Mitarbeiter:innen und Tools für gemeinsame Ziele, Projekte und Prozesse in Channels und über Slack Connect zusammenführt. Slack überwindet physische Mauern und gibt Mitarbeiter:innen mit Funktionen wie Huddles oder Audio- und Videonachrichten die Flexibilität, bestmöglich zu arbeiten – wo, wann und wie sie wollen. Zudem macht Slack es möglich, wiederkehrende Aufgaben mithilfe von Apps und Workflows zu automatisieren. Im digitalen Zeitalter macht Slack die Arbeit einfacher, angenehmer und produktiver.