Viele der von uns getesteten Tools orientieren sich dabei an David Allens Getting-things-done-Methode. Sie trennt strikt zwischen Terminen, die in einem Kalender eingetragen werden, und Aufgaben, für die ein eigenes System genutzt wird. Das Wichtigste an diesem System: Tasks werden jeweils dem Kontext zugeordnet, in dem sie erledigt werden sollen, beispielsweise „Büro“, „Zuhause“ oder „Telefon“. Wer mehr über diese ziemlich ausgeklügelte Methode wissen will, bekommt auf imgriff.com eine gute Einleitung zum Thema [1]. Beim Blick auf die zehn von uns unter die Lupe genommen To-do-Tools gibt es ein entscheidendes Unterscheidungsmerkmal: Tools, die für Teams geeignet sind, und Tools, die sich aufgrund von Einschränkungen nur für Einzelpersonen oder Freelancer eignen. Und: Nur eines der zehn Tools lässt sich auch auf dem eigenen Server hosten.

Things wird von Cultured Code aus Stuttgart entwickelt, gelauncht wurde Things für das iPhone 2008, ein Jahr später folgte die Variante für Mac OS und 2010 die iPad-App. Things ist optisch und technisch einer der besten Task-Manager. Das konsistente, wenn auch schlichte Design macht Spaß, das Tool funktioniert intuitiv und zuverlässig. Durch die Cloud-Synchronisation bleiben alle Geräte auf demselben Stand, eine Koppelung mit iCal ist möglich.

Things gehört allerdings nicht gerade zu den preiswerten Task-Managern. Wer das Tool auf drei Geräten nutzt, wird mit 70 Euro zur Kasse gebeten. Weiterer Nachteil: Things wird nur für Apple entwickelt. Zudem gibt es zwar die Möglichkeit, Aufgaben für andere anzulegen, eine Teamwork-Funktion fehlt aber, weshalb Things eher etwas für Einzelpersonen ist.

OmniFocus ist ein Klassiker, entwickelt von The Omni Group aus Seattle. Entstanden ist OmniFocus durch die Weiterentwicklung der Kinkless-kGTD-Skripte für Omnigroups OmniOutliner, einem Gliederungseditor für OS X und für das iPad.

OmniFocus ist einer der ausgereiftesten Task-Manager. Neben vielen Möglichkeiten zur Filterung und Sortierung bietet der Dienst auch das Feature, Aufgaben mit Adressen zu versehen. Zudem hält OmniFocus eine Siri-Unterstützung bereit, was meist zuverlässig funktioniert. Neben Abgleichmöglichkeiten per WLAN, externem Datenträger oder WebDAV steht auch ein eigener Sync-Server zur Verfügung, bei dem Nutzer aber immer wieder von Problemen berichten.

OmniFocus ist mit weit über 100 Euro für alle drei Versionen zudem die teuerste Anwendung im Vergleich und besticht nicht gerade durch zeitgemäßes Design. Und: Auch OmniFocus hat bis jetzt keine Team-Funktion.

Der Dienst doit.im hat nach eigener Aussage inzwischen drei Millionen
Nutzer und kommt aus China – von einer Software-Firma namens Snoworange
Inc. Grundsätzlich ist doit.im kostenlos, die ersten 30 Tage der
Pro-Version gibt es als Trial.

Mit sechs unterstützten Plattformen gehört doit.im zu den flexibleren Anbietern,
zudem orientiert sich der Service recht eng an der
Getting-things-done-Methode. Mit seinem aufgeräumten Design erinnert es
ein wenig an Things, ist intuitiv und ausgereift.

Die Funktionen bei doit.im sind plattformübergreifend allerdings nicht immer konsistent aufgebaut. Darüber hinaus lässt doit.im in der Basis-Version nur einen Datenabgleich pro Tag zu. Ergo: Für viele wird die Pro-Version für zwei Dollar pro Monat oder 20 Dollar pro Jahr interessant sein. Nachteil: Nicht jedem dürfte es gefallen, seine Daten einem Dienst in China zu überlassen.

Wunderlist stammt von der Berliner Firma 6Wunderkinder und wurde im November 2010 gelauncht. Der Name verspricht viel – und zumindest der Erfolg gibt den Machern recht. Ein Grund: Wunderlist ist kostenlos – seit April 2013 ist allerdings auch eine Pro-Version auf dem Markt. Dazu haben sich die 6Wunderkinder alle Mühe mit dem Design gegeben. Zudem verfügt Wunderlist über Erweiterungen für Firefox, Safari und Chrome. Benachrichtigt wird der Nutzer per E-Mail, Push oder durch das Activity Center der App, und auch die Sync-Funktion, die nach Startschwierigkeiten inzwischen gut funktioniert, ist ein Plus.

So kostenlos Wunderlist ist, so eingeschränkt ist es jedoch auch. Aufgaben lassen sich anlegen und als wichtig einstufen, und eigentlich war es das auch schon. Dateien können nicht angehängt werden und wirklich teamfähig ist das Tool auch nicht – hierzu müssen Nutzer auf die kostenpflichte Pro-Version ausweichen. Und: Der Support für Windows Phone und Blackberry wurde Ende 2012 eingestellt.

Auf den ersten Blick eigentlich gar keine To-do-Software ist Trello: Hier gibt es nur Listen und Karten. Auf den zweiten Blick aber kann Trello damit deutlich mehr als andere Tools. Entwickelt wird Trello seit 2011 von Fog Creek aus New York.

Die Basis-Version ist kostenlos und soll das auch bleiben. Und eins gleich vorweg: Die Gold-Version für fünf Dollar im Monat beziehungsweise 45 Dollar pro Jahr bietet nur Spielereien. Noch dazu, da die Basis-Version schon ziemlich ausgeklügelt ist. Die Listen und Karten nämlich lassen sich für die komplette Projektplanung nutzen – auch im Team. Listen lassen sich unendlich vielen Karten hinzufügen, und die können alles sein: Tasks, Termine, Abteilungen oder was euch sonst einfällt. Jede Karte kann mit Anhängen, Deadlines, Texten oder Tags versehen oder mit einer Checkliste, Kommentaren oder Bewertungen ergänzt werden.

Der größte Vorteil von Trello aber ist auch der größte Nachteil: die Flexibiltät. Die Möglichkeit, fast alles mit dem Tool zu visualisieren, birgt auch die Gefahr, den Überblick zu verlieren, vor allem bei Teams von mehr als fünf Mitgliedern. Dazu kommt, dass Anhänge nicht direkt im System bearbeitet und Karten oder Listen nicht für Externe freigegeben werden können.

Das Unternehmen Jive ist eigentlich bekannt für seine gleichnamige Kollaborations-Suite. Seit 2011 aber bietet das Team aus Palo Alto auch die To-do-Software Producteev an.

Auch Producteev ist kostenlos und bietet neben den vielen Features gerade für Teams, die oft mit Google-Diensten arbeiten, etliche Anbindungsmöglichkeiten – etwa für Google Mail, Chrome oder einen Sync mit Googles Kalender. Die Outlook-Integration allerdings ist nur in der Pro-Version verfügbar, die mit 99 US-Dollar monatlich zu Buche schlägt.

Ein spürbarer Nachteil: Die Producteev-Server scheinen nicht zu den schnellsten zu gehören. Alles funktioniert problemlos, aber verzögert. Weiterer Nachteil: Für Aufgaben lassen sich zwar so genannte „Labels“ anlegen, damit getaggte Aufgaben aber findet Producteev nicht über die Suche.

Das GTD-Tool Nirvana von PeopleLikeUs aus dem kanadischen Montréal hat 2009 die geschlossene Beta-Phase verlassen, wirklich offen ist Nirvana allerdings erst seit Frühjahr 2012.

Nirvana ist kostenlos, aber nur in der Basis-Version (beschränkt auf fünf Projekte). Eine Pro-Version kostet fünf Dollar im Monat oder 39 Dollar pro Jahr. Mit der Pro-Version bekommen Nutzer eine E-Mail-to-Inbox-Funktion, eine Mobilversion und eine SSL-Verschlüsselung. Erstaunlich ist die Geschwindigkeit, mit der das System arbeitet. Das GTD-Tool fühlt sich auch als Web-Version an wie eine lokal installierte Software. Dazu kommt, dass auch mit ihr offline gearbeitet werden kann, HTML5 sei Dank. Da hat jemand mitgedacht.

Dafür ist Nirvana nur als Browserversion und für iOS erhältlich. Wirklich mehr zu meckern haben wir aber nicht. Außer, dass Basis-Nutzer bei jedem Login gefragt werden, ob sie nicht upgraden wollen – was nervt.

Firetask wurde von den Österreichern Gerald Aquila und Wolfgang Bartelme entwickelt, neben einer Version für MacOS gibt es zwei Apps für iOS. Firetask orientiert sich stark an der GTD-Methode. Es bietet einen Sync über die Cloud und über Mac/Bonjour, neben To-do-Listen gibt es noch ein Scratchboard für Checklisten, das im Deutschen etwas holprig „Kritzelbrett“ heißt. Alles in allem ein ausgeklügeltes und durchdacht designtes Tool.

Knapp 50 Euro für das Paket aus MacOS-, iPhone- und iPad-App sind zwar nicht wenig, für Unternehmen das größere Problem ist aber, dass es weder eine Web-Version noch Versionen für Windows gibt – von Linux ganz abgesehen. Und: Firetask ist komplex und bietet unglaublich viele Möglichkeiten, GTD auszureizen. Manchem dürfte das schon wieder zu viel sein.

Nicht aus Japan, wie man aufgrund des Namens glauben könnte, sondern aus Österreich kommt der Dienst KOI. Genauer gesagt stammt der Hersteller Comm-Unity EDV aus Lannach. Das Kürzel steht für „Kommunikation“, „Organisation“ und „Information“. Als einzige Lösung in unserem Vergleich basiert das Geschäftsmodell von KOI auf einer Jahresgebühr, neben einer Basis- und einer Pro-Variante steht auch ein Gold-Paket für Firmen zur Wahl, das sich individuell schnüren lässt.

KOI bietet ausgereifte Funktionen, ist Cloud-basiert und kann 14 Tage kostenlos getestet werden. Neben dem Task-Management bietet KOI auch eine Dokumenten-Verwaltung und eine Outlook-Integration.

Optisch gibt es zwar ansprechendere Lösungen. Doch bei den Funktionen reicht jedoch kaum ein Tool KOI das Wasser. Für die Dokumentenverwaltung muss man allerdings auch 89 Euro pro Jahr zahlen. Features wie das Delegieren von Aufgaben oder individuelle Aktivitäten sind erst ab der Gold-Version möglich. Somit ist KOI etwas für den professionellen Bereich, Einzelpersonen dürfte es zu teuer sein.

Chandler ist das einzige Tool in unserem Vergleich, das auf dem eigenen Server gehostet werden kann. Das Projekt ist Open Source und stammt von der Non-Profit-Organisation OSAF.

Chandler vereint Kalender, Task-Management und Notizbuch. Mit vielen Funktionen und Anbindungen etwa an iCal, Mozilla Cal oder Googles Calendar zeigt es sich so flexibel wie in den Möglichkeiten, Collections (so heißen die Listen) im Team zu bearbeiten.

Apps für Smartphones oder Tablet dagegen gibt es bei Chandler nicht, womit dem Projekt ein wichtiges Feature fehlt. Auch optisch ist Chandler nicht gerade eine Offenbarung, wer viel Wert auf Design legt, wird damit kaum glücklich.

Die eierlegende Wollmilchsau sucht man auch bei der To-do-Software vergeblich. Vom Open-Source-Projekt für datensensible Selbsthoster bis zur Business-Lösung ist alles dabei. Ebenso gibt es keinen Anbieter, der eine Lösung anbietet, die wirklich über sämtliche Plattformen hinweg funktioniert – spätestens bei Smartphones ist Schluss und Linux-User haben es sowieso schwer.

Nicht verwunderlich ist, dass die große Beliebtheit von Wunderlist, das es für eine Vielzahl von Plattformen gibt. Dafür gehört das Projekt technisch nicht zu den ausgereiftesten, was zumindest Einzelpersonen oder Freelancer aber kaum stören dürfte. Obwohl jeder Nutzer mit einer der zehn Lösungen mindestens eine finden dürfte, die ihn glücklich macht, ist in diesem Segment also noch viel Luft für neue Anbieter, die bestehende Probleme angehen. Marktlücken gibt es genug.