Während die Open-Source-Welt rund 400 verschiedene Content-Management-Lösungen hervorgebracht hat, können die Ansätze für Dokumentenmanagement praktisch an einer Hand abgezählt werden. Dies hängt damit zusammen, dass Dokumentenmanagement als Thema weder „cool“ noch besonders nahe am Herzen beziehungsweise den Problemen des typischen Software-Entwicklers ist. Die Herausforderungen rund um die Bewirtschaftung von Dokumenten in Unternehmen sind vielfältig – transparente und lokationsunabhängige Datenablage, Metadaten-Management, Formatkonversionen, Historisierung, Workflow-Support, integrierte Suche und Archivierung – sind aber in vielen Fällen nur unzureichend gelöst. Dies führt zu Mehrspurigkeiten, Inkonsistenzen und Fehlern in der Abwicklung von Unternehmensprozessen. Die vielen Content-Management-Lösungen helfen hier meist nicht weiter, da ihre Funktionalitäten primär auf die Gestaltung und Publikation von Content im Web ausgerichtet sind. Dokumenten-Management-Lösungen sind zwar bereits seit den Achtzigerjahren verfügbar, kommerzielle Produkte wie Documentum, Filenet oder OpenText kommen aber wegen ihrer Komplexität und der erheblichen Lizenz- und Wartungskosten oftmals nicht zum Zug.

Als eine der interessantesten und gleichzeitig auch neuesten Open-Source-Lösungen für Dokumentenmanagement wurde im Optaros Whitepaper „Unleashing the power of Open Source Document Management“ (http://www.optaros.com/de/publications/white_papers_reports) Alfresco identifiziert. Alfresco kombiniert bewährte Open-Source-Komponenten mit neuen Lösungsansätzen, wie zum Beispiel Aspektorientierung, und hat sich schnell zu einer wichtigen Größe im Enterprise-Content-Management-Markt entwickelt, nicht zuletzt weil das Entwicklerteam teilweise von Documentum kommt. Die Architektur war von Anfang an auf Integriebarkeit und Erweiterbarkeit durch die Verwendung von (sofern möglich) offenen Standards (zum Beispiel WebDAV, JSR168, JSR170, Web Services oder Microsofts CIFS Common Internet File System) ausgerichtet. Das fördert die Adoption im Untenehmenskontext und senkt die Barrieren
für einen Einsatz in komplexen Systemwelten, wo Integration ein
kritischer Erfolgsfaktor ist.

Alfresco deckt die typischen Anforderungen an Dokumentenmanagement ab. Dank der Offenheit gegenüber akzeptierten Standards und durch seine auf Usability ausgerichtete Benutzeroberfläche wird das Laden von Dokumenten über verschiedene Benutzerschnittstellen – inklusive dem für die meisten Windows-

Benutzer alltäglichen Datei-Explorer – zum Kinderspiel. Zahlreiche
Formattransformatoren erlauben das Laden der unterschiedlichsten
Dateitypen inklusive OpenOffice oder PDF.

Dabei werden die Dateien automatisch indexiert. Die Zusammenarbeit der Nutzer wird via Foren, vorkonfigurierter Workspaces und Dashboards gefördert. Indexieren und Suchen wurden auf Basis der Open-Source-Technologie Lucene implementiert. Das Zugriffskonzept wurde mit Acegi umgesetzt und erlaubt granulare Zugriffsregeln.

Die Architektur von Alfresco basiert auf Java, Spring und Hibernate, kann skaliert und verteilt betrieben werden und erlaubt so auch den Betrieb unter Hochverfügbarkeitsanforderungen. Alfresco wurde bereits über 200.000 Mal heruntergeladen und ist damit eines der erfolgreichsten DMS überhaupt. Ausgebaut werden aktuell insbesondere die Workflow-Funktionalität, klassische Dokumentenmanagement-Fähigkeiten wie Records-Management oder Archivierung und Content-Management-Aspekte. Dafür wurde das Team mit CMS-Spezialisten erweitert.

Dem Open-Source-Gedanken verpflichtet, kann Alfresco sowohl als Paketlösung eingesetzt als auch als Komponentenbibliothek genutzt oder erweitert werden. Dies und die konsequente Einhaltung offener Standards machen Alfresco zu einem mächtigen Tool für die Verarbeitung und Speicherung von Dokumenten und Inhalten.