Du hast deinen AdBlocker an?

Es wäre ein Traum, wenn du ihn für t3n.de deaktivierst. Wir zeigen dir gerne, wie das geht. Und natürlich erklären wir dir auch, warum uns das so wichtig ist. Digitales High-five, deine t3n-Redaktion

t3n 17

Anfangsplanung und Kommunikation als Schlüssel zum Erfolg: Webprojekte von A bis Z erfolgreich durchführen

Jubel in der Agentur, endlich haben Sie die Unterschrift unter dem Vertrag, der Kunde hat das Webprojekt beauftragt! Von Krise keine Spur. Der Zeitplan ist wie üblich sportlich, und was der Kunde genau will, wird sich im Projektverlauf schon zeigen. Diese Einschätzung ist weit verbreitet, denn im Tagesgeschäft kommt das eigentliche Management der Projekte oft viel zu kurz.

Bei hoher Auslastung hilft ein gutes Projektmanagement, den Überblick zu behalten und Projekte erfolgreich zum Abschluss zu bringen. Davon profitieren nicht nur die Projektleiter, sondern auch Mitarbeiter und Kunden. Moderne Werkzeuge aus den Bereichen Planung, Durchführung, Kommunikation und Abschluss können Sie dabei unterstützen, Ihre Projekte im Blick zu behalten.

Webprojekte erfolgreich planen

In der Startphase eines Webprojekts werden die Grundlagen für alle folgenden Phasen geschaffen. Zahlreiche empirische Studien zeigen, dass es wesentlich für den Projekterfolg ist, ausreichend Zeit und Kapazität für die Startphase zur Verfügung zu stellen. Denn Verfehlungen, die aus schwammigen Zielsetzungen, unklaren Aufträgen oder Nichteinbeziehung der späteren Anwender in die Zielformulierung resultieren, kann man später nur mit großem Aufwand und unter Zeitdruck beheben.

Der Zeitaufwand für die Klärung der Ziele und Anforderungen am Beginn zahlt sich aus. Dabei sollte es gemeinsam mit dem Kunden um folgende Fragen gehen:

  • Wann ist das Projekt für den Kunden erfolgreich?
  • Was sind die konkreten Zielsetzungen des Projekts?
  • Wie können diese Zielsetzungen gemessen werden?
  • Wieviel Budget, personelle Ressourcen (auch seitens des Kunden) und Zeit stehen zur Verfügung?
  • Sind die Ziele vor diesem Hintergrund realistisch? Welche Konsequenzen ergeben sich daraus für die Umsetzung des Projekts?
  • Müssen der Funktions- und Lieferumfang des Projekts stärker eingegrenzt oder Folgephasen abgegrenzt werden?

Aus den Ergebnissen dieses Fragenkatalogs wird ein Projektstrukturplan entwickelt, der die Ziele des Projekts in Teilaufgaben strukturiert und verfeinert, bis alle Teilaufgaben als konkrete Arbeitspakete definiert sind. Dann erst werden die Arbeitspakete zugewiesen.

Der Ziel-Strukturplan visualisiert unter anderem die Arbeitspakete.
Der Ziel-Strukturplan visualisiert unter anderem die Arbeitspakete.
Dies soll anhand eines Beispiels verdeutlicht werden: Ein Kunde möchte sein Internetangebot überarbeiten, wünscht sich ein neues Design, und auch die Navigation soll überarbeitet werden. Bisher war diese nach den Zuständigkeiten der Abteilungen beim Kunden gegliedert, nun soll sich die Struktur an den Zielgruppeninteressen orientieren. Dazu müssen die Inhalte zielgruppenspezifisch überarbeitet werden. Des Weiteren ist gewünscht, den Funktionsumfang um einen Shop für Werbemittel und Newsletter-Angebote zu erweitern. Zu guter Letzt sollen die Redaktionsabläufe vereinfacht werden.

Steht der Strukturplan, folgt eine Art „Fahrplan des Projekts“, der so genannte Ablaufplan. Die Fragen, die sich Ihnen hierbei stellen, sind:

  • Wann muss welches Arbeitspaket umgesetzt werden? In welcher Reihenfolge ist dies sinnvoll?
  • Welche Arbeitspakete können parallel realisiert werden?
  • An welchen Stellen gibt es Abhängigkeiten? Das heißt, wo sind die Ergebnisse eines oder mehrerer Arbeitspakete die Voraussetzung von anderen Arbeitspaketen?
  • Wo sind Meilensteine sinnvoll? (Meilenstein = Ereignis innerhalb des Projektverlaufs mit besonderer Bedeutung, zum Beispiel bei der Erreichung eines Zwischenziels)

Die Visualisierung der Ziele sowie des Struktur- und Ablaufplans gegenüber dem Kunden und dem Team ist der wesentliche Schritt für die erfolgreiche Planung, denn sie ermöglicht die Abstimmung mit allen Beteiligten. Jeder hat so die Ziele des Projekts, den persönlichen Beitrag und die Aufgaben konkret vor Augen. Außerdem wird deutlich, ob die Ziele und Aufgaben im Team und gegenüber dem Kunden richtig verstanden wurden und ob die Aufgabenverteilung – kurz, ob die Planung realistisch ist. Praxistipps zur erfolgreichen Planung eines Webprojekts:

  • Wohin geht die Reise? Ziele gemeinsam mit dem Kunden definieren und priorisieren.
  • Dem Projekt Struktur geben! Ziele in Teilaufgaben und Arbeitspakete verfeinern, Verantwortlichkeiten festlegen.
  • Fahrplan entwickeln! Was ist wann durch wen zu tun?
  • Visualisierung ist alles! Die Grundfundamente des Projekts für alle sichtbar im Team und beim Kunden visualisieren.

Ein vereinfachter Ablaufplan erleichtert die Planung und den Ablauf eines Projekts enorm.
Ein vereinfachter Ablaufplan erleichtert die Planung und den Ablauf eines Projekts enorm.

Bitte beachte unsere Community-Richtlinien

9 Reaktionen
timD

Hallo Tobias, hallo Andrea,
du schreibst viel zu den Rahmenbedingungen und der effizienz der Kommunikation - das Thema habe ich mal auf meiner Seite aufgegriffen und um einen, aus meiner Sicht fast noch wichtigeren, Punkt ergänzt: die Kommunikationsebenen.

Ich denke, dass viele Personen in Leitungsfunktionen zu wenig Hintergrundwissen haben, was die Kommunikation in sich selber anbelangt - ob durch NLP oder sonst was.

Vielleicht kannst du den Link ja noch unter "weiteres" oder so aufnehmen, ich würde mich sehr freuen: http://www.projekt-smag.de/kommunikationsmatrix

Das die Kunden das ungerne bezahlen wollen kenne ich aber leider auch :(

Btw: Haltet Ihr es für sinnvoll, Kommunikationsseminare o.ä. für Führungskräfte innerhalb eines Unternehmens verpflichtend zu machen?

Grüße und Danke für deinen tollen Beitrag,
Tim

franke orx 110

Very nice blog post. I just stumbled upon your weblog and wanted to say that I've truly enjoyed surfing around your blog site blogposts. In any case I’ll be subscribing to your feed and I hope you write again very soon! franke orx 110

Vladi

Ohne Zweifel ein schöner Artikel. Behandelt leider aber nur das A eines Projekts - nämlich die "A"nalyse! Nur in dieser Phase alles richtig zu machen ist einfach zu wenig. Klar kann man dem Kunden ganz viel Vorführen - am besten so schnell wie möglich - wenn es so gut klappt, dann kann die Agentur ja noch ein paar Features implementieren ;)

Ist das geschilderte Vorgehen optimal für jedes Projekt ? Interessierter Leser sollte sich lieber mit Themen wie Wasserfallmodell, Test-First, Prototyping, EXTREME-PROGRAMMING, QA, !!! PROZESS-Qualitätssicherung! beschäftigen, dann versteht man was hier eigentlich vorgeschlagen wird und welche Nachteile es hat. Von t3n hätte ich eigentlich mehr erwartet.

Klaus

nicolette Kenne das nur zu gut...

nicolette

Keine Bereitschaft die Leistung zu bezahlen!

Meine Erfahrung ist, dass egal wie gut und genau geplant wird, im Laufe der Realisierung kann es oft zu Änderungen kommen, Kunde will besonders in der Phase der Umsetzung ständig Änderungen, weil beim Kunden selbst Uneinigkeit über Inhalte, Konzept usw. herrscht.

So weit ja so gut. Ich bekomme dann als PM die Stundenaufwendungen (Ist) gemeldet und siehe da, das kalkulierte Soll ist um Längen überschritten. Nach Schule wird jetzt halt ein Nachtrag abgerechnet.

Fazit: Egal ob im Angebot was dazu steht, oder nicht. Die meisten Kunden wollen das nicht bezahlen.

Bleibt man "hart" ist das Geschäft gestört, und Folgeaufträge gefährtet, gibt man nach, kann man den Laden schnell schliessen.

Tobias Martin

Hallo,

da von verschiedenen Seiten nach der Software gefragt wurde. Ja es ist der Tat OpenProj.

Viele Grüße aus Berlin

Tobias

Philipp

Schöner Artikel, auch wieder etwas dazu gelernt.

alexzwo

vermute es ist OpenProj. benutze es selber.

Alex

Daniel

Aus welcher Software stammt der Screenshot mit dem Zeit/Ablaufplan?

Du musst angemeldet sein, um einen Kommentar schreiben zu können.

Jetzt anmelden