Angebote, Aufträge, Rechnungen: Das alles managt Martin Maier jetzt online. Der Inhaber des IT-Dienstleisters Maier EDV Systeme im baden-württembergischen Görwihl hatte dies jahrelang mit einer fest installierten Software erledigt. Doch vom ständigen Aufspielen der Updates, dem regelmäßigen Backup-Erstellen und starren Lizenz-Regelungen hatte der Firmen-Chef genug. Mittlerweile ist er mit seinem Acht-Mann-Unternehmen auf eine Cloud-Lösung umgestiegen. Die webbasierte Lösung ist anpassungsfähiger. Der Anbieter des Tools, die Sevenit, hostet die Anwendung in Deutschland und kümmert sich um Backups und Updates.

Wie Martin Maier setzen immer mehr kleine Firmen oder Selbstständige auf webbasierte Tools, die bei der Buchhaltung unterstützen und lästigen Verwaltungsaufwand abnehmen. Im Markt buhlen dutzende Anbieter um die Gunst der Nutzer. Die Funktionsbreite der Angebote ist hoch: Während ein Einzelunternehmer in der Regel schon mit einem einfachen Tool zur Rechnungserstellung viel Zeit und Aufwand sparen kann, ersetzen kleine und mittelständische Unternehmen die ungeliebte Zettelwirtschaft dank umfangreicher Buchhaltungslösungen gleich ganz. Eine große Investition muss dafür in der Regel nicht getätigt werden, denn abgerechnet wird zumeist über eine Nutzungsgebühr. Einsteigerpakete sind schon unter zehn Euro pro Monat erhältlich, einige Lösungen werden sogar kostenfrei angeboten. Die Anzahl der Dokumente, Kunden und Nutzer sowie der verfügbare Speicherplatz werden von den Anbietern limitiert, unterschiedlich kombiniert und paketweise gestaffelt. So lässt sich die gebuchte Leistung an das individuelle Aufkommen anpassen.

Das Erzeugen von Rechnungen be­herrschen nahezu alle Lösungen. Wenige Klicks genügen, um ein individuelles Dokument im Corporate-Design zu erstellen: Logo, Schriftarten und Hintergründe sind bei nahezu allen Anbietern anpassbar. Schon beim Rechnungsschreiben können Selbstständige und kleine Unternehmen dadurch viel Zeit sparen. Noch größer wird der Effekt bei wiederkehrenden Positionen. Manche Rechnungen müssen immer wieder mit den gleichen Beträgen an die gleichen Kunden ausgestellt werden. Was früher per Serienbrief oder gar händisch per „Copy and Paste“ erledigt wurde, ist in vielen Tools mit einer einmaligen Einrichtung erledigt. Wird eine Rechnung als wiederkehrend markiert, wird sie vom System entsprechend der hinterlegten Regeln immer und immer wieder automatisiert erstellt und kann dann direkt aus dem System verschickt werden.

Auch beim leidigen Thema Mahnungen bieten die Web-Tools gute Unterstützung. So hinterlegen Anwender beispielsweise beim Anbieter Reviso den Zeitpunkt, bis wann eine Rechnung beglichen werden muss, ebenso wie die Mahnstufen – von der Zahlungserinnerung bis hin zu ersten Mahnung, zweiten Mahnung und so weiter. Auch die Höhe der Mahngebühren kann eingegeben werden. Wird ein Mahnlauf gestartet, erkennt das System, welche Rechnungen noch nicht beglichen wurden und erzeugt die entsprechenden Mahnungen. Wird nach Ablauf der nächsten Frist ein neuer Mahnlauf gestartet, erkennt das Tool welche Kunden nach der ersten Mahnung beglichen haben und welche nicht und erstellt wiederum die zur Mahnstufe passenden Dokumente, die dann verschickt werden können. Nach einem ähnlichen Prinzip funktionieren auch die anderen marktüblichen Lösungen.

Voraussetzung für die automatisierte Generierung von Mahnungen ist natürlich, dass das jeweilige Tool stets die aktuellsten Zahlungseingänge berücksichtigen kann. Besonders komfortabel ist es, wenn auch dieser Abgleich mit dem Bankkonto automatisiert erfolgt. Die Banken stellen dafür eine so genannte HBCI-Schnittstelle zur Verfügung. Einige Tools docken direkt daran an. Der Abruf der Kontodaten wird mit dem Banking-PIN für das – grundsätzlich für das Online-Banking freigeschaltete – Konto ­legitimiert. Viele SaaS-Buchhaltungslösungen setzen mittlerweile aber auch auf Dienstleister wie etwa Figo, die sich auf die Bereitstellung von Bankschnittstellen spezialisiert haben. Der Vorteil solcher Banking-Service-Provider ist, dass eine größere Bandbreite an Banken abgedeckt werden kann. Sobald man sein Buchhaltungstool mit seinem Konto verknüpft hat, werden Zahlungseingänge automatisch der passenden Rechnung zugewiesen. Der Nutzer kann auf einen Blick erkennen, welche Rechnungen bezahlt und welche offen sind. Ein Export der Kontoauszüge via CSV-Datei entfällt. Der Abgleich zwischen Konto und Tool kann per Mausklick veranlasst werden, so ist die Buchhaltung stets aktuell. Für Gewerbetreibende und Unternehmen, die auch mit Bargeld agieren, ist es auch hilfreich, wenn das Buchhaltungstool über ein integriertes Kassenbuch verfügt. Im Kassenbuch werden dann alle bar bezahlten Geschäftsvorfälle dokumentiert.

Doch nicht nur die Einnahmen und somit die selbst gestellten Rechnungen und Zahlungseingänge sind für eine effiziente Buchhaltung via Cloud-Lösung wichtig. Auch alle Ausgaben müssen berücksichtigt werden. Dazu müssen Unternehmer ihre Rechnungen üblicherweise aus unterschiedlichsten Quellen zusammensammeln. An dieser Stelle kommt erschwerend hinzu, dass viele Rechnungen nicht digital vorliegen, sondern in Papierform. Eine clevere Belegerfassung ist somit ein wichtiger Bestandteil für eine sorgenfreie Buchführung.

Für Martin Neuhof bietet eine webbasierte Lösung hier klare Vorteile. Nicht nur das einfache Erstellen von Angeboten und Rechnungen spart dem Leipziger Fotografen viel Zeit. Kauft er neues Arbeitsmaterial, beispielsweise Polaroids, fotografiert er den Kassenzettel noch im Laden mit Hilfe seiner Smartphone-App und erfasst die Rechnung in seiner Lösung von Debitor als Ausgabe. Wenn Neuhof am Rechner eine PDF-Rechnung hochlädt, beispielsweise für seine Google-Adwords-Werbeschaltungen, erkennt das System automatisch Betrag und Mehrwertsteuersatz und ordnet sie der Kategorie „Werbeausgaben“ zu. Ebenso kann Neuhof Rechnungen via E-Mail an die Buchhaltungssoftware schicken. Das Tool findet die Rechnung und legt sie im System ab. Realisierte Ein- und Ausgaben werden über eine Bankschnittstelle mit seinem Buchhaltungs-Tool abgeglichen.

Der Beleg-Upload über den Browser zählt zum Standardfunktionsumfang der Cloud-Lösungen. Per „Drag and Drop“ oder manuelles Hochladen können digitale Rechnungen ins System geladen werden. Viele Anbieter setzen dabei auf eine Texterkennung, mit der Beträge richtig ausgelesen und zugeordnet werden können, um Tipparbeit zu ersparen. Da die OCR-Texterkennung nicht immer optimal funktioniert, muss mitunter händisch nachgebessert werden – dank der Fortschritte im Bereich Machine-Learning und KI werden die entsprechenden Funktionen allerdings immer besser. Besonders raffiniert ist die Belegerfassung aus der E-Mail heraus: Dazu können Nutzer ein Tool-Postfach einrichten, in dem Rechnungen automatisch erkannt und im System hinterlegt werden. Wer wie Fotograf Neuhof auch unterwegs Rechnungen einsammelt, ist gut mit einer Lösung beraten, die eine mobile Applikation bietet, mit der Papierdokumente digitalisiert werden können.

Eine interessante kostenpflichtige Zusatzoption bietet Fastbill*an. Ergänzend zu den üblichen Möglichkeiten via App, Upload und E-Mail hat das Frankfurter Unternehmen einen Assistenten entwickelt, mit dem automatisiert Belege aus mehr als 500 Online-Portalen erfasst werden können. Der Preis staffelt sich je nach Anzahl zu synchronisierender Portale.

Im besten Fall machen moderne Cloud-Tools andere Software-Lösungen gänzlich unnötig. Das funktioniert schon heute beispielsweise bei der Übertragung von Daten an das Finanzamt. Sage One, 1und1 Buchführung, Meintagwerk, Debitoor, Freefibu, Coll­mex, Reviso, Kontolino und Sevdesk* verfügen über eine Elster-Schnittstelle, mit der Daten direkt an die Behörde übertragen werden können. Fastbill und Buchhaltungsbutler wollen in Kürze ebenfalls eine Elster-Schnittstelle anbieten. Der Vorteil liegt auf der Hand: Umsatzsteuervoranmeldungen können dank der Schnittstelle direkt aus dem Tool heraus abgegeben werden. Ein händisches Übertragen in die Elster-Software ist nicht mehr nötig. Hinzu kommt, dass alle Belege vom System bereits aktuell vorgehalten werden. Das spart das Zusammensuchen von verstreuten Rechnungen – nicht selten die zeitaufwändigste und lästigste Arbeit, die Unternehmer bei der Buchhaltung stört. So können Cloud-Tools für große Erleichterung sorgen.

Auch Neuhof weiß dies zu schätzen. Als Fotograf ist er beruflich viel unterwegs. Dabei verschlägt es ihn an die verschiedensten Orte dieser Welt. Doch egal, ob er auf Fotoreise ist oder in seinem Studio arbeitet: Die regelmäßigen Umsatzsteuervoranmeldungen erledigt Neuhof ortsunabhängig und direkt aus dem Tool heraus – mit wenigen Klicks, da bereits alle Ein- und Ausgaben in seinem webbasierten System erfasst sind.

Um die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater zu erleichtern, bieten viele Buchhaltungslösungen auch eine Exportfunktion der Buchhaltungsdaten in das Datev-Format – das gängige Format unter Steuerberatern. Wurden die Daten im Tool exportiert, können sie dem Steuerberater übergeben werden. Der Steuerberater importiert diese Daten dann in seine Datev-Anwendung. Eine andere Möglichkeit ist es, dem Steuerberater einen eigenen Account im Tool einzurichten: Einige Lösungen räumen ihren Nutzern ein, unterschiedliche Zugänge mit unterschiedlichen Rollen zu definieren.

Doch es geht noch eleganter: Fastbill und Lexoffice* bieten eine direkte Datev-Schnittstelle. Über diese Datev-Connect-Online-Schnittstelle gelangen alle relevanten Daten per Mausklick direkt in die Datev-Kanzleisoftware des Steuerberaters. Dazu muss der Steuerberater in seinem System ebenfalls seinen Mandanten anlegen. Sind diese Vorarbeiten erledigt, werden die nötigen Daten direkt übertragen – und auch die zugehörigen ­Belege. Das spart Arbeit und verbessert die Datenqualität. Rückfragen des Steuerberaters nach fehlenden Belegen sollten damit der Vergangenheit angehören.

Neben den vorgestellten kleinen Lösungen (siehe Tabelle) haben auch umfangreiche Unternehmenssoftware-Lösungen Buch­haltungs- und Rechnungsfunktionen integriert. Immer mehr dieser ERP-Systeme (Enterprise-Ressource-Planning) funktionieren ebenfalls webbasiert. Von Warenwirtschaft über Lagerhaltung und Logistik bis hin zum Customer-Relationship-Management (CRM) decken sie ein breites Funktionsspektrum ab. Insbesondere für aufstrebende Startups kann ein ERP interessant sein, denn häufig wachsen mit dem Unternehmen auch die Anforderungen an die Software: Können Kunden anfangs noch in einer kleinen Excel-Tabelle verwaltet werden, ist nach kurzer Zeit unter Umständen ein leistungsfähiges CRM-Modul nötig. Mit einem webbasierten ERP wie beispielsweise, Comarch ERP XT, Weclapp oder Scopevisio ist die Firma von Beginn an breiter aufgestellt.

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Doch vor allem unerfahrene Startups sollten sich die Wahl der richtigen Software genau überlegen: „Sobald die Finanzierung steht, muss ein Unternehmen ein Software-Setup haben, das zukunftsfähig und skalierbar ist“, sagt etwa Kai Thierhoff, der mit seiner Kölner Firma Thierhoff Consulting Startups und Unternehmer berät. Auch bei Cloud-Lösungen sei es später schwierig, auf ein anderes System zu wechseln, weil die Unternehmensprozesse in der Regel stark mit den genutzten Systemen verschmelzen.

Dass die Anbieter die Datensicherheit gewährleisten, davon darf man heutzutage ausgehen. Allerdings lauern weitere Risiken. Was ist, wenn der Anbieter unerwartet ausfällt? Was passiert, wenn das eigene Unternehmen plötzlich Zahlungsschwierigkeiten bekommt und der Anbieter im Gegenzug den Zugang zur Cloud verweigert? Solche Fragen stellen Startups sich nach den Erfahrungen von Thierhoff oft noch zu selten. „Wer seine Buchhaltung mit einer Cloud-Lösung automatisiert, sollte sich den Anbieter in Bezug auf seine Bestandsfähigkeit kritisch anschauen, ebenso die Erreichbarkeit und den angebotenen Support“, rät er. Nicht zuletzt sollten auch die Nutzer dieser Tools ein gewisses Verständnis für die Buchhaltung mitbringen. So hat der Berater schon Gründer gesehen, die unwissentlich Strafen riskierten. Andere wiederum haben die buchhalterischen Dinge dank der eingesetzten Tools so gut im Griff, dass sie nicht einmal einen Steuerberater benötigen.