Viele Social-Media-Manager haben es satt, sich jeden Tag auf verschiedenen Plattformen einzuloggen oder zwischen Apps und Profilen hin und her zu schalten. Schließlich haben sie alle Hände voll zu tun: Inhalte beschaffen, abstimmen und publizieren, einen Dialog mit Fans und Followern führen, ständig prüfen, ob sie ihre Zielgruppen und Ziele erreichen und Trends im Blick behalten.

Social-Media-Management-Dashboards sind da eine Lösung, denn über sie lassen sich verschiedene Social-Media-Kanäle zentral verwalten und Workflows im Team vereinfachen. Im Kern geht es bei allen Dashboards darum, den Dialog mit den Fans über eine einzige Plattform zu führen. Darüber hinaus können die Social-Media-Manager bei vielen Tools auch den gesamten Prozess abbilden – von der Trendanalyse über die Planung der Beiträge bis hin zur Erfolgsmessung. Einige Anbieter liefern sogar zusätzliche Möglichkeiten, wie die Anbindung an CRM-Systeme oder ein einfaches Kampagnen-Management.

Die Menge an Funktionen mag den einen freuen, den anderen erschrecken. Grundsätzlich gilt: Nicht jedes Team braucht alle verfügbaren Funktionen. Unternehmen sollten daher nicht überstürzt ein Tool auswählen, sondern zunächst einen umfassenden Analyse- und Rechercheprozess beginnen. Als erstes sollten sie klären, welche Workflows sie digital abbilden möchten und welche Anforderungen sich daraus an das Dashboard ergeben. Anhand dieser Anforderungsliste sollten sie die verschiedenen Dashboards hinsichtlich der Funktionen, des Services, des Preises und der Usability prüfen. So können sie beurteilen, welches Dashboard den Anforderungen des Social-Media-Teams am besten entspricht.

Bei der Auswahl eines Tools sollten Social-Media-Teams auch berücksichtigen, welche sozialen Kanäle sie über das Dashboard verknüpfen können. Einige Plattformen – wie Twitter und LinkedIn – pflegen Partnerschaftsprogamme. Das heißt, dass sie nur ausgewählten Partnern Zugriff auf bestimmte APIs gewähren, zum Beispiel auf den Response-Bereich. Diese Partner können dadurch einen größeren Funktionsumfang im Dashboard integrieren. Vor einer Entscheidung sollten Unternehmen daher klären, welche Kanäle welches Dashboard in welchem Umfang unterstützt.

Die Ausprägungen der Funktionen variieren von Anbieter zu Anbieter. Außerdem gibt es in der Regel drei unterschiedliche Pakete – etwa Free, Premium und Enterprise – mit jeweils unterschiedlichem Funktionsumfang. Die Enterprise-Version ist dabei oft modular aufgebaut und bietet einen umfassenden Service.

Wir haben einen Marktcheck vorgenommen und die zentralen Funktionen unterschiedlicher Dashboards herausgefiltert. Hierfür haben wir die Websites folgender Tools geprüft und ausgewertet: Buffer, Falcon Social, Gremin, Hootsuite, Media Injection, Social Motus, Sprout Social, Spredfast, Sprinklr, webzunder und viralheat. Das Ergebnis ist, dass die meisten Anbieter vor allem in drei Bereichen stark aufgestellt sind: dem Social-Media-Management, der Team Collaboration und den Analysen.

Das Social-Media-Team kann Beiträge direkt auf der Seite veröffentlichen (Publishing) oder planen, so dass diese zu einem gewünschten Zeitpunkt in der Zukunft automatisch erscheinen (Schedule). Eine Kalenderansicht gibt einen Überblick über alle geplanten Beiträge. Das Social-Media-Team kann über das Dashboard zudem auf Kommentare von Usern reagieren (Response).

Jedes Teammitglied kann eine Rolle mit unterschiedlichem Funktionsumfang erhalten. Zudem können sich die Anwender gegenseitig Aufgaben zuteilen: zum Beispiel einen Kommentar beantworten oder einen Beitrag freigeben.

Social-Media-Teams können über die Dashboards die Kennzahlen ihrer Seiten auswerten (Statistiken) und mit denen der Wettbewerber vergleichen (Benchmark). Über das Social-Media-Monitoring können sie Beiträge anhand von Schlagworten suchen und die Kommunikation zu bestimmten Themen beobachten.

Vier der oben genannten Anbieter sollen hier exemplarisch unter die Lupe kommen. Sie verdeutlichen, wie Social-Media-Teams von den Funktionen der Dashboards bei der Zusammenarbeit profitieren können. Alle Anbieter bieten eine Enterprise-Version mit einem großen Funktionsspektrum an – ein zusätzlicher Blick auf die Website lohnt sich also dennoch.

Eine Gruppe europäischer Expats gründete Buffer 2011 in New York. Das Social-Media-Dashboard erleichtert die Veröffentlichung und Auswertung von Social-Media-Beiträgen. In der kostenfreien Version stellt Buffer mit den drei Bereichen „Content“, „Analytics“ und „Schedule“ die Basisfunktionen bereit, damit Social-Media-Teams einen guten Überblick über alle Kanäle bekommen, mit Facebook, LinkedIn, Twitter, Google+ und Pinterest arbeiten und Beiträge planen können. Eine nette Ergänzung ist Buffer Pablo: Mit wenigen Klicks erstellt das Tool ein Bild in der richtigen Größe für Facebook oder Twitter. Dabei lässt sich das Motiv aus einer Bilddatenbank auswählen, mit Filtern bearbeiten und mit Inhalten – wie Text, Grafik und Logo – versehen.

Funktionen für die Kollaboration stehen in der kostenpflichtigen Business-Version zur Verfügung. Dann können mehrere Teammitglieder auf die Social-Media-Kanäle zugreifen und sich gegenseitig Beiträge zur Freigabe zuteilen – Buffer verschickt für eine zeitnahe Freigabe eine E-Mail-Benachrichtigung. Eine Library gibt es nun in einer Beta-Version. Hier kann das Team interessante Beiträge hinterlegen und mit Schlagworten versehen, um (themenspezifische) Inhalte miteinander zu teilen und damit Zeit bei der Recherche nach relevantem Content zu sparen. Praktisch: Mit einem Klick auf „Repeat“ kann man die Beiträge aus der Library direkt bearbeiten, posten oder planen. Der Originalbeitrag in der Library bleibt dabei erhalten.

Sprout Social ist ein amerikanisches Unternehmen, das seit 2010 mit einem Social-Media-Dashboard auf dem Markt ist. Einen ersten Eindruck von der Funktionsweise und Usability können sich Unternehmen über die Testversion verschaffen. Ein Testaccount für die Sprout-Social-Team-Version ist mit wenigen Klicks konfiguriert. Etwa genauso schnell ist der erste Social-Media-Beitrag erstellt, der sich gleichzeitig auf mehreren Kanälen veröffentlichen oder zur Freigabe einem Kollegen zuweisen lässt.

Der Dialog mit den Fans findet über die sogenannte „Smart Inbox“ statt. Hier bekommen alle Teammitglieder einen Überblick über die Kommentare in den verschiedenen Kanälen und wissen so sehr schnell, was sie wann beantworten müssen. Diese Antwort läuft hierbei – ähnlich wie auf den Plattformen selbst – über eine Reply-Funktion. Doch mit Sprout kann man die Beantwortung auch an einen Kollegen delegieren, den Kommentar einer Kategorie zuordnen und dem Kollegen dazu eine Nachricht übermitteln.

Besonders praktisch: Alle zugewiesenen Aufgaben listet Sprout im Bereich „Tasks“ auf. Hier können sie die Teammitglieder entsprechend der definierten Kategorien filtern, also etwa nach „General Task“, „Sales Lead“, „Support Issue“ oder weiteren nutzerspezifischen Kategorien. So kann ein Teammitglied Prioritäten setzen und zum Beispiel die Support-Anfragen zuerst beantworten.

Die Enterprise-Version beinhaltet, ähnlich wie Falcon Social und Hootsuite, weitere Funktionen für die Zusammenarbeit sowie die Anbindungen an Drittanbieter, etwa Salesforce oder zendesk.

Falcon Social ist ein schwedisches Unternehmen, das seit der Gründung im Jahr 2010 stark auf die Kollaboration von Social-Media-Teams setzt. Diese können sich über das Dashboard in Projekten organisieren und dabei fünf verschiedene Nutzerrollen zuteilen. Ein globaler Administrator hat Zugriff auf alle Teams und deren Kanäle. Das kann nützlich sein, wenn ein Global-Social-Media-Manager für eine internationale Strategie verantwortlich ist und den Überblick über alle Aktivitäten der nationalen Social-Media-Teams behalten möchte. Er kann dann etwa schnell auf die Statistiken zugreifen und die Kommunikation beobachten.

Ähnlich wie Sprout Social Team bietet auch Falcon Social ein durchdachtes Team-Management. Darüber hinaus stehen weitere Funktionen zur Verfügung. Zum Beispiel lassen sich für häufig gestellte Fragen Standardantworten hinterlegen. Diese kann ein Mitarbeiter mit einem Betreff kennzeichnen, sodass sie sehr einfach Verwendung finden können: Über ein Drop-down-Menü wählt ein Teammitglied die passende Standardantwort aus und individualisiert die Nachricht bei Bedarf vor dem Absenden. Auf diese Weise kann ein Unternehmen eine einheitliche Kommunikation sicherstellen – zum Beispiel bei Kundenanfragen.

Für die interne Abstimmung ist zudem besonders hilfreich, dass man einzelne Beiträge mit allen dazugehörigen Kommentaren per E-Mail versenden kann. So lassen sich diese auch Kollegen zustellen, die keinen Zugriff auf das Dashboard haben. Das kann zum Beispiel bei einer Produktanfrage sinnvoll sein oder um Feedback intern an jeweils verantwortliche Abteilungen weiterzuleiten. Darüber hinaus gibt es, ähnlich wie bei Hootsuite Enterprise, weitere Möglichkeiten zur Kollaboration, etwa die Anbindung an zendesk oder einen Content-Pool.

Hootsuite, 2008 in Kanada gegründet, hat seine Stärken in den Bereichen Publishing und Engagement. Für die Zusammenarbeit im Team hat der Anbieter vor allem die Enterprise-Version ausgebaut. Hier gibt es zum Beispiel für Support-Teams nützliche Funktionen: Social-Media-Mitarbeiter können Kommentare direkt an Drittanbieter wie zendesk, salesforce oder Google Drive weiterleiten. Mit der Anbindung an das Ticketsystem zendesk lassen sich Anfragen in einen standardisierten Support-Prozess einbetten. Diese kann man dann entweder direkt über zendesk beantworten oder von dort wieder an Hootsuite zurückspielen, sodass der Social-Media-Manager aus der Rückmeldung eine eigene Antwort formulieren kann.

Ergänzend dazu lassen sich Dialoge in ein Reporting aufnehmen. Hootsuite zeigt hier grafisch die Kennzahlen – etwa die Menge an Anfragen oder die Antwortzeiten – und listet alle Gesprächsverläufe auf. Dieses Reporting kann der Teamleiter zum Beispiel regelmäßig analysieren und mit seinem Team reflektieren. Ein Unternehmen kann so Rückschlüsse auf die Art und den Umfang von Anfragen ziehen und diese im FAQ-Bereich der Website aufnehmen. Auch Fallbeispiele für Trainingszwecke lassen sich so einfach herausfiltern.

Über die „Content Library“ können Teams interessante Inhalte untereinander teilen. Die Library funktioniert aber auch teamübergreifend. So kann das Corporate Marketing Inhalte für eine globale Kampagne für die nationalen Kollegen hinterlegen und so ein einheitliches Kampagnenbild über alle Kanäle hinweg sicherstellen. Damit der Content maximale Reichweite erzielt, errechnet Hootsuite automatisch den besten Posting-Zeitpunkt anhand der bisherigen Erfahrungswerte.

Social-Media-Dashboards bieten ihren Kunden ein breites Spektrum an Funktionen, die die Zusammenarbeit von Teams verbessern. Die meisten Anbieter erfüllen dabei die wesentlichen Praxisanforderungen. Feine Unterschiede gibt es eher im Detail. Unternehmen sollten also sorgfältig auswählen.

So überzeugend die Vorteile für die Zusammenarbeit allerdings sind – Unternehmen müssen sich darüber im Klaren sein, dass Social-Media-Dashboards nie den vollen Funktionsumfang der Plattformen abdecken können. Gerade bei Updates kann es passieren, dass die Dashboards den Funktionen der Social-Media-Plattformen hinterherhinken.