Kurz nach Steve Jobs‘ Tod hieß es immer wieder, er sei einer der größten Erfinder der letzten Jahrzehnte gewesen. Ein Artikel des New Yorker widerspricht und stellt eine ganz andere These auf: Jobs sei lediglich ein „Tweaker“ gewesen – also ein radikaler Optimierer. Er selbst habe nie Produkte oder Designs entwickelt. Doch wenn er einmal eine Idee vor sich auf dem Tisch hatte, habe er diese so lange optimiert, bis dann eben so etwas wie ein iPhone oder iPad herauskam.

Unternehmen können gezielt die Kultur des Tweakens einführen – und zwar auf Basis von Crowdintelligenz. Denn diese interne Schwarmintelligenz – oder auch internes Crowdsourcing genannt – sorgt dafür, dass Ideen sichtbar und von möglichst vielen Mitarbeitern verfeinert und weiter entwickelt werden, noch bevor sie tatsächlich zum Projekt werden.

Die erste Dekade des neuen Jahrtausends stand ganz im Zeichen des unternehmensexternen Schwarms. Das Crowdsourcing und -funding erlebte einen unglaublichen Boom: Plattformen wie Kickstarter und Indiegogo schufen wahre Hypes um die Finanzierung innovativer Produkte und Projekte von bis dahin unbekannten Erfindern und Designern. Disruptive Crowdsourcing-Portale wie Wikipedia veränderten binnen weniger Jahre klassische Modelle des Wissentransfers. Die Zauberwörter der letzten Jahre fing also stets mit „Crowd“ an.

Bald tauchte die Frage auf, ob und wie Unternehmen auf diesen Crowd-Zug aufspringen könnten, um der Konkurrenz einen Schritt voraus zu sein. Firmen unternahmen erste Versuche, um den externen Schwarm zu nutzen: Sie entwickelten Produkte gemeinsam mit ihm neu oder weiter – vom McDonalds-Burger bis hin zur Ritter-Sport-Schokolade war im Prinzip alles dabei.

Doch die Unternehmen erkennen nun, dass es sich nicht notwendigerweise um eine externe Crowd handeln muss: Der Schwarm ist schon längst im Unternehmen selbst. Bei mehreren hundert bis hunderttausend Mitarbeitern ist das einleuchtend – und in Deutschland alleine gibt es schon mehr als 30 Unternehmen mit über 70.000 Beschäftigten. Ein gewaltiger Schwarm.

Dass in großen Konzernen viele Mitarbeiter und damit auch ein entsprechendes Potenzial vorhanden ist, klingt einleuchtend. Zahlreiche Crowdfunding oder -sourcing-Projekte zeigen jedoch, dass oft schon einige, wenige Mitstreiter für ein erfolgreiches Crowdsourcing-Projekt ausreichen.

„Es müssen nicht immer hunderttausende Unterstützer zusammenkommen – oft bewegen Unterstützer im zweistelligen Zahlenbereich schon viel,“ meint etwa Karsten Wenzlaff, Gründer des Deutschen Crowdsourcing-Verbands und des German Crowdfunding Networks. Das macht das interne Crowdsourcing auch für mittelständische Unternehmen ab 50 Mitarbeitern interessant.

Die Intelligenz ist also vorhanden – doch ein intelligenter Schwarm bringt noch lange kein fertiges Produkt. Und für so gut wie jedes Unternehmen gilt: Am Ende geht es schließlich immer darum, aus der Schwarmintelligenz Kapital zu schlagen. Wenn das Crowdsourcing auch noch das Gemeinschaftsgefühl und die Markenidentifikation der Mitarbeiter sowie die Unternehmenswerte stärkt, so nehmen Unternehmen dies natürlich auch noch dankbar mit.

Wichtig ist zunächst, eine Kultur der Eigeninitiative zu fördern. Die Führungskräfte müssen deshalb hinter der Einführung von internem Crowdsourcing stehen. Sie sollten vorleben, wie Eigeninitiative aussieht und Mitarbeiter belohnen, die Dinge in Bewegung setzen. Das bedeutet auch, dass gute Ideen an die Oberfläche kommen und nicht mehr in den Hierarchien hängen bleiben. Darüber hinaus bringen Crowdsourcing-Projekte die Mitarbeiter zusammen: Gute Ideen gewinnen viele Befürworter und stärken das Gemeinschaftsgefühl.

Schließlich ist es wichtig, Erfolge für alle sichtbar und messbar zu machen: Sinnvolle Erkenntnisse, die über den internen Schwarm zu Tage kommen, sollten Führungskräfte zügig prüfen, umsetzen und transparent kommunizieren. Dabei hat sich gezeigt, dass sich die Learnings erfolgreicher Crowdfunding-Projekte auch auf unternehmensinternes Crowdsourcing übertragen lassen: Folgen die Mitarbeiterprojekte der SMART-Methode – sind sie also spezifisch (specific), messbar (measurable), realistisch (realistic) sowie mit einem fest definierten Umsetzungs-Zeitraum versehen (timely) – steigt die Wahrscheinlichkeit ihres Erfolgs.

Wie beim Crowdfunding – das erst durchs Internet und die entsprechenden technischen Plattformen zur wirklich schlagkräftigen, alternativen Finanzierungsmethode avancierte – spielen auch beim Crowdsourcing die richtigen Werkzeuge eine wesentliche Rolle. Das heißt, Schwarmintelligenz lässt sich im Unternehmen nur dann erfolgreich etablieren und fördern, wenn eine geeignete Plattform für Mitarbeiterideen vorhanden ist.

Der erste Schritt ist es, Ideen der Mitarbeiter zentral für alle zugänglich zu machen. Mit internen Crowd-Innovation-Plattformen kann man Mitarbeiter ermutigen, sich aktiv zu beteiligen: Der eine hat eine neue Idee, der andere verfeinert sie auf der Plattform, indem er sie kommentiert und bearbeitet. Weitere Mitarbeiter kommen dazu und führen diesen Prozess fort. Am Ende steht ein Projekt, das mehrere Optimierungen durchlaufen hat, bevor es überhaupt in eine Umsetzungsphase geht.

Die besten Ideen existieren nämlich bereits in den Köpfen der Mitarbeiter – man muss sie nur zentralisiert visualisieren. So werden Mitarbeiter zu echten Mitdenkern. Und das ist ein enormer Pluspunkt, denn sie kennen die Abläufe und Prozesse in ihrem Unternehmen besser als jeder andere. Sie wissen teilweise sogar mehr als ihre Vorgesetzten, da sie am täglichen Geschehen direkt dran sind und genau wissen, wo der Schuh drückt oder was gut oder eher nicht funktioniert: Wie lassen sich Prozesse optimieren? Welche Marketing-Kampagne passt am besten zum Produkt? Mit dem richtigen Tool, liefern die Mitarbeiter selbst die Antworten auf diese Fragen.

Im folgenden eine Auswahl gängiger Tools für das interne Unternehmens-Crowdsourcing:

Solche meist eigenentwickelte Tools visualisieren Mitarbeiterideen – etwa zu Prozessoptimierungen, Innovationen oder
Verbesserungsvorschlägen – zentral und transparent. Die Mitarbeiter können diese dann kommentieren und zustimmen. Es gibt einen Überblick über alle Erfolge und Herausforderungen.

Es gibt kontroverse Themen in Unternehmen, die sich kein Mitarbeiter traut anzusprechen. Das Liquid Feedback System ist eine sinnvolle Ergänzung, damit Mitarbeiter ohne Angst auch diese Themen anonymisiert einbringen können. Auch hier reguliert sich der Schwarm.

Anstatt zu telefonieren, können Mitarbeiter im sozialen Intranet eine kurze Nachricht an ihren Kollegen schicken, Ideen austauschen, sich untereinander vernetzten und Wissen teilen. Die integrierten Tools – wie Yammer oder Sharepoint – können Prozesse effizienter gestalten.

Jeder Mitarbeiter hat Zugang zu diesem internen Wissensspeicher und kann hier lesen oder Änderung vornehmen. Wikis tragen dazu bei, Wissen zugänglich zu machen, das sonst eventuell verloren ginge – Beispiele für Wiki-Tools sind Mediawiki oder Wikkawiki.

Interne Blogs stellen Mitarbeitern Informationen transparent zur Verfügung. Durch die Kommentarfunktion ist auch dort ein Diskurs möglich. Mögliche Tools sind Typepad oder WordPress.

Eine moderne Art, Informationen zu sammeln, zu kategorisieren und anderen zur Verfügung zu stellen, ist das sogenannte Micro-Blogging, das von Twitter bekannt ist: Mitarbeiter veröffentlichen
SMS-ähnliche Textnachrichten, die sie kategorisieren, taggen und teilen können. Status.net und Communote sind die bekanntesten Micro-Blogging-Tools.

Die Sparkasse entschied sich als einer der ersten Unternehmen in Deutschland dazu, seinen intelligenten Mitarbeiterschwarm zu nutzen und interne Ideen für Produkte und bessere Abläufe zu fördern. Seit einigen Monaten stellt das Sparkassen-Finanzportal seinen Instituten eine interne CrowdInnovation-Plattform zur Verfügung. Die ins Intranet integrierte Lösung ähnelt vom optischen Aufbau her einer Crowdfunding-Plattform. Mitarbeiter können hier ihre Ideen einstellen, die für ihre Kollegen dann sofort sichtbar sind. Der Prozess auf der Plattform ist in drei Phasen gegliedert:

1. Einstellungs- und Prüfungsphase: Ein Mitarbeiter reicht eine Idee über das Formular auf der internen Plattform ein. Der jeweils Verantwortliche prüft den Vorschlag auf Plausibilität und veröffentlicht ihn dann auf der Plattform.
2. Diskussions- und Abstimmungsphase: Sobald das Projekt live ist, können andere Mitarbeiter die Idee diskutieren, ihr folgen und darüber abstimmen. Ein Balken zeigt ähnlich wie beim Crowdfunding das Abstimmungsergebnis an – ein Indikator für die Zustimmung innerhalb der Belegschaft.
3. Entscheidungs- und Umsetzungsphase: Die Verantwortlichen entscheiden nun über die Umsetzung der Idee und kommunizieren dies wiederum auf der Plattform.

Auch IBM nimmt Crowdfunding beim Wort und ermöglicht es seinen Mitarbeitern, ihre Produktvorschläge über eine Plattform im Intranet einzureichen. Darüber hinaus erhalten alle Mitarbeiter ein virtuelles (aber reales) Budget, das sie in die Projekte Ihrer Kollegen investieren und so zu dessen Erfolg beitragen können.

Auf die Plattform kann man keine losen Ideen hochladen, sondern nur ganz konkrete Projektvorschläge. Ähnlich wie beim Crowdfunding müssen sich die Projektinitiatoren genau Gedanken über die Projektkosten, Inhalte sowie Umsetzungszeiträume machen. Erst dann kann ein Projekt live gehen.

IBM nutzt außerdem das aus dem Crowdfunding bekannte Prinzip des „Alles oder nichts“: Erreicht ein Projekt nicht hundert Prozent seiner zuvor bestimmten Zielsumme innerhalb eines vom Ideengeber definierten Zeitraums, so gilt das Projekt als nicht erfolgreich und wird nicht umgesetzt. Erst wenn sich bis zum Ablauf der Finanzierungsphase genügend Kollegen finden, die gemeinsam die Mindestsumme finanzieren, ist ein Projekt erfolgreich.

Anders als die bisherigen Plattformen ist die der Wikimedia Deutschland öffentlich einsehbar und zeigt das Prinzip einer internen Ideenplattform sehr gut: Die Community-Mitglieder können ihre Ideen einstellen und kommentieren. „Mit dem Förderprogramm FFW fördert Wikimedia Deutschland gemeinsam mit der Wikipedia-Community Ideen und Projekte zur Erstellung, Verbesserung und Verbreitung Freien Wissens. Als Schaufenster für diese Ideen und als Kooperationsplattform für Ideengeber und Unterstützerinnen setzen wir das Portal ffw.wikimedia.de ein“, so Sebastian Sooth, Projektmanager von Wikimedia Deutschland.

Internes Crowdsourcing bringt viele Vorteile mit sich: Ideen gehen nicht mehr so leicht verloren, die Intelligenz der Belegschaft wird für alle sichtbar. Identifikation, Innovationsfähigkeit und Gemeinschaftsgefühl im Unternehmen steigen. Gemeinsame Erfolge sind sicht- und messbar. Die größte Herausforderung dabei ist jedoch eine entsprechende Veränderung der Unternehmenskultur. Dazu muss die Führungsebene geschlossen hinter dieser Entwicklung stehen und diese auch begleiten. Es braucht aber auch Zeit und Geduld. Eine neue Technik allein reicht nicht aus, um eine Unternehmenskultur zu verändern – auch wenn Tools diesen Prozess unterstützen und helfen, den Wandel zu etablieren sowie transparent und zentralisiert darzustellen.