Die DQS GmbH suchte nach einer Lösung, die Prozesse der Qualitätssicherung kundenfreundlicher und effizienter zu gestalten. Ziel war die Schaffung eines webbasierten Überblicks über den Status quo einer geplanten oder durchgeführten Zertifizierung und allen damit verbundenen Systemen. Über die Jahre hatten sich Millionen von Dokumenten angesammelt. Die verschiedenen Berichte und Zertifikate wurden und werden national wie international auf verschiedenen Dokumenten Management Systemen (DMS) verwaltet. Nach der Ablösung von ScanView haben Easy DE, Easy US und Easy Asia weltweit den Lead übernommen.

Parallel dazu sind bei DQS verschiedene ERP-Systeme wie Microsoft Dynamics AX, Microsoft Axapta oder Access-Datenbanken in unterschiedlichen Versionen im Einsatz. In diesen werden alle Kundenbeziehungen und freien Mitarbeiter inklusive dem Berechtigungsmanagement verwaltet. Für die umsetzende Agentur AOE media war es vor diesem Hintergrund eine besondere Herausforderung, im Backendbereich eine zentrale Systemarchitektur mit den dazu passenden Schnittstellen zu entwickeln.

Ziel und Herausforderung war es, alle für die Portallösung MyDQS relevanten Daten zu extrahieren, zu vereinheitlichen und unter Berücksichtigung einzelner Nutzergruppen webbasiert zur Verfügung zu stellen. Um die Dokumenten-Management- und die Enterprise-Resource-Planning-Systeme mit TYPO3 zu verbinden, kommen eigenentwickelte MyDQS-Services zum Einsatz. Das als zentraler Datengateway eingesetzte System verbindet die bei DQS eingesetzten Datenbanken, DMS- und ERP-Systeme mit dem Webserver. MyDQS-Services bündelt die Daten der verschiedenen Systeme, validiert die Daten und normalisiert sie.

Voneinander unabhängige Datenquellen werden alle sechs Stunden mit der notwendig gewordenen Datenaufbereitung des Importers zusammen geführt. Über Pull-Technologie stoppt der Modelierungsprozess in Abhängigkeit von dem Änderungsaufkommen und Datenvolumen nach etwa 90 Minuten. Mit einem Zeitpuffer von 30 Minuten startet der Live-Websserver danach die Übermittlung der Daten über eine SOAP-Schnittstelle. Bei der Entwicklung wurde darauf geachtet, dass DQS zu jeder Zeit das Livesystem vollständig aktualisieren kann, um die Anforderungen zu Multimandantenfähigkeit, Robustheit und Nutzbarkeit zu erfüllen. Dies erfordert, (a) dass stets möglichst wenig Daten übertragen werden, (b) diese immer einen konsistenten Zustand herstellen, (c) sie zu jeder Zeit zurückgesetzt werden können und (d) gleichzeitig mehrere Systeme bedient werden können.

Nicht nur die Performance, sondern vor allem die Sicherstellung der Datenkonsistenz war hier ausschlaggebend. Um den Datentransfer in einem akzeptablen Zeitfenster laufen lassen zu können, mussten Datenimport und Datenexport möglichst schlank gehalten und nur die tatsächlich geänderten Daten übertragen werden. Über PHP wurde sichergestellt, dass alle Aktualitäts-Anfragen nur von den empfangenden Systemen gestellt werden. Der SOAP-Server ermittelt anhand der mitgelieferten Parameter die geänderten und die unveränderten Daten und übermittelt sowohl die geänderten als auch die IDs der unveränderten Datensätze. Die zu löschenden Datensätze ermittelt das empfangende System selbstständig.

Um DQS bei der Zusammenführung der Datenquellen zu unterstützen, beschloss man, dass der Datenimport Datenkollisionen nicht korrigiert und über alle Quellsysteme ausschließlich konsistente Daten akzeptiert und importiert. Einzelne Kollisionen werden automatisch vom Import an die verantwortlichen Mitarbeiter gemeldet und von diesen direkt behoben.

Mit MyDQS-Services hat DQS die Beziehung zu den Dokumenten-Management-Systemen und den Stammdaten eindeutig verbessert. Damit werden systemübergreifend für ausgewählte Datenbereiche die Funktionen „create“, „read“, „update“ und „delete“ unterstützt beziehungsweise simuliert, indem ein Löschkennzeichen gesetzt wird. Aufgrund der sich in der Konsolidierungsphase befindlichen IT-Infrastruktur war es notwendig, sowohl das DMS ScanView über SOAP als auch das DMS Easy über eine proprietäre XML-Schnittstelle anzubinden, um sicherzustellen, dass bei Bedarf ohne zeitliche Verzögerung zwischen den einzelnen Systemen umgeschaltet werden kann. Erschwerend kam hinzu, dass aufgrund der marktbedingten Änderungen die Anpassung an das DMS Easy in mehreren Schritten erfolgen musste, was ein fortlaufendes Reengineering der XML-Schnittstelle zur Folge hatte.

Im Backend setzte man auf ein umfangreiches TYPO3-Modul-Konstrukt, das im Frontend im Wesentlichen aus vier Modulen besteht: (1) aus einer Zertifikate-Checkbox, in der jeder die Nummer eines Zertifikats, und damit die Gültigkeit dieses Zertifikates überprüfen kann; (2) einer offenen Kundendatenbank, in der Interessenten nach zertifizierten Unternehmen recherchieren können; (3) einer offenen und aufeinander abgestimmten Suchmatrix, die nach „Ausstellenden Geschäftsstellen“, „Akkreditierern“ und „Regelwerken“ unterscheidet und Akkreditierern das Auffinden geeigneter Standorte deutlich erleichtert; (4) dem geschlossenem Kundenportal MYDQS, in dem Unternehmen länderübergreifend mit allen Niederlassungen und den zugehörigen Stammdaten, Zertifikaten, Audits und Dokumenten abgebildet sind. Je nach Status und Berechtigungen filtert MyDQS die Informationen jedes einzelnen Nutzers. Damit ist für Unternehmen wie BASF unter Nutzung von MyDQS der Prozess der Zertifizierung jederzeit transparent.

Neben der komplexen webbasierten Enterprise-Anbindung entwickelte AOE media für die deutschen Redakteure von DQS das TYPO3-Modul „Content Push“. Dieses Modul gibt den Redakteuren der Hauptniederlassung in Frankfurt die Möglichkeit, indirekt Einfluss auf nahezu alle weltweit veröffentlichten Inhalte zu nehmen. Erstellt ein Mitarbeiter einen neuen Artikel für die deutsche Site von DQS, wird dieser zweisprachig angelegt. Entscheidet der Redakteur, dass dieser Text auch für andere Länder wie beispielsweise Brasilien interessant ist, kann er diesen pushen.

Das System wechselt mit dem Modul „Content Push“ im Hintergrund die Default-Einstellungen und versendet aus dem Overlay der Empfänger-Nutzergruppe. Damit erscheint der Text etwa in Brasilien mit allen dazugehörigen Bestandteilen (Layout, Bildern, Text) in der Default-Sprache Portugiesisch beziehungsweise auf Englisch. Der brasilianische Redakteur versteht so den Sachverhalt und ist in der Lage, diesen sofort für die brasilianische Seite von DQS umzusetzen.

2010 steht neben diversen Teilprojekten vor allem der Auditorenworkflow an. Hier geht es im Wesentlichen darum, die Kommunikation zwischen den rund 2.000 Auditoren und dem Headquarter in Frankfurt zu optimieren. Es ist geplant, den gesamten Prozess der Zertifizierung von der Terminabstimmung, Dokumentenbereitstellung bis hin zur Übermittlung der Auditergebnisse und der Ausstellung eines Zertifikates unter Einbindung der DQS-internen Systeme in Echtzeit vollständig asynchron online zu realisieren.

Fakten
Aktive Benutzer	50
Sprachversionen	15
Verwendete Extensions	circa 80, u.a. „AOE Content Push“ und „Multilanguage Projects: Language Visibility“ (languagevisibility)
Hosting	Eigenes Rechenzentrum von DQS, alle Server virtualisiert; 1 x Webserver; 1 x MySQL-Server für TYPO3 (LAMP); 1x Windows-Server mit einer MySQL-DB für mydqs-services (WAMP)