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Adressen, Layout, Inhalt und Versand: Diese Aspekte sollten Sie beachten: E-Mail-Marketing Checkliste

Im Zeitalter von Spam, Viren und überfüllten Posteingängen wachsen die Anforderungen an das E-Mail-Marketing. Wenn unüberlegt E-Mails an Kunden verschickt werden, landen sie häufig dort, wo sie – wenn überhaupt – unangenehm auffallen: im Spam-Ordner. Mit dieser Checkliste stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mails ankommen und den erwünschten Erfolg erzielen.

Anmeldevorgang
Achten Sie darauf, dass jeder Empfänger ausdrücklich dem Empfang des Newsletters zugestimmt hat (Opt-In- oder Double-Opt-In-Verfahren).
Weisen Sie deutlich darauf hin, dass die E-Mail-Adresse nicht an Dritte weitergegeben wird? (Link zu Datenschutzrichtlinien)
Ist das Anmeldeformular auf Ihrer Website mit wenigen Klicks zu erreichen und prominent platziert?
Ist das Anmeldeformular verständlich aufgebaut?
Werden im Anmeldeformular nur die wichtigsten Informationen abgefragt? Es muss auch ein anonymer Bezug des Newsletters möglich sein, d. h. lediglich das Formularfeld für die E-Mail-Adresse darf ein Pflichtfeld sein (Stichwort „Datensparsamkeit“, §4 TDDSG).
Abmeldevorgang
Befindet sich am Ende jeder Newsletter-Ausgabe ein Hinweis, der den Abmeldevorgang erklärt?
Können sich Ihre Abonnenten ohne Probleme aus dem Newsletter austragen? Für den Empfänger ist es am einfachsten, wenn er seine E-Mail-Adresse mit einem Klick auf einen Link aus dem Verteiler löschen kann (One-Click Unsubscribe).
Wird auf Beschwerden umgehend reagiert? Empfänger, die sich über den Erhalt des Newsletters beschweren, sollten umgehend manuell aus der Verteilerliste gelöscht werden.
Inhalt
Enthält der Newsletter Informationen, die für den Empfänger einen Mehrwert darstellen? Verschicken Sie nicht nur reine Werbung, sondern bieten Sie mit redaktionellen Beiträgen, exklusiven Rabatten, Gutscheinen etc. einen tatsächlichen Mehrwert.
Werden weiterführende Links zu Hintergrundinformationen auf Ihrer Website angeboten?
Werden typische Spam-Begriffe vermieden? Im Betreff sollten Sie auf mehrere Ausrufe-, Dollar- und Eurozeichen sowie Begriffe wie z. B. „heiß“, „scharf“ etc. verzichten

– ansonsten besteht die Gefahr, dass der Newsletter von Spamfiltern aussortiert wird.

Enthält der Newsletter ein Impressum?
Gibt der Betreff Aufschluss über den Inhalt der Mail?
Ist der Inhalt übersichtlich aufbereitet? Die Regeln für das Schreiben von Web-Texten gelten natürlich auch für Newsletter: Konzentrieren Sie sich auf die wesentlichen Informationen und verwenden Sie kurze und leicht verständliche Sätze. Mit Absätzen, Zwischenüberschriften und Aufzählungszeichen können Sie den Text zusätzlich strukturieren.
Layout
Ist sichergestellt, dass der Newsletter mit den gängigsten E-Mail-Programmen richtig dargestellt wird?
Ist die Schriftgröße ausreichend? Kleiner als zehn Punkt sollte der Text nicht gesetzt werden. Bei der Gestaltung sollten Sie sich auf wenige Schrifttypen und Schriftgrößen beschränken, da der Newsletter sonst unübersichtlich und unseriös wirken kann.
Verwenden Sie „einfachen“ HTML-Code für Ihren Newsletter, damit eine fehlerfreie Darstellung in den wichtigsten Mailprogrammen und Webmailern gewährleistet ist. Für die Gestaltung des Newsletters sollten Sie Tabellen verwenden, da Cascading Style Sheets (CSS) von vielen Webmailern nicht, beziehungsweise nicht richtig dargestellt werden.
Achten Sie auf eine möglichst geringe Dateigröße des Newsletters. Bei großen Newslettern reagieren Empfänger aufgrund der langen Downloadzeit schnell verärgert.
Testen Sie vor dem Versand, wie der Newsletter ohne Grafiken aussieht, da Grafiken in vielen E-Mail-Programmen erst nach einer Bestätigung dargestellt werden. Wird die Kernbotschaft des Newsletters auch ohne Grafiken kommuniziert?
Achten Sie auch darauf, dass der Grafikanteil in Ihrem Newsletter nicht zu groß ist. E-Mails, die aus vielen Bildelementen und nur wenigen Textzeilen bestehen, werden von einigen Filtern als Spam eingestuft.
Adressenverwaltung
Können die Empfänger problemlos ihre persönlichen Daten einsehen und ändern?
Ist ein professionelles Bounce-Management vorhanden, d. h. werden Adressen, die dauerhaft nicht erreichbar sind, automatisch aussortiert?
Gibt es eine Blacklist zur Sperrung von unerwünschten Empfängern?
Personalisierung und Individualisierung
Werden die Empfänger im Newsletter persönlich angesprochen?
Gibt es eine alternative Anrede für Abonnenten, die ihren Namen nicht angegeben haben?
Wird der Inhalt des Newsletters auf die Interessengebiete der Abonnenten abgestimmt, d. h. enthält er Informationen, die für den Empfänger wirklich relevant sind?
Versand
Wird der Newsletter von einer festen IP-Adresse verschickt? Dynamische IP-Adressen gelten für viele Filtermechanismen als Spam-Kriterium.
Wird für den Versand der optimale Zeitpunkt gewählt? Ein Versand am Wochenbeginn ist beispielsweise häufig problematisch, da der Newsletter im E-Mail-Aufkommen des Wochenendes „untergehen“ kann.
Steht im „An-Feld“ die E-Mail-Adresse des Empfängers? Ein Versand von E-Mails über das CC- oder BCC-Feld gilt als Spam-Kriterium.
Verwenden Sie eine aussagekräftige Absenderadresse? Die meisten User sortieren ihre Mails anhand der Absenderadressen und löschen E-Mails, deren Absender sie nicht kennen.
Sind Ihre technischen Partner zuverlässig? Verwenden Sie für den Versand eine ASP-Plattform? In diesem Fall sollte sichergestellt werden, dass der Dienstleister ausschließlich seriöses E-Mail- Marketing (Permission Based) betreibt und seine Kunden zur Einhaltung einer Anti Spam Policy verpflichtet - andernfalls besteht die Gefahr, dass die IP-Adresse des Dienstleisters bei Providern geblockt wird und Ihr Newsletter im Spam-Filter landet.
Analyse und Optimierung
Messen Sie den Erfolg Ihres Newsletters? Wertvolle Informationen liefern unter anderem folgende Daten: Öffnungsrate, Klickrate, Linktracking, Anzahl der An- und Abmeldungen.
Werden unterschiedliche Newsletter-Varianten getestet? Mit Sampling-Mails an einen Teil der Abonnenten können Sie vor dem eigentlichen Versand den Newsletter testen und optimieren.
Testen Sie unterschiedliche Wochentage und Uhrzeiten für den Versand?
Testen Sie unterschiedliche Newsletter-Anmeldeseiten und –Formulare?
Wird die Öffnungs- und Klickrate pro Provider ausgewertet? Mit diesen Werten können Sie ermitteln, ob und bei welchen Providern Ihr Newsletter von Spam-Filtern geblockt wurde.
Typische Spambegriffe, die man vermeiden sollte
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