Software & Infrastruktur

Taskinator-Tipps: Inbox Zero – Wie man seine E-Mails in den Griff bekommt

In der Taskinator-Reihe gibt Oliver Gassner Tipps zum Selbstmanagement. Den Auftakt macht das Thema „Inbox Zero“ – oder wie man die E-Mail-Flut in den Griff bekommt. Inbox Zero ist ein Konzept, das von den US-amerikanischen Produktivitätsgrößen Merlin Mann [1] (43folders.com) und David Allen [2] (GTD/Getting Things Done) propagiert wird. Die Idee dabei: „Erinnerungen“ an Dinge, die man zu tun hat (in Form von E-Mails), gehören nicht in die Inbox des Mailprogramms, sondern auf separate Erinnerungslisten oder in Ordner, die nur noch E-Mails eines bestimmten Typs enthalten.

Obwohl das Konzept sowohl für Papiereingangskörbe wie auch für E-Mail-Inboxen einsetzbar ist, beschränkt sich dieser Artikel auf E-Mails. Denn hier kommt besonders viel „Zeug“ an, wie David Allen es nennt. Gemeint sind damit alle Dinge, von denen wir drei Sachen noch nicht wissen:

  • was als nächstes mit ihnen passieren soll, und ob überhaupt etwas zu tun ist,
  • wozu sie am Schluss führen sollen, falls etwas zu tun ist,
  • wo ihr Platz ist.

Warum die Inbox überhaupt leer werden muss? Wenn Sie nicht wissen, was alles in Ihrem Einflussbereich herumschwirrt, haben Sie auch keinerlei Ahnung, ob der große bedrohliche Stapel nicht irgendeine „Bombe“ enthält – irgendetwas, auf das Sie hätten reagieren sollen und das Ihnen, sobald es „explodiert“, ordentlich Stress macht.

Loslegen

Ausgangspunkt auf dem Weg zu einer leeren Inbox ist eine E-Mail-Inbox, die überquillt. Sortieren Sie sämtliche E-Mails zunächst nach Absendern. So sehen Sie recht schnell, dass es eine ganze Reihe von E-Mails gibt, die Sie nicht wirklich lesen wollen: drei Wochen alte Newsletter, Erinnerungen an Events, die vor drei Tagen waren, die Pollenflugvorhersage für den letzten Sommer. Die können Sie jetzt en bloc markieren und in den Papierkorb verschieben.

In Gmail funktioniert die Sortierung nach Absendern nicht. Hier hilft ein kleiner Trick: Nutzen Sie den Absender der ersten irrelevanten Mail, die Sie finden können, als Suchbegriff und löschen alle gefundenen E-Mails, um die Inbox leerer zu bekommen.

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Dein t3n-Team

5 Kommentare
OliverG

Ich kommentiere mal selbst
– damit ich mitkriege, wenn jemand kommentiert
– um zu fragen, was ihr euch als nächstes Selbstmanagement-Thema wünscht ;)

Hans

Dieser Kommentar geht an die Webredaktion:

Schöner Artikel – unschön zerschnitten.

Stellt doch den Beitrag auch in einer Version auf EINER Seite dar.
Dieser Artikel – und viele andere auch – wird unschön zerschnitten, wenn man ihn der Pageviews wegen auf drei Seiten aufteilt.

Schaut mal bei der Zeit vorbei. Die haben eine Funktion Auf einer Seite lesen.

OliverG

Ich hab vorhin eine Knopf für ne PDF-Version gesucht, die ich verlinken kann ;)

Jan Christe

@Hans @ OliverG: Danke für die Feature-Tipps. Werd ich mir mal anschauen und an die Technik-Abteilung weitergeben.

Axel Metayer

Danke, endlich sieht man wieder klar in der Inbox.