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Taskinator-Tipps: Inbox Zero – Wie man seine E-Mails in den Griff bekommt

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Nur 2 Minuten

Nun nehmen Sie diejenigen E-Mails in den Blick, die Sie in unter zwei Minuten erledigen können. Dabei sollten Sie bedenken, dass der 2-Minuten-Aktion eine weitere folgen könnte, die Sie auf Ihrer Next-Action-Liste zur Erinnerung notieren sollten. Wenn Sie diese Tasks überhaupt erledigen wollen, dann können Sie es genauso gut gleich tun. Sie wochenlang als Ballast herumzuschleppen, wird ihre Erledigung nicht vereinfachen.

Falls Sie nun bei den 2-Minuten-Tasks irgendetwas delegiert haben, schieben Sie die betreffenden E-Mails in den Ordner „Delegiert“ oder „Warten auf“. Diesen sehen Sie mindestens wöchentlich oder häufiger durch, um zu schauen, ob Sie jemanden daran erinnern müssen, dass Sie noch eine Antwort zu bekommen haben.

Sortieren

Eine Reihe anderer E-Mails wird aus Material bestehen, das Sie „irgendwann mal“ lesen wollen. Drucken Sie diese Mails entweder aus und lesen Sie sie bei der nächsten achtstündigen Zugfahrt oder verschieben Sie sie in einen Ordner „zu lesen“, den Sie durchsehen, wenn Sie mal wieder auf Leute warten, die nicht rechtzeitig zum Termin erschienen sind. Oder eben beides.

Einige E-Mails wollen Sie vielleicht im nächsten Monat oder bis in einem halben Jahr prüfen. Sie gehören in einen Ordner mit dem entsprechenden Monatsnamen und werden dann immer am Anfang des Monats durchgesehen.

Tipp: Wenn man diese Ordner mit „m01 Januar“, „m02 Februar“ und so weiter benennt, stehen sie im Mailprogramm in der richtigen Reihenfolge. Wenn es Mails gibt, die Sie „einfach irgendwann“ nochmal ansehen wollen, schieben Sie sie in den Ordner „Irgendwann“. Der wird in der Regel wöchentlich durchgesehen.

Einige E-Mails führen zwar womöglich nicht zu direkten Aktionen, müssen aber archiviert werden, weil sie beispielsweise Vertragsbedingungen oder Vereinbarungen enthalten, die Sie später einmal nachschlagen wollen. Was bei Papier ein größerer Akt ist, ist bei E-Mails heutzutage kein Problem: Ein großer Ordner „Archiv“ genügt hier. Eventuell kann man die Stern- oder Flag-Funktion des Mailprogramms benutzen, um relevantere E-Mails zu kennzeichnen. Die Suchfunktion des Mailprogramms erledigt beim Nachschlagen dann den Rest.

Manche E-Mails – vor allem solche von Social Networks oder Twitter, Blog-Kommentarbenachrichtigungen, Newsletter und Ähnliches – haben eingeschränkte Dringlichkeit, sie kann man gleich automatisch mittels Mailprogramm-Filter in einen „Bacon-Ordner“ schieben lassen, den man durchsieht, wenn man alles Wichtigere erledigt hat. Bacon deshalb, weil es sich bei diesen Mails um „erwünschten Spam“ handelt – und der Name „Spam“ von einem amerikanischen Dosenfleisch stammt.

E-Mails, die als Material für Besprechungen oder Projekte dienen sollen, können Sie in entsprechend benannte Ordner einsortieren und am Tag oder in der Stunde vor der Besprechung sichten. Alle E-Mails, die als Grundlage für Dialoge mit Einzelpersonen dienen, werden in deren Besprechungsordner verschoben. So ist auch bei kurzfristigen Abstimmungen alles am rechten Platz und Sie ersparen sich mühseliges Suchen.

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Dein t3n-Team

5 Kommentare
OliverG

Ich kommentiere mal selbst
– damit ich mitkriege, wenn jemand kommentiert
– um zu fragen, was ihr euch als nächstes Selbstmanagement-Thema wünscht ;)

Hans

Dieser Kommentar geht an die Webredaktion:

Schöner Artikel – unschön zerschnitten.

Stellt doch den Beitrag auch in einer Version auf EINER Seite dar.
Dieser Artikel – und viele andere auch – wird unschön zerschnitten, wenn man ihn der Pageviews wegen auf drei Seiten aufteilt.

Schaut mal bei der Zeit vorbei. Die haben eine Funktion Auf einer Seite lesen.

OliverG

Ich hab vorhin eine Knopf für ne PDF-Version gesucht, die ich verlinken kann ;)

Jan Christe

@Hans @ OliverG: Danke für die Feature-Tipps. Werd ich mir mal anschauen und an die Technik-Abteilung weitergeben.

Axel Metayer

Danke, endlich sieht man wieder klar in der Inbox.