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Was ist eigentlich Dokumentenmanagement?

Dokumentenmanagement ist mehr als eine Technologie, es ist eine der Königsdisziplinen in der Unternehmensorganisation. Es setzt fachübergreifendes Wissen und ein Gesamtverständnis vom Innenleben der Unternehmen, Organisationen und öffentlichen Verwaltungen voraus. Dokumenten-Management-Systeme (DMS) können ein wichtiges Werkzeug sein, aber nur wenn sie richtig eingesetzt werden. Was muss ein DMS leisten und warum ist es für die Open-Source-Community eine Herausforderung der besonderen Art, sich in diesem Umfeld zu behaupten?

Jedes Unternehmen ist einzigartig und mehr oder weniger komplex. Während es in einem für die Neue Wirtschaft typischen wissensbasierten Kleinst- und Kleinunternehmen eine überschaubare Zahl von verschiedenen Anwendungen gibt, die für die tägliche Arbeit benötigt werden, finden sich in einem größeren Betrieb, in dem geforscht, konstruiert und produziert wird, eine Vielzahl von Spezialanwendungen. Überall wo Computer im Einsatz sind, entstehen digitale Dokumente unterschiedlichster Art. Schon in einem mittleren Unternehmen kommt an einem einzigen Tag eine Menge „Papier“ zusammen.

Weil Papier als Trägermedium für Informationen teuer ist und es einer großen Lagerkapazität bedarf, über Jahre hinweg Papierdokumente aufzubewahren, lösen mehr und mehr elektronische Archive die traditionell mit Ordnern und Mappen voll gestopften und unüberschaubaren Kellerräume ab. Hinter der Überlegung, ein Dokumenten-Management-System einzuführen, steckt in der Regel die Absicht, Zeit und Kosten für das Suchen und Finden sowie das Verteilen von Informationen, aber auch für Lagerkapazitäten und Büromaterial einzusparen. Aber wo gespart werden soll, gilt es zunächst, richtig zu investieren. Dabei das Investitionsrisiko möglichst gering zu halten ist nur möglich, wenn IT-Entscheider und Lösungsanbieter von DMS die beiderseitigen Risiken erkennen, die sich aus einer nicht sorgfältig durchgeführten Analyse und Fachkonzeption zur Einführung von DMS ergeben.

Low Risk, more Fun!

Gehen wir davon aus, dass ein Unternehmen mehrere verschiedene Softwareanwendungen nutzt: für die Planung und das Controlling eine ERP-Lösung, für die Buchhaltung eine FIBU, für die Entwicklung und Konstruktion mehrere spezielle CAD-Programme, für die Kommunikation ein E-Mail-Managementsystem und diverse Grafikprogramme. Dazu kommen die Basics für Textverarbeitung, Präsentation und so weiter. Gehen wir weiterhin davon aus, dass es sich bei den im Einsatz befindlichen Anwendungen nicht um Open-Source-Produkte handelt, sondern um solche, die der noch immer gängigen Lizenzpolitik der Hersteller unterliegen.

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