Vor fünf Wochen ließ mich mein Macbook im Stich. Es klackte ein paar Mal bedenklich, reagierte dann auf nichts mehr und zeigte nach einem Neustart nur noch einen schwarzen Bildschirm. Es war kein Drama. Das letzte Backup war ein paar Wochen alt und fast alle beruflichen Dateien liegen in der „Cloud“. Das Nervigste war, dass mir das tägliche Arbeitsgerät fehlte.

Ich wechselte notgedrungen zu einem ausgemusterten iBook, das schon recht altersschwach und mit längst überholtem Betriebssystem in der Abstellkammer lag. Die Folge: Ich ließ Skype und andere Programme oft geschlossen und öffnete nur wenige Tabs im Browser, um Ressourcen zu sparen. Google Docs lief nur äußerst lahm und ich hatte keinen auch nur halbwegs aktuellen Flashplayer. An einen Twitter-Client war ohnehin nicht zu denken.

Der größte anzunehmende Unfall für einen Webworker? Nun ja. In gewisser Weise wurden es ein paar äußerst produktive Tage. Zwar hemmte mich der alte Laptop dabei, meinen gewohnten Arbeitsstil mit vielen offenen Browser-Tabs und schnellen Klicks aufzubauen, aber das bedeutete andererseits den Zwang, mich auf ein Fenster, auf eine Sache zu konzentrieren. Ich erledigte ein paar Aufgaben, die Ruhe sowie ein paar Stunden am Stück vorraussetzten und die ich vorher immer wieder aufgeschoben hatte.

Andere Dinge, die zuvor sehr wichtig erschienen, blieben liegen und erwiesen sich plötzlich als gar nicht mehr so relevant. Es war ein bisschen wie Kranksein als Kind: Die Kraft des Faktischen reduzierte die durchführbaren Aufgaben deutlich und wirkte dadurch sogar entspannend. Ich geriet schlicht leichter und häufiger als zuvor in den Flow.

Der Psychologe Mihály Csíkszentmihályi, mittlerweile emeritierter Professor an der University of Chicago, hat den Begriff des Flow für das völlige Aufgehen in einer Tätigkeit geprägt: man ist weder über- noch unterfordert und dabei konzentriert, ohne die Konzentration erzwingen zu müssen. Der Flow ist eine Form des Glücks und meine angenehme Zwangslage brachte mich diesem Zustand näher. Doch welche allgemeingültigen Tipps lassen einen diese Form des konzentrierten Arbeiten erreichen?

Ablenkungen sollte man soweit wie möglich ausschalten. Wer konzentriert an etwas arbeitet, schließt das E-Mail-Programm am besten ganz. Es genügt in den meisten Jobs vollkommen, zwei- bis dreimal am Tag Mails zu beantworten. Wer meint, innerhalb von 30 Minuten eine Antwort bekommen zu müssen, hat das Kommunikationswerkzeug E-Mail nicht begriffen.

Bei Instant Messengern sollte man den Status „Beschäftigt“ bewusst einsetzen. Er ist das Äquivalent zur geschlossenen Bürotür. Beides hält Kontaktversuche nur ab, wenn es auch Zeiten gibt, in denen man Ansprechbarkeit symbolisiert. Das Ausweichen auf asynchrone Tools für Kommunikation und kollaboratives Arbeiten hilft dabei, kurze Unterbrechungen zu minimieren. Und im Ernstfall hilft nur der komplette Rückzug: Skype aus, Telefon abschalten, Tür zu, Kopfhörer auf, arbeiten.

Hat man die äußeren Störfaktoren abgestellt, geht es an die inneren. In den Flow gerät nicht, wer gleichzeitig drei Dinge zu erledigen versucht, sondern nur, wer sich mit voller Aufmerksamkeit einer Sache widmet. Multitasking ist ohnehin ein Märchen, das haben mittlerweile genügend Studien belegt. Auch wenn wir manchmal glauben, das aufregende Switchen zwischen Tabs, Tasks und Devices sei Multitasking – es ist keines, sondern nur der schnelle Wechsel zwischen Teilschritten von Aufgaben. Statt je einmal Anlauf zu nehmen, tun wir das permanent und verlieren immens Zeit dabei.

Ein Großteil dieses Artikels wurde im Zug geschrieben. Auf der Strecke München-Zürich fahren nur IC und EC, es gibt so gut wie nie Waggons mit Steckdosen, dafür aber permanent Funklöcher. Außerordentlich nervig, wenn man gerade mit dem Smartphone ins Netz möchte, aber eigentlich eine ganz gute Umgebung zum konzentrierten Schreiben.

Wer in einem Büroraum sitzt, in dem viele Kollegen reden, lachen und telefonieren, sollte nach ruhigeren Orten fahnden, an denen er ab und zu arbeiten kann. Im IT- und Webbereich sind glücklicherweise viele Arbeitgeber dem »Results Only Work Environment« (ROWE) [1] gar nicht so abgeneigt. Hierbei geht es nicht um Anwesenheit, sondern nur um das Ergebnis.

Einen neuen Arbeitstag sollte man mit der schlimmsten Aufgabe beginnen. Es sind die unangenehmen Projekte , die wir auf der To-Do-Liste immer weiter nach hinten schieben, bis es nicht mehr geht. Bis dahin haben sie aber bereits tagelang Aufmerksamkeit und Nerven gekostet, weil sie immer im Hinterkopf schwelten. Ein schlechtes Gewissen behindert das konzentrierte Arbeiten an anderen Aufgaben. Darum: das Schlimme wegschaffen, dann geht das Leichtere von selbst.

Der US-amerikanische Produktivitätsblogger Leo Babauta rät in „Zen To Done“ [2] dazu, für jeden Tag bis zu drei Hauptaufgaben („most important tasks“) festzulegen, die um jeden Preis am Abend erledigt sein sollen. Alles andere auf der To-Do-Liste ist gegenüber den Hauptaufgaben fakultativ.

Und wie identifiziert man diese drei Hauptaufgaben? Natürlich mit Priorisierung. Das übliche Prioritätendesign einer To-Do-Liste sieht allerdings ungefähr so aus:

• Prio A: Muss sofort erledigt werden, asap, schon überfällig
• Prio B: Auch wichtig und eigentlich längst überfällig
• Prio C: Etwas weniger dringend, aber auch wirklich wichtig
• Prio D: Ziemlich wichtig, aber es gibt eine gute Ausrede, erst später anzufangen

Wenn aber die Hälfte oder mehr aller Punkte auf einer To-Do-Liste gleichermaßen wichtig ist, hat diese Ordnung für die Arbeitsorganisation keinerlei Wert. Sobald es losgehen soll, gibt es ohnehin nur noch zwei Prioritäten: jetzt und nicht jetzt.

Es spricht einiges dafür, es wie David Allen zu halten, der in seiner Methode „Getting Things Done“ bei den zu planenden Aufgaben an sich nur zwischen „Als nächstes“ und „Irgendwann/Vielleicht“ unterscheidet. Damit dieser Ansatz im Gegensatz zur Sortierung nach Prioritäten etwas bringt, muss man radikal möglichst viele Projekte auf „Irgendwann“ verschieben. Der Trick ist, diese Dinge aus dem Kopf zu bekommen. Was man bewusst mit einem schlichten „Nicht diese Woche“ auf später vertagt, davon löst man sich auch gedanklich. Übrig bleibt, was wirklich akut ist – im Idealfall ein überschaubarer Haufen, der mit jeder Stunde konzentrierten Arbeitens sichtbar kleiner wird.

Eine weitere Taktik, um die To-Do-Liste übersichtlich zu halten, ist das Neinsagen. Wenn man sich auf das, was man tun will, nicht konzentrieren kann, weil schlicht zu viel anliegt, muss man seine Verpflichtungen reduzieren. So einleuchtend das klingt, im Arbeitsalltag tun sich Viele mit dem Delegieren und Ablehnen schwer. Wer das Delegieren und Streichen ritualisiert, indem er zum Beispiel immer am Anfang der Woche seine To-Do-Liste genau daraufhin durchforstet, ist schnell im Training. Nachträglich zuzusagen und den Kollegen unter die Arme zu greifen, ist im Zweifelsfall leichter als erst spät zuzugeben, dass man sich übernommen hat.

Das gute alte „Weniger ist mehr“ ist der Schlüssel zu konzentriertem Arbeiten. Wer die sechs Tipps beherzigt und konsequent verfolgt, hat bereits den ersten Schritt zum konzentrierteren und produktiveren Arbeiten getan. „Why grow?“, fragen Jason Fried und David Heinemeier Hansson von 37Signals in ihrem aktuellen Buch „Rework“ [3] und plädieren dafür, als Unternehmen möglichst wenig Masse zu akkumulieren. Die Frage kann man grundsätzlich nehmen und auf viele Bereiche übertragen: man kommt nicht nur meist mit weniger aus, als man denkt, man ist auch einfach besser.