Praktische und kostengünstige Anwendungen fürs Unternehmen: Enterprise 2.0 – Online-Tools im Überblick
Der Einsatz von Web-2.0-Technologien in Unternehmen hinkt der allgemeinen Verbreitung um ein Vielfaches hinterher. Zu diesem Ergebnis kommt zum Beispiel die Studie „Enterprise 2.0 – Analyse zu Stand und Perspektiven in der deutschen Wirtschaft“ des deutschen IT-Branchendienstes Bitkom [1]. Egal, ob es sich um klassische Anwendungsfelder wie beispielsweise Office-Programme oder um neue Arten der Zusammenarbeit aus dem Bereich Social Networks handelt: Enterprise 2.0 steht noch vor dem Durchbruch.
Dabei liegen die Vorteile recht klar auf der Hand: Enterprise 2.0 ermöglicht beispielsweise einen offenen Dialog, verbessert die interne Kommunikation und kann im Vergleich zu proprietären Desktop-Anwendungen oftmals sogar kostenreduzierend wirken.
Die Auswahl an geeigneten Online-Tools ist mittlerweile durchaus beachtlich.
Die Overview-Ansicht von OpenGoo hält alle wichtigen Funktionen für den schnellen Überblick und Zugriff bereit.
Besonders wichtig im Unternehmensumfeld sind die Office-Anwendungen: Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentation sind die wesentlichen Elemente. Microsoft, Marktführer im Desktopbereich, hat in den letzten Jahren neue Konkurrenten im Internet bekommen. Zoho und Google Docs sind bereits etabliert und andere sind auf einem guten Weg dahin.
Die Open-Source-Lösung OpenGoo [2] sieht sich selbst als Ersatz für Google Docs [3], bietet aber eine breitere Funktionalität. Neben den Basis-Office-Anwendungen wie Textverarbeitung, Präsentation und Tabellenkalkulation, können auch E-Mails, Termine, Kontakte und Links verwaltet werden. Alle Informationsobjekte können in so genannten „Workspaces“ organisiert und für die Zusammenarbeit freigegeben werden. Die einzelnen Objekte lassen sich kommentieren, mit Tags organisieren, sowie über Verlinkungen mit anderen Informationen verknüpfen.
Ein Schwachpunkt von OpenGoo ist bislang die fehlende Tabellenkalkulation. In der aktuellen Version 1.2 beta ist allerdings schon eine Alpha der „Spreadsheets“ enthalten, die vermutlich in der finalen Version 1.2 enthalten sein wird. Alternativen: Google Docs [4], Zoho [5], ThinkFree [6], Adobe Buzzword [7] (nur Textverarbeitung).
Das Angebot an Online-Tools zum Projektmanagement ist sehr unübersichtlich, da in diese Kategorie viele Programme fallen, die über die reine Projektverwaltung hinaus noch diverse andere Funktionalitäten mitbringen. Um hier die optimale Lösung für ein Unternehmen zu finden, sollte schon im Vorfeld eine detaillierte Bedarfsanalyse durchgeführt werden. Die umfangreichen Lösungen wie beispielsweise eGroupware oder Project.net dürften für viele Einsatzzwecke etwas überdimensioniert sein. Funktional schlankere Lösungen können unter Umständen besser und schneller in die internen Arbeitsabläufe integriert werden.
Die Projektmanagement-Software Redmine [8] ist ein lizenzkostenfreies Open-Source-Projekt, das technologisch auf Ruby-On-Rails setzt. Redmine verfügt über alle gängigen Funktionen eines Projektmanagement-Tools wie beispielsweise Diskussionsforen, Wiki, Dokumentenverwaltung, E-Mail oder Ticket-Verwaltung. Die Stärken von Redmine liegen in der Subversion und der Ticket-Verwaltung, die besonders bei der Entwicklung von Softwareprojekten in der Gruppe zum Tragen kommen. Alternativen: eGroupWare [9], Project.net [10], ProjectPier [11].
Der Begriff Collaboration ist in diesem Zusammenhang nicht mehr mit dem traditionellen Verständnis von Zusammenarbeit gleichzusetzen, sondern definiert sich durch die Verfügbarkeit der Web-2.0-Technologien grundsätzlich neu. Unternehmen bekommen mit diesen Technologien die Chance auf einen offenen Wissensdialog, der Entwicklungen entscheidend beschleunigen könnte. Diese Web-2.0-Techniken werden auch als Social Software bezeichnet und umfassen Wikis, Blogs, Instant Messaging bzw. Microblogging, Social Bookmarking, Tagging und Social-Networking-Anwendungen.
Wikis eignen sich dabei besonders gut zum Sammeln von Informationen, die alle Mitarbeiter eines Unternehmens lesen, bearbeiten und erstellen können. Weitere Möglichkeiten der Zusammenarbeit bieten dann spezielle Collaboration-Tools, in denen zum Teil auch Wikis integriert sind.
Die Enterprise-Lösung SocialText [12] bietet Unternehmen eine Vielzahl an Komponenten an. Als klassisches
Enterprise-Wiki gestartet, wurde SocialText kontinuierlich zu einer
Collaboration-Suite ausgebaut. Gesteuert wird die Suite über ein
Dashboard, das alle Funktionen übersichtlich darstellen kann und von
jedem Benutzer über Widgets an die eigenen Bedürfnisse angepasst wird.
Die wichtigsten Komponenten sind die an die Facebook-Funktionalität
angelehnte Profil-Plattform „People“ und die Wiki-Anwendung
„Workspaces“. Als Ergänzung bekommt die Enterprise-Plattform noch das
Microblogging-Tool „Signals“ hinzu, mit der den Mitarbeitern ein
weiterer Kommunikationskanal zur Verfügung gestellt wird. Noch befindet
sich „Signals“ aber in der Beta-Phase.
Für die Darstellung eines Unternehmens nach außen kann ein
Corporate Weblog sehr gut geeignet sein. Mehr darüber im Artikel von Timo Lommatzsch ab Seite 30.
Die Blogging-Plattform TypePad [13] bietet Unternehmen gehostete Blogs an, die zudem mit einem sehr großen Funktionsumfang ausgestattet sind.
Neben den herkömmlichen Blogfunktionen besitzt TypePad eine
Schnittstelle für den mobilen Zugriff, mit dem die Autoren auch von
unterwegs via Smartphone bloggen können. Interessant für Unternehmen
ist daneben die Möglichkeit, E-Commerce-Angebote einzubinden. Weitere
Funktionen lassen sich durch eine große Auswahl an Widgets leicht
hinzufügen. Alternativen: WordPress [14], Blogger [15], Habari [16].
In der Reportansicht von mite lassen sich alle Leistungen, Zeiten und Projekte übersichtlich darstellen und Optimierungspotenziale erkennen.
Unternehmen, die häufig mit freien Mitarbeitern arbeiten, sind auf
eine gut funktionierende Zeiterfassung angewiesen. Da freie Mitarbeiter
zusätzlich häufig im Home-Office arbeiten, wird die Erfassung der
Arbeitszeit auch zur Vertrauenssache. Abhilfe schafft hier eine
webbasierte Anwendung, die zugleich von verteilten Arbeitsgruppen genutzt
werden kann.
Das Online-Tool mite [17] ist ein schlankes Zeiterfassungstool, mit der man die Arbeitszeit von
mehreren Teammitgliedern erfassen und auswerten kann. Besonders
interessant: Auch den Kunden kann man in mite einen Zugriff auf die
erfassten Arbeitszeiten geben. Alternative: TrackMyPeople [18].
Das verteilte Arbeiten in wechselnden Gruppen wird im Zuge der
Globalisierung immer wichtiger. Auch wenn sich durch den Einsatz von
verschiedenen Web 2.0-Technologien die Zusammenarbeit stark verbessern
lässt, die persönlichen Gespräche werden dadurch nicht ersetzt. In
Fällen wo dies nicht möglich ist bieten sich Online-Video-Konferenzen
an.
Die Stärke von Dimdim [19] im Vergleich zu anderen Lösungen liegt in der webbasierten Anwendung.
Audio- und Video-Konferenzen sind genauso möglich wie das Sharing von
Screens und Webpages. Präsentationen können zudem mit einem „digitalen Laserpointer“ geführt
werden. Einen Mehrwert bietet auch die Option, eine Konferenz
aufzunehmen und zu beliebigen Zeitpunkten wieder abzurufen.
Die Möglichkeit mit Microblogging einen zusätzlichen
Kommunikationskanal für einen einfachen und direkten Echtzeitdialog zu
erhalten, ist auch für Unternehmen interessant. Siehe dazu auch den Artikel von Nicole Simon ab Seite 26.
Die Microblogging-Plattform Yammer [20] hat sich von Anfang an als
Enterprise-Plattform für den internen Einsatz verstanden. Anders als beim populären Vorbild
Twitter können sich Nutzer nur per Einladungsmail und mit einer
entsprechenden E-Mail-Adresse in die geschlossenen
Unternehmensnetzwerke einklinken. Alternativen: Co-op [21], Communote [22].
Falk Hedemann arbeitet als freiberuflicher Infobroker und Online-Journalist. Seine inhaltlichen Schwerpunkte liegen in den Bereichen Open Source und Web 2.0, zu denen er auch bloggt. Seit April 2008 schreibt er für die t3n-Website als freier News-Redakteur. Darüber hinaus betreut er das deutsche Blognetzwerk von Creative Weblogging.
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Vielen Dank für die sehr hilfreichen Hinweise! Von dimdim hatte ich bis jetzt noch nichts gehört, nur webex.