Das Newsletter-System baut auf dem CMS eZ Publish auf, kann jedoch über die API des aus Norwegen stammenden Content Management Systems als eigenständige Newsletter-Applikation betrieben werden. Die Installation ist durch die Nutzung des eZ-Publish-Setup-Wizard in nur wenigen Schritten erledigt. Dabei wird ein paketbasiertes Installationssystem verwendet, wodurch der Anwender stets die aktuellsten Pakete direkt aus dem Internet erhält [1]. eZ Newsletter besteht aus mehreren Komponenten, die während des Setup-Vorgangs installiert werden. Neben den benötigten Softwarekomponenten werden auch Beispielinhalte eingespielt und Konfigurationen automatisch vorgenommen. Zudem werden mehrere Newsletter-Designvorlagen für verschiedene Anwendungsbereiche mitgeliefert.

Während des Setup-Vorgangs kann der Anwender unter anderem den Hostnamen, die E-Mail-Versandeinstellungen sowie die zu verwendende Datenbank auswählen. Nachdem das Setup in wenigen Minuten die komplette Einrichtung abgeschlossen hat, erhält der Anwender einen Link zur Administrationsoberfläche des Newsletters.

Das System lässt sich über die Administrationsoberfläche konfigurieren und den persönlichen Anforderungen entsprechend anpassen. Die Einrichtung eines oder mehrerer Newsletter gestaltet sich einfach und flexibel. Die Newsletter und die Empfängerlisten werden getrennt voneinander verwaltet. Somit besteht die Möglichkeit, die Empfängerliste(n) den erstellten Newslettern frei zuzuordnen. Empfänger können bequem über einen CSV-Import in das System übernommen werden. Über die Profilsuche kann der Administrator einzelne Empfänger suchen und eine Übersicht über deren Profil und die von ihnen abonnierten Newsletter erhalten. In dieser Maske können auch Veränderungen an den Profildaten und an den Abonnements selbst vorgenommen werden.

Interessierte können einen Newsletter abonnieren, indem sie entweder
ihre Profildaten in ein Registrierungsformular auf der Website eingeben
oder eine E-Mail an eine vordefinierte Adresse senden. Das Abmelden von Newslettern gelingt ebenfalls über diese beiden Wege.

Beim Erstellen eines Newsletters bietet ein Wizard seine Hilfe an, über den zunächst alle Rahmendaten für einen Newsletter-Typ erfasst werden. Hierbei wird die Absenderadresse festgelegt, es kann ein Standardtext für die Einleitung oder die Fußzeile definiert werden. Die Designvorlagen sowie die Empfängerliste(n) werden zugeordnet. Zusätzlich kann an dieser Stelle das Ausgabeformat ausgewählt werden. Der Administrator hat die Wahl zwischen Newslettern mit verlinkten Bildern oder mit eingebetteten Bildern sowie die Option eines Newsletters per SMS-Nachricht. Nachdem alle benötigten Rahmendaten und ein Speicherort für zukünftige Newsletterausgaben festgelegt wurden, kann ein neuer Newsletter erstellt werden. Für jede neue Ausgabe eines Newsletters werden alle Standardeinstellungen des jeweiligen Newsletter-Typs übernommen.

Titel, Sendezeitpunkt und die Inhalte werden für jede Newsletter-Ausgabe individuell festgelegt. Wurde ein Einleitungstext in den Rahmendaten vordefiniert, wird dieser automatisch in die Newsletter-Ausgabe übernommen. Anschließend wird der Newsletter mit Inhalten gefüllt. Am Anfang steht dabei eine Abbildung, die im Newsletter als Titelbild erscheint und aus eigenen Bildern oder einem der vorinstallierten Beispielbilder ausgewählt werden kann, die in der Medienbibliothek zentral gespeichert sind. Anschließend werden mehrere Artikel aus einem Artikel-Pool ausgewählt, die den gewünschten Inhalt des Newsletters abbilden. Mehrere Beispielartikel aus verschiedenen Bereichen gehören zum „Lieferumfang“ und sollen dabei helfen, in kürzester Zeit erste Resultate zu erzielen. Nachdem alle erforderlichen Daten eingegeben wurden, kann man sich eine Online-Vorschau des zukünftigen Newsletters anschauen oder sich eine Vorschau per E-Mail zusenden lassen. Entspricht der erstellte Newsletter den Vorstellungen, kehrt man in die Bearbeitung zurück und publiziert den Newsletter. Das System verschickt den Newsletter zu einem frei wählbaren Zeitpunkt.

Das System bietet ein nach Newsletter-Typen gruppiertes Archiv, in dem alle bereits versendeten Newsletter eingesehen werden können. Zusätzlich erhält man dort statistische Daten zu jedem Newsletter, unter anderem die Anzahl der Empfänger und die Anzahl derer, die den Newsletter tatsächlich gelesen haben. Bei aktiven Newslettern informiert das System über den Versandstatus. Darüber hinaus kann eine Liste von allen wiederkehrenden Newslettern und deren nächsten Sendezeitpunkten dargestellt werden. Zudem verfügt das System über ein automatisches Bouncemanagement, das ungültige Registrierungen erkennt und deaktiviert.

Die mit der Installation mitgelieferten Newsletter-Designs zeigen beispielhafte Gestaltungsmöglichkeiten für einen Unternehmens-Newsletter, für einen allgemeinen Newsletter und für einen Newsletter mit aktuellen Produkten aus einem Webshop. Der in eZ Publish integrierte Webshop kann dabei genutzt werden, um Newsletter mit den beliebtesten Produkten oder aktuellen Angeboten an die Kunden zu versenden.

Durch Verwendung der eZ-Publish-Template-Engine können Newsletter realisiert werden, die aktuelle Daten direkt aus dem System flexibel einbinden. Die dynamische Einbindung von Inhalten kann mit wiederkehrenden Newslettern kombiniert werden. Dadurch kann zum Beispiel ein monatlicher Newsletter mit aktuellen Artikeln der letzten drei Wochen versendet werden. Zudem können auch Daten von externen Systemen über standardisierte Schnittstellen wie XML/RSS eingebunden werden, um diese anschließend per Newsletter zu versenden. Eine weitere interessante Option bietet die integrierte SMS-Funktionalität. Neben E-Mails können auch SMS-Nachrichten mit dem Newsletter-System versendet werden, um die Empfänger schnell und direkt über wichtige Neuerungen zu informieren. Die Einbindung dynamischer Inhalte in SMS-Nachrichten ist ebenfalls in vollem Umfang nutzbar.

Das System kann durch das Einspielen eigener Newsletter-Designs individualisiert werden. Diese beinhalten Templates mit HTML-Strukturen sowie Stylesheet-Informationen, die das Aussehen des Newsletters festlegen. Die Newsletter können durch Verwendung von verschiedenen Schlüsselwörtern für den jeweiligen Empfänger personalisiert werden, etwa um den Namen des Empfängers im Einleitungstext zu erwähnen.

Um weitere Funktionen zu realisieren, kann eZ Publish als Framework genutzt und beliebig erweitert werden. Durch das Plugin-Konzept von eZ Publish können beliebige eigene Implementationen an verschiedenen Stellen des Systems aktiviert werden. So könnte man etwa die Template-Engine um eigene Operatoren erweitern, um die Daten für Newsletter aufzubereiten. Darüber hinaus können eigene Workflows verwendet werden, die nach oder vor der Publizierung eines Newsletters aktiviert werden. Zur Realisierung solcher Erweiterungen und zur Anbindung an andere (Content Management) Systeme stellt eZ Publish eine umfangreiche API [2] zur Verfügung.

eZ Newsletter ist ein System, das durch einfache Handhabung von Installation und Konfiguration sowie flexible Anpassungsmöglichkeiten punktet. Die mitgelieferten Newsletter-Vorlagen und die übersichtliche Bedienoberfläche vereinfachen zudem den Einstieg in das System. Auch in Sachen Performance gibt eZ Newsletter ein gutes Bild ab: Der Versand eines Newsletters kann von einem oder mehreren E-Mail-Servern gleichzeitig durchgeführt werden – so lassen sich rund 10.000 Newsletter innerhalb einer halben Stunde generieren und versenden. eZ Newsletter ist als freie Version im Rahmen der GPL nutzbar. Zusätzlich wird ein Servicemodell angeboten, das professionelle Unterstützung bietet. Dieses umfasst unter anderem automatische Updates, System-Support sowie ein Benutzerhandbuch.