Von „zahlreichen Mythen“ im Zusammenhang mit Enterprise 2.0 sprach beispielsweise Frank Schönefeld von T-Systems beim „Enterprise 2.0 Forum“ im Februar. So wird von einer neuen Generation von Arbeitnehmern ausgegangen, die neue und komplett umgestaltete Arbeitsorganisationen verlangen, um in den Unternehmen effektiv arbeiten zu können. Enterprise 2.0 soll außerdem Ineffizienzen im bestehenden Informations- und Wissensmanagement von Unternehmen auflösen. Dabei sollen unter anderem die E-Mail-Fluten redundanter Informations- und Wissenshaltung sowie die verteilten Informations- und Dokumentendatenbanken abgebaut und für das Unternehmen nutzbar gemacht werden. Und schließlich wird von den immensen, nicht erschlossenen Wertschöpfungsmöglichkeiten kollaborativer Prozesse gesprochen. Und nicht zuletzt taucht immer wieder die Veränderung der Unternehmenskultur auf, die mit diesem Thema einhergehen muss.

Folgt man den Mythen und Argumentationen, hat es den Anschein, dass das bisherige Informations- und Wissensmanagement die Probleme weder im Ansatz noch in der Umsetzung lösen konnte. Und dass Social Software nun die Wunderwaffe ist, das zu ändern. Es stellt sich nun die Frage, ob dies wirklich so ist und was das so Besondere an den neuen Anwendungen im Vergleich zu bisherigen Lösungen ist.

Was ist nun aber das Besondere an Enterprise 2.0? Und vor allem: Was ist das Neue, was Generationen von Informations- und Wissensmanagement-Experten bisher nicht erkannt und ausgeschöpft haben? Was unterscheidet Social-Software-Werkzeuge wie Weblogs, Wikis, Social Networks oder Rating-Systeme von den bisher bekannten Lösungen?

Die neuen Tools basieren beispielsweise in der Regel auf einer Reihe von Open-Source-Technologien. Ferner sind sie technologisch eher „leichtgewichtig“, was eine schnelle und unkomplizierte Implementierung und damit eine relativ schnelle Nutzung ermöglicht. Im Vergleich zu bisherigen Content-, Dokumenten- und Wissensmanagement-Technologien (CDW-Technologien) bieten die Social-Software-Anwendungen damit auf der Zeit- und Kosten-Dimension durchaus Vorteile für eine breitere Anwendung. Sprich: Mehr Organisationen und Organisationseinheiten können es sich überhaupt leisten, solche Werkzeuge einzusetzen.

Ein weiterer Punkt, der als Unterscheidungsmerkmal für die neue Technologiegeneration angeführt wird, ist die verbesserte Usability der Anwendungen. Während klassische CDW-Technologien oftmals umständlichen Bedienkonzepten unterworfen sind und Mitarbeiter Schulungen für deren Nutzung bedürfen, beschränkt sich das Anwendungskonzept der Social Software auf wesentliche Funktionen und deren vereinfachte Darstellung. Dies führt zu einer höheren Anwendungsakzeptanz bei den Nutzern und damit zu einer verbreiteten Anwendung.

Wenngleich die angeführten Besonderheiten zu einer deutlich breiteren Anwendung führen, so stellen sie doch konzeptionell nur kleine Veränderungen im Vergleich zu alten CDW-Technologien dar. Das im Wesentlichen nicht nur evolutionäre, sondern revolutionäre Merkmal der Social Software liegt in der sozialen Dimension der Anwendungskonzepte. Denn klassische CDW-Technologien basieren im Wesentlichen auf dem Sender-Empfänger-Paradigma, so dass es wenige konkret abgestellte und ausgebildete „Autoren“ und „Beitragende“ gibt und eine Vielzahl von „Empfängern“ und „Nutzern“ der abgelegten Informationen und Dokumente. Social Software basiert hingegen auf dem Grundgedanken, dass jeder zugleich „Autor“ und „Nutzer“ der Informationseinheiten sein kann. Statt die Inputprozesse restriktiv und reglementiert zu gestalten, basieren die Social Software-Konzepte auf einem offenen und sich selbst reglementierenden Prozess.

Als Effekt werden eine verbesserte Akzeptanz und schließlich ein besserer Input für die im System zu findenden Informations- und Wissenseinheiten angestrebt. Das Ziel ist, eine breitere Informations- und Wissensbasis zu schaffen. Die hohe Akzeptanz und die transparente Teilnahme sorgen in der Folge für einen Selbstregulationsprozess, so dass falsche, irrelevante oder subjektiv beladene Informationen und Wissenseinheiten besser erkannt werden. Im Vergleich zu klassischen CDW-Technologien können damit Veränderungen in der Informations- und Wissensbasis schneller erfasst werden.

Was sind nun die Anwendungsbereiche, für die der Einsatz von Social Software in Unternehmen einen Sinn macht? Kurz gesagt: Überall dort, wo Veränderungen der Informations- und Wissensbasis geschäftsrelevant oder gar geschäftskritisch sind, bieten die Ansätze der Social Software eindeutige Vorteile.

Für eine Systematisierung der Anwendungsbereiche ist es daher sinnvoll, zwischen zwei Dingen zu unterscheiden:

• dem „statischen Unternehmenswissen“: Informationen, Dokumente, Wissen rund um Organisationsstrukturen und Geschäftsvorfälle, definierte Arbeits- und Organisationsmethoden sowie Ressourcen- und Planungsdaten
• dem „dynamischen Unternehmenswissen“: dynamische Informationen, Dokumente, also das Wissen über Veränderungen der statischen Situationsbeschreibungen.

Setzt man dies in Relation zu einem einfachen Informations- und Wissenswertschöpfungsprozess, der von der Gewinnung über die Entwicklung bis zur Verteilung reicht, lassen sich Social-Software-Anwendungen wie folgt grundlegend systematisieren:

Wiki-Anwendungen haben ihren größten Anwendungsnutzen im Bereich der Dokumentation und Wissensentwicklung. Bekannte Anwendungsbeispiele aus dem europäischen Unternehmensumfeld sind die BTpedia (Unternehmens-Wiki der British Telecom) oder die Unternehmenswikis von Bosch Diesel Systems, Fraport AG oder Synaxon.

Am Beispiel der BTpedia lässt sich dabei gut verdeutlichen, was das Besondere im Vergleich zu klassischen Anwendungen ist: Im Wesentlichen sollen in der BTpedia Prozesse und Projekte dokumentiert werden. Daneben bieten ein Glossar und eine „Coworker Knowledge Base“ weitere Anwendungsfelder. Statt wie bisher durch ein dediziertes Prozess- beziehungsweise Projektdokumentationsteam können hier alle Mitarbeiter Ergänzungen zu den Projektabläufen festhalten und ergänzen. Dabei gilt die letzte Version der Prozessdefinition jeweils als Grundlage für neue Projekte. Prozessveränderungen können über die Kommentierungs- und Diskussionsmöglichkeiten von jedem eingebracht werden.

Im Vergleich zu klassischen Prozessdokumentationsvorgängen bedeuten der erweiterte Autorenkreis und der integrierte Rückkopplungsprozess eine wesentliche Beschleunigung in Bezug auf notwendige Prozessreviews und letztlich die angestrebte Prozessverbesserung.

Im Vergleich zu Wiki-Anwendungen wirken Social Networks auf einer anderen Ebene. Richtig eingesetzt, machen sie die Veränderungen bei den Kompetenzen der Mitarbeiter transparent. Als herausstehende Beispiele sind hierbei die BluePages von IBM wie auch das Social Network von Vodafone zu nennen.

Während die BluePages von IBM einen erweiterten Directory-Service darstellen, bei dem jeder jeden Mitarbeiter mit Schlagworten auszeichnen kann, basiert das Social Network von Vodafone auf einer Auswertung der Urheberschaft der Mitarbeiter an den Informationen, Dokumenten und dem Wissen in den unternehmensweiten Informationssystemen. Veränderungen in der Informations- und Wissensbasis werden damit für Mitarbeiter leichter erkennbar, wenn sie beispielsweise die Statusinformationen ihrer Vernetzungspartner verfolgen.

Während Wiki- und Social-Network-Plattformen ihren Schwerpunkt in der Erfassung und Entwicklung der Veränderungen der Informations- und Wissensbasis haben, dienen die Weblog- und Microblogging-Systeme stärker zur Kommunikation und Weiterleitung der Inhalte.

Weblogs dienen dabei vor allem der Verbreitung von längeren und damit wieder stärker systematisierten und statischeren Gesamtzusammenhängen. Microblogging-Systeme mit der Beschränkung auf kurze Statusinformationen bieten im Vergleich dazu die Möglichkeit, auch weniger strukturierte und systematisierte Informationen festzuhalten und im Unternehmen transparent zu machen. So können zum Beispiel Veränderungen von Statusinformationen zu Kundenkontakten, die im Kundenservice erfasst und per Microblogging verbreitet werden, zu einer schnelleren Reaktion im Account-Management führen.

Der Einsatz von Social Software im Unternehmen stellt insgesamt keine substituierende Maßnahme zu klassischen CDW-Technologien dar, sondern spielt eher eine komplementäre und weiterführende Rolle. Social-Software-Instrumente helfen, Veränderungsinformationen zu Geschäftsabläufen und -systemen schneller transparent zu machen und unterstützen die Wandlungsfähigkeit von Unternehmen – eine Basis-Überlebensstrategie für Unternehmen in anspruchsvollen und dynamischen Märkten.