Digitale Wirtschaft

Die besten Tricks bei der Budgetplanung für Freelancer und Agenturen

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Stundensatz einer vierköpfigen Agentur

Basis der Stundensatzermittlung ist die Erfassung aller monatlichen Kosten. Berechnen wir beispielhaft den Stundensatz einer vierköpfigen Agentur, deren Personalkosten inklusive der Lohnnebenkosten 20.000 Euro betragen. Für Miete, Leasing, Strom, Heizung, Telefon, Internet fallen monatlich weitere 3.000 Euro an. Nicht zu vergessen sind bei der Erfassung aller monatlicher Kosten auch Posten, die nur einmal im Jahr abgebucht und deshalb bei einer Auflistung oftmals übersehen werden. Kosten für den Jahresabschluss, Versicherungen und Pflichtbeiträge für die IHK und die Berufsgenossenschaft sind jedoch schnell gefunden, wenn Stück für Stück die Kontoauszüge des Vorjahres durchgegangen werden. Auch überraschende, banale Kosten fallen an, beispielsweise die Neuanschaffung eines Bürostuhls oder einer Kaffeemaschine. Zusammen mit kontinuierlich anfallenden Investitionen lassen sich hierfür 3.000 Euro monatlich ansetzen. Ohne dass zusätzliche Kosten durch eine konkrete Projektarbeit entstehen, die unter Umständen weitere Kosten nach sich zieht, muss die vierköpfige Agentur also 26.000 Euro im Monat erwirtschaften.

Bei einer Arbeitszeit von acht Stunden und einer Fünf-Tage-Woche ergibt sich eine maximale Agenturleistung von 640 Stunden im Monat. Diese Zahl reduziert sich durch Urlaubstage und Fehltage, wie beispielsweise Krankheit, um 20 Prozent. Eine weitere Reduzierung der potenziell abzurechnenden Stunden um 10 Prozent ergibt sich aus Tätigkeiten, die sich keinem Kunden oder keinem Projekt direkt zuordnen lassen. Auch wenn kein Kreativer seine Plauderei unter Kollegen als unproduktive Zeit betrachtet, kalkulatorisch ist sie das. Somit stehen der Agentur rechnerisch im Monat 448 potentiell abrechnungsfähige Stunden zur Verfügung. 26.000 Euro durch 448 Stunden ergibt in diesem ersten Schritt einen notwendigen Stundensatz von 58 Euro.

Damit ist aber der tatsächlich notwendige Stundensatz noch nicht ermittelt. Ein Unternehmerlohn setzt sich nicht nur aus der Position des eigenen Gehaltes zusammen. Dann müsste der Agenturinhaber oder der Freiberufler nicht das Risiko der Selbständigkeit eingehen. Um den steuerlichen Aspekten und einer angemessenen Gewinnerwartung Rechnung zu tragen, werden dem im ersten Schritt ermittelten Stundensatz 30 Prozent aufgeschlagen.

Eine Agentur mit dieser exemplarisch angenommen Kostenstruktur muss damit betriebswirtschaftlich sinnvoll einen Stundensatz von 75 Euro berechnen. Je nach Agenturgröße verschiebt sich der Stundensatz, beispielsweise durch Sekretariats- oder Buchhaltungskosten, die ebenfalls durch die Kreativleistung erwirtschaftet werden müssen. Die geografischen und zeitlichen Nutzungsrechte sind in der Kalkulation noch nicht berücksichtigt. Das sind die Aufschläge, die einem in Preisverhandlungen Luft verschaffen, um dem Gegenüber seinen gewünschten Rabatt zu gewähren.

Freiberufler sollten nicht weniger berechnen

Selbstverständlich hat ein Freiberufler weniger Kosten für Miete und Infrastruktur als eine Agentur, aber der freiberufliche Grafiker oder Datenbankprogrammierer kann auch nur seine eigene Arbeitsleistung berechnen. Die Fehlzeiten sollten etwas großzügiger bedacht werden. In einer Agentur kann ein Kollege unerwartete Ausfälle kompensieren. Ein Freiberufler aber stellt während einer Krankheit keine Rechnungen. Bei einem Kostenapparat von 6.000 Euro und einer maximal zu berechnenden Stundenzahl von 100 im Monat ergibt sich in etwa der identische Stundensatz, wie ihn auch eine Agentur ansetzen muss.

Die häufige Praxis, dass Freiberufler sechs oder sieben Tage die Woche arbeiten, hängt oftmals mit der falschen Berechnung der Arbeitsleistung zusammen. Wenn man nun die Agenturrechnungen in der Praxis untersucht, ist es kein Wunder, dass bei berechneten Stundensätzen von 40 oder 50 Euro zahlreiche Kreative leider permanent am Existenzlimit agieren.

Ein auch häufig vorgetragenes Argument von Agenturen und Freiberuflern ist, dass der Markt keine besseren Honorare hergibt und man auf Grund der Konkurrenzsituation zu niedrigen Preisen gezwungen ist. Das mag natürlich stimmen, nutzt aber dem eigenen Kontostand wenig. Man wird es immer wieder mit Wettbewerbern zu tun haben, die mit Dumpingpreisen in den Markt drängen. Ein hauptberuflich tätiger Freiberufler oder eine Agentur kann niemals preislich mit einem Studenten mithalten können, der seine Dienste als Webdesigner nebenher für 20 Euro die Stunde anbietet. Nicht selten ist es wirtschaftlich sinnvoll, auf einen Auftrag zu verzichten und sich auf die Kunden zu konzentrieren, die bereit sind, ein angemessenes Honorar zu bezahlen.

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11 Kommentare
narc
narc

Perfekt formuliert und alles Nötige zusammengefasst, dem ist wirklich nichts mehr hinzuzufügen. Ich persönlich hatte erst vor Kurzem ein Gespräch mit einem potenziellen Neukunden. Meine Kalkulation war schon recht stramm kalkuliert, als ich dann hörte: „Aber Sie sind doch allein, warum kostet diese Dienstleistung bei Ihnen soviel“ – habe ich komplett abgewunken, leider wollte sich der Herr auf kein Kompromiss einlassen.

Das Problem von uns Freelancern, ist eben das bereits angesprochene, wird man krank zieht sich der Auftrag in die Länge, der Kunde wird verärgert oder droht mit einer Vertragsstrafe. Die meisten mittelständischen Unternehmen nehmen lieber noch mehr Geld in die Hand und beauftragen gleich eine große Agentur – auch wenn die Qualität der Arbeit nicht unbedingt besser wird.

Traurig aber war, ist ein ständiger Spagat bei einem Freelancer.

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Fach kräfte und Mangel
Fach kräfte und Mangel

Man müsste mal eine kleine Tabelle mit unterschiedlichen Rechenwegen aufzeigen. Meist kommt man dann auf ich glaube 1600(?) Stunden pro Jahr auf die man das Brutto(Steuern, Krankenkasse,Kosten,…)gehalt verteilen muss um gleich gut zu stehen wie der gleich-verdienende Festangestellte.

Zahlungs-Ausfälle muss man (möglicherweise speziell bei Medien-Jobs) auch einkalkulieren. Neulich bei einer Auswanderer-Doku so in etwa aus Erinnerung zitiert: „Hier hatte ich in einem Jahr so viele Zahlungsausfälle wie in 10 Jahren in Deutschland nicht.“
Auch Trivialpatente und Abmahnungen kosten Geld.
Das viele Vertragsklauseln unzulässig sind und man alle Verträge vom eigenen Anwalt kostenpflichtig überprüfen lassen muss, wissen viele vielleicht auch nicht.

Die Gewerkschaften mag ich zwar nicht so besonders aber je nach Branche gibts durchaus Hinweise und Quasi-Preislisten für beispielsweise Kreativleistungen die man regelmäßig checken sollte. Bei Abmahnungen werden gerne die offiziellen Preislisten zugrunde gelegt (z.b. 200 Euro für ein Foto) obwohl in Wirklichkeit bei den legalen Foto-Vermarktungs-Servern der Bildagenturen viele Bilder für 7,50 Euro zu haben sind. Wenn die Versicherung bezahlen soll, schaut man in die Schwacke-Liste. Wenn man selber kaufen oder verkaufen will, schaut man bei Autoscout usw. . Die Existenz unterschiedlicher unterschiedlich zweckmäßiger Listen muss man auch lernen. Salz und Pfeffer sind beides Gewürze aber meist wohl eher nicht austauschbar. Die Gewerkschafts-Statistik über die Informatiker-Einstiegs-Gehälter ist ja nur für Unternehmen mit Haustarif-Vertrag bzw. Tarif-Vertrag (also oft Mittelständler). Viele Informatiker arbeiten aber eher für kleine Klitschen und können von diesen „offiziellen“ Löhnen, die den Abiturienten jedes Jahr zeitlich zur Uni-Anmeldung (also vor den Sommerferien) passend präsentiert werden, eher oft nur träumen.

Und warum denn kommen Konkurrenten ? Weil keiner den Schülern aufzeigt, welche Berufe (Medien, aber auch Informatik,…) zu viele Studenten haben bzw. wie hoch die Übernahmequoten sind.
In einer echten Marktwirtschaft produziere ich ja keine Weihnachtsmänner, Autos oder Osterhasen wenn die Läden noch welche abverkaufen und die Regale voll sind. Ausbildungs-Plätze und Studienplätze für ausweglose Berufe hingegen finden leider zu viele Teilnehmer und belasten jeden Monat mehr den Arbeitsmarkt. Siehe z.B. Redakteure von der Frankfurter Rundschau, Financial Times Deutschland, 34 Stellen heute irgendwo bei einem größeren Verlag und anderen Zeitungen und Zeitschriften wo aktuell ständig entlassen wird. Werden deswegen weniger Journalisten ausgebildet ? Usw.
Echte Informatiker wissen das schon lange. Fachinformatiker (Betrieb+Berufsschule) ist wohl ok. Alles andere ist problematisch weil man für gute Software eher selten belohnt wird. Oder wie viel gute Software und überlegene Apps kennt ihr ? Die BMWs und Rolexe haben doch wohl eher die BWLer, Juristen und Aufsichtsräte im Unternehmen.
Und wenn man Dinge (Software-Produkte) kauft, wo man keine „Handwerker“(Software-Techniker mit ganz superspeziellen API- bzw. Anwendungskenntnissen) findet und dann wegen Fachkräftemangel „jammert“, ist man selber schuld. Kühlschränke, Fernseher, Autos,… kann jeder entsprechende Handwerker-Geselle einbauen und warten und reparieren und von den Herstellern gibts auch Fortbildungen und wer die offizielle Werks-Werkstatt nicht mag kann freie Werkstätten nehmen und sich auch im Urlaub das Auto problemlos in der Walachei reparieren lassen. Die Ludolfs kennen alle möglichen Automodelle seit 50-80 Jahren. Wie viele kennen alle Oracle-Versionen oder Nokia-Phone-Firmwares oder SAP-Versionen oder können Datenbanken genau so gut administrieren wie HandwerkerGesellen (ohne Abitur!) einen Gasbrenner oder alle gängigen Auto-Modelle ? Keep it so simple that you can handle it. Wer sich Knebel-Wartungs-Verträge u.ä. aufschwatzen lässt und wegen Support-Wegfalls alle paar Jahre immer wieder teuer neu kaufen muss, macht was falsch. Gleichzeitig stimmen in der Softwarebranche Preis-Leistung oft nicht. Beide Seiten sind unzufrieden. Tja.

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jswebschmiede

Hallo,
das ist wirklich gut. „…relative haben oft Probleme bei der Berechnung ihres Stundensatzes…“ das glaub ich weniger, eher das jemand den Bezahlt. Was in Deutschland mittlerweile los ist unfassbar, Freelancer bekommen Stundenlöhne in Höhe von 10 € die Stunde, von manch Agentur angesagt und die finden das noch nicht mal unverschämt.

Also besser mal eine Artikel über Lohn Dumping im Freelancer Bereich.

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Andreas Frank

@jswebschmiede: Ist auch das Blog vom Autor. :-)

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Sebastian

Interessanter Artikel. Gibt’s nicht eine web app mit der ich mir meinen Stundensatz ermitteln kann?

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Andreas Frank

@Sebastian: Einen Stundensatz musst Du ja nicht jeden Tag oder oder Monat neu kalkulieren, nur wenn sich in Deiner Kostenstruktur etwas gravierendes ändert. Von daher ist eine App eine gute Idee, aber nicht unbedingt nötig. Gerne kann ich Dir anbieten, bei der Ermittlung Deines persönlichen Stundensatzes behilflich zu sein. Wenn Du möchtest, dann schicke mir einfach eine eMail.

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Sven
Sven

Was in der Berechnung oben noch zu kurz kommt ist der Fakt, dass man als Freelancer nicht zu 100% der Zeit ausgelastet ist.
In einer Agentur hat man idealerweise ein oder mehrere Personen die sich darum kümmern, dass permanent Aufträge da sind. Als Freelancer muss man sich darum selber kümmern und es passiert zwangsläufig, dass man Leerlaufzeiten hat. Diese sollte man bei seinem anvisiertem Stundenlohn einkalkulieren.
Ebenso trägt man auch ein unternehmerisches Risiko und man möchte auch nicht von der Hand in den Mund leben, sondern sollte auch Rücklagen einplanen.

So gesehen sollte niemand mit einem 10 Euro Stundenlohn kalkulieren, auch wenn ihm das als Angestellter netto auf die Hand vielleicht reichen würde.

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Andreas Frank

Wir hatten durch desen Artikel hier sehr viel Traffic auf unseren WerbeCheck-Seiten und es haben sich dadurch schon ein paar für beide Seiten ganz interessante Kontakte ergeben. Dafür ganz herzlichen Dank! Da die Frage aufkam, ja, den Rotstift gibt es auch bei Amazon. Allerdings nicht als Download, sondern als Taschenbuch mit 440 Seiten: http://www.amazon.de/dp/3000393293

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YUHIRO.DE

Vielen Dank Herr Frank für den Artikel,

besonders die Beispiel-Kalkulation ist sehr hilfreich. Ich denke auch das grössere Agenturen einen etwas höheren Stundensatz berechnent müssen,
da diese oftmals noch mehr Mitarbeiter haben, die nicht direkt an der Leistungserbringung beteiligt sind. Zum Beispiel Leute im Vertrieb und Marketing.

Ich habe auch eine Beispielkalkulation mit einer 10 Mann Agentur erstellt: http://www.yuhiro.de/was-ist-der-stundensatz-von-agenturen/

Dort sieht man auch, das der Stundensatz etwas höher ausfällt, als bei kleineren Firmen.

Danke für die hilfreichen Informationen.

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GeraldM
GeraldM

Hi Frank,
danke für Deinen Artikel. Als Anregung noch hier die Möglichkeit den Stundensatz auf Basis seiner jährlichen Kosten auszurechnen, mit Auslastung, Berücksichtigung der Krankheitstage, Urlaub etc.

Stundensatzrechner für freiberufliche Tätigkeit:
https://www.mein-tagwerk.de/app/stundensatzrechner.html

Gerne ausprobieren!

Beste Grüße
Gerald von tagwerk

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