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TYPO3 im Einsatz an Universitäten und Schulen: Große Anforderungen, kleine Budgets

Große Content-Management-Projekte ohne Zeit- und Budgetüberschreitungen sind heutzutage so selten wie Feuersalamander. Wenn aber sogar noch Budgetreserven für Organisation und Inhouseschulungen bleiben, dann war meist OpenSource-Software im Spiel. Die trägt im Bereich Content Management Syteme immer öfter denselben Namen: TYPO3.

10 Min. Lesezeit
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Die Wiener Universität für Bodenkultur (BOKU) [1] verfolgte genau diesen Weg und machte dabei gleich noch eine wundersame
Erfahrung: Als etwa 180 der 250 Web-Redakteure erfolgreich auf das neue
System geschult waren, sank die Nachfrage nach den TYPO3-Kursen rapide.
Kurze Zeit später war die Ursache klar: Die restlichen Redakteure
hatten vor dem Kurs schon einmal in der TYPO3-Kurzanleitung geblättert,
ein bisschen herumprobiert und fanden sich plötzlich mitten in der
produktiven Content-Erstellung wieder. Wenn das Redaktionssystem bereits vertraut und noch jede Menge Content
zu erstellen ist, bleibt keine Zeit mehr für einen Kurs.

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Diese Anekdote aus dem Alltag der Wiener
Universität ist ein gutes Beispiel für eine erfolgreiche Einführung von
TYPO3 in einer Bildungseinrichtung,
die seit jeher Wegbereiter für neue Technologien und Produkte sind und
rund um den Globus vor neuen Herausforderungen stehen. Budgetkürzungen,
autonome Verwaltungen und der Wegfall von staatlichen Unterstützungen
zwingen viele Schulen, Universitäten und Fachhochschulen zum Umdenken.
Neue Wege zur Kostenreduktion müssen gefunden und alternative Konzepte
zur Beschaffung von Geld- und Fördermitteln entwickelt werden. Auch das
Werben um Schul- und Studienanfänger rückt durch den verstärkten
Konkurrenzkampf zwischen Bildungsinstitutionen immer stärker in den
Mittelpunkt. Dafür benötigen Bildungseinrichtungen spezielle Werkzeuge,
die ihnen die Kommunikation mit ihrem Publikum ermöglichen. Schüler,
Studenten, Eltern, Mitarbeiter, Sponsoren, Fördervereine oder
Wissenschaftler wollen direkt angesprochen und eingebunden werden. Das
Kommunikationsmedium Internet wird dabei für Bildungsinstitutionen
immer mehr zum geschäftskritischen Faktor. Der Einsatz von
Content-Management-Werkzeugen, Redaktionssystemen oder
Web-Publishing-Tools
wurde lange Zeit vernachlässigt. Nicht nur die Eigenwerbung und das
Kommunikations-Tool Internet spielten häufig eine untergeordnete Rolle,
auch brauchbare Lösungen die bezahlbar sind, waren rar – von
OpenSource-Alternativen ganz zu schweigen.

Komplexes Umfeld, hohe Ansprüche

Universitäten, mit ihrem Auftrag zu Forschung und Lehre, sind seit
vielen Jahrzehnten Vorreiter beim Experimentieren mit neuen
Technologien. Somit verwundert es nicht, dass parallel zu vielen
Ministerien auch immer mehr Universitäten und Hochschulen rund um den
Globus OpenSource-Lösungen für sich entdecken. Der Bedarf an Werkzeugen
zur effizienten Kommunikation mit dem Zielpublikum, das Ziel möglichst
großer Eigenständigkeit der IT-Abteilungen und der
Universitätsinstitute sowie Budgetkürzungen in der Verwaltung schlugen
sich häufig im Wunsch nach einem Content Management System nieder. Die
Einsatzgebiete sind zahlreich: die Internet-Präsenz, das umfangreiche
Extranet mit einer Fülle an Funktionalitäten für alle Zielgruppen und
eine Intranet-Lösung mit komfortablen Verwaltungs- und
Administrationswerkzeugen.

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Angesichts einer unüberschaubaren Anzahl von statischen HTML-Seiten
sehen sich viele Universitäten und Fachhochschulen vor unüberwindliche
Probleme gestellt. Der Schritt hin zu einem CMS-basierten
Internetauftritt ist logisch und notwendig. Die Pädagogische Hochschule
Ludwigsburg [2] ging
diesen Schritt. Das Ergebnis sind mittlerweile rund 11.000 Seiten,
verteilt auf eine Hauptwebsite und 20 Instituts-Subsites, die in Blöcken
nach und nach integriert wurden. Die Institute besitzen weitgehende
Autonomie bei der Gestaltung ihrer Websites, lediglich das
grundsätzliche Layout wurde zur Einhaltung der Corporate Identity
vorgegeben. Die Universität für Bodenkultur in Wien musste ein Volumen
von rund 15.000 statischen Seiten verwalten und pflegen, als die
Entscheidung für eine umfassende Veränderung fiel. Beim Relaunch ging
man mit rund 5.000 Seiten an den Start, in weiteren Schritten wurden
die restlichen Seiten vom bereits geschulten Universitätspersonal in
das neue System überführt. Auch die Technische Universität Eindhoven [3] entschied
sich TYPO3 campusweit für den Inter- und Intranet-Auftritt zu nutzen
und startete mit etwa 5.000 der insgesamt rund 10.000 Seiten. Mit der
Trennung von Design, Inhalt und Funktionalität, die mit TYPO3
gewährleistet ist, erhalten Institute nicht nur alle Vorteile eines
Content Management Systems, sondern auch weitgehende Autonomie bei der
Gestaltung ihrer Websites.

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Eine weitere businesskritische Anforderung von Universitäten stellt
die Mandantenfähigkeit und die Authentifizierung einer großen Zahl von
Benutzern dar. Im Frontend sollen Studenten, Sponsoren, Fördervereine,
eigene Mitarbeiter oder Interessenvertretungen über personalisierte
Bereiche personen- und gruppenspezifische Informationen abrufen können.
Die Editoren müssen sich am Backend für ihren Verantwortungsbereich
anmelden können. Durch die vorhandene Infrastruktur und Organisation
war der Wunsch der Universität nach einer „Single-Sign-On-Lösung“ (mit
einmaliger Anmeldung Zugang zu allen passwortgeschützen Systemen) für
die rund 11.000 Benutzer eine logische Folge. „Die Authentifizierung
der Benutzer gegen existierende Verzeichnissysteme wie Novells eDirectory oder Microsofts Active Directory und der automatische
Import von Content aus bestehenden Datenbanken erlaubt großen
Bildungsorganisationen die einfache Integration von TYPO3“, bringt Georg
Kühnberger [4], TYPO3-Koordinator für Österreich, seine Erfahrungen bei der Einführung des Systems an der BOKU in Wien ein.

„Die Zielsetzung von Universitäten bei der Entscheidungsfindung für
ein Content Management System kann man auf einige wichtige Faktoren
reduzieren“, fasst Sander Vogels [5],
Geschäftsführer des niederländischen Internet-Dienstleisters
Netcreators, seine Erfahrungen mit der Technischen Universität
Eindhoven zusammen. „Die Zusammenführung und Aktualisierung der
Corporate-Site als Portal-Struktur sowie eine klare, hierarchische
Redakteursstruktur, die von der normalen Navigation abweichen kann,
stehen oft im Vordergrund organisatorischer Konzepte. Das komplette
Redesign der Corporate Identity sowie die Implementierung in mehreren
Sprachen, meist die Landessprache und Englisch, gehen in der
Umsetzungsphase Hand in Hand. Dank der klaren Struktur fühlen sich die
Mitarbeiter erstmals wirklich verantwortlich für ihren Content. Dass
Universitäten einen wohldefinierten Workflow benötigen, erweist sich
bei den meisten Projekten als interessante organisatorische
Herausforderung. Es gilt zumeist die Zusammenarbeit der Fakultäten zu
erreichen und im Workflow nachzubilden.“

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„Auch wenn das Zentrum der Popularität von TYPO3 in Europa liegt, so
können wir derzeit einen interessanten Trend beobachten: Das freie
Content Management System hat in den USA eine starke Eigendynamik
entwickelt“, analysiert Michelle Heizer [6], TYPO3-Koordinatorin für
den amerikanischen Markt. Viele Schulen und Universitäten weisen eine
historisch gewachsene und dezentrale Web-Ausstattung auf. Bestehende
und übernommene Systeme an vielen verschiedenen Standorten mit
unterschiedlichen Soft- und Hardwareausstattungen machen die Verwaltung
und Erweiterung bestehender Websites meist mühsam, manchmal sogar
unmöglich.

Administratoren suchen eine Applikation, die sich möglichst nahtlos
in bestehende Systemlandschaften einfügen soll, gleichzeitig aber neue,
zusätzliche Funktionalitäten anbietet. Aus ihrer eigenen universitären
Arbeit kennt Michelle Heizer die ausschlaggebenden Kriterien für
Universitäten nur zu gut: „Das war und ist das entscheidende Kriterium
für die meisten US-Institutionen sich für TYPO3 zu entscheiden. Während
ihnen die OpenSource-Lizenz die Skalierbarkeit bietet, die sie
benötigen, steht ihnen mit TYPO3 ein Framework zur Verfügung, das
diejenigen Features integriert, die das Publikum erwartet.“

Die Leistungsfähigkeit von TYPO3 steht auch bei amerikanischen
Universitäten auf dem Prüfstand. Das TYPO3 auch unter großer Last leistungsfähig ist, zeigt der Einsatz des freien CMS in großen
Handelsunternehmen und an einer Vielzahl amerikanischer
Bildungsinstitutionen. Die Stanford University, die City University of
New York , die University of Rhode Island und das Otis College of Art
and Design sind nur ein kleiner Auszug aus der täglich wachsenden Liste
amerikanischer Bildungseinrichtungen, die TYPO3 einsetzen.

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Öffentliche Institutionen als Vorreiter

Bereits 2003 bewies das ungarische Ministerium für Kinder und Jugend
Mut und entschied sich für einen in Europa noch unbeschrittenen Weg:
Das Ministerium wollte sich seinem jugendlichen Zielpublikum über ein
neues Portal präsentieren. Es setzte dabei nicht nur auf ein neues
Design und eine Fülle an Funktionalitäten, sondern auch auf OpenSource
– zum damaligen Zeitpunkt ein absolut gewagter Schritt im öffentlichen
Sektor. TYPO3 erfüllte als Werkzeug alle Ansprüche und so wurden in
kürzester Zeit zielgruppenspezifische Website-Bereiche eingerichtet,
die Online-Ausschreibungen, ein Presse-Zentrum, Newsletter-Services
sowie Download-Specials für Videos, Musik, Anleitungen oder Formulare
boten.

Einige Zeit später, im November 2004, publizierte das
österreichische Ministerium für Bildung, Wissenschaft und Kultur nach
einjähriger Analyse der 300 gängigsten CMS-Produkte seine Empfehlung:
TYPO3. Die Firma plan2net lieferte während der gesamten Evaluationszeit
die geforderte TYPO3-Expertise und sah seine Arbeit bestätigt, als
Ministerialrat Kristöfl die Empfehlung des Bundesministeriums
folgendermaßen begründete: „Für unsere Entscheidung waren die drei
Schlüsselfaktoren Usability kombiniert mit leichter Erlernbarkeit,
Funktionalität und Preis ausschlaggebend. Und da ist TYPO3 eben
unschlagbar.“ Nicht nur diese Empfehlung war der Beweggrund dafür, dass
kurz darauf die österreichische Studienbeihilfenbehörde ihre Internet-
und Intranetpräsenz mit TYPO3 realisierte. Eine komplett neue Corporate
Identity, die effiziente Anbindung an die Studienförderungsdatenbank und
das alles barrierefrei brachte der Behörde großes Lob des
Rechnungshofs und der Presse ein.

In den Niederlanden hat das Ministerium für Bildung die Stiftung
„Surfnet“ ins Leben gerufen, die spezielle Hard- und Software-Konditionen
und -Pakete für Bildungseinrichtungen fördert und unterstützt. Die
angelegten Qualitätskriterien sind dabei sehr streng und müssen
EU-Richtlinien entsprechen. Nach einem sorgfältigen Selektionsprozess
wird TYPO3 im September 2005 offiziell zum empfohlenen und
unterstützten OpenSource-CMS für alle Schulen, öffentliche Büchereien
und Forschungsinstitute in den Niederlanden erklärt.

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Schulen – großes Engagement, geringe Ressourcen

Während Universitäten in der Regel eigene interne oder externe
IT-Abteilungen besitzen, die hinter der Evaluation und Entscheidung für
ein CMS stehen, sehen sich IT-Verantwortliche und Entscheidungsträger
in Schulen meist auf sich allein gestellt. Eingebunden in den Staats-,
Landes- oder Gemeindeverbund wissen sie um die Notwendigkeit der
eigenen Internet-Präsenz sehr wohl Bescheid, haben aber wenig
Gelegenheit die benötigten Ressourcen oder das Know-how zu organisieren.

Ein TYPO3-Vorzeigeprojekt beim Einsatz an Schulen wurde in der
mehrsprachigen Schweiz realisiert. „Die Koordination von
Schnupperlehrstellen (Kurzpraktika in Lehrbetrieben) ist besonders in
Berggebieten wie in der Surselva eine Herausforderung. Betriebe sind
über das ganze Tal verstreut und die Zuweisung zur Lehrstelle erfolgt
unkoordiniert“, erklärt Claudio Cathomen [7],
Projektleiter der
realisierenden Agentur ICSurselva, die Herausforderung dieses Projekts.
Um diesem Problem entgegenzusteuern wurde in Zusammenarbeit mit
Schulen, Behörden und Unternehmen der Region Surselva eine
Koordinationsplattform im Internet geschaffen. Dort erfassen Betriebe
ihre Kurzpraktika-Angebote, die von Schülerinnen und Schülern in einer
Art Shop-System nach verschiedenen Prioritäten ausgewählt werden
können. Die
Zuweisung zu einem Betrieb erfolgt gestützt durch eine implementierte
Backoffice-Applikation, aus der die Beteiligten per Web-Content, E-Mail
oder Serienbrief über den aktuellen Status informiert werden können.
Die Anzahl der Angebote und Nachfragen kann jederzeit live abgerufen
werden. Nach erfolgter Schnupperlehre wird mit einem
Online-Fragenkatalog das Praktikum aus Sicht der Betriebe und der
Praktikanten ausgewertet.

Die Entscheidung des Projektleitungsteams für TYPO3 wurde sorgfältig
getroffen: Da die Surselva ein zweisprachiges Gebiet ist, mussten mit
dem CMS mehrsprachige Websites einfach zu erstellen sein – wichtig
sowohl für Redakteure im Backend, als auch für die Nutzer der Website
im Frontend. Die intuitive Erstellung neuer Seiten und Inhalte durch
die Lehrer, die Betriebe und die Projektleitung sowie die
zeitgesteuerte Publikation von Inhalten und ganzen Seiten waren für den
Erfolg des Projekts ein besonders wichtiger Faktor. Die Erweiterbarkeit
von TYPO3 über Extensions und Schnittstellen sowie die Möglichkeit zur
Einbindung „fremder“ Applikationen, wie etwa das Backoffice, waren für
die EDV-Verantwortlichen überzeugende Argumente.

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Das Pilotprojekt Surselvafutur [8] wurde im Jahr 2003 erstmals
durchgeführt und war ein voller Erfolg. Sämtliche Schülerinnen und
Schüler der Surselva erhielten Einblick in ihren Wunschberuf.
Lehrerinnen und Lehrer sowie die Betriebe wurden durch die
Koordinationsplattform zeitlich stark entlastet.

Dass die Handelsschule Surselva in Ilanz ihre Website ebenfalls mit
TYPO3 realisiert war nur eine logische Konsequenz. „Als
Marketinginstrument für die Anwerbung von Schülerinnen und Schüler, als
schulinternes Kommunikationsinstrument und zur Dokumentation von
Schulprojekten war TYPO3 sofort akzeptiert“, erklärt Cathomen. „In
verschiedenen Bereichen arbeiten die Schülerinnen und Schüler
selbstständig und präsentieren ihre Projekte. Die Website wird
mehrsprachig betrieben und umfasst neben normalen Seiten und Inhalten
auch Module für News, Fotogalerien sowie Materialsammlungen für
Lehrerinnen, Lehrer, Schülerinnen und Schüler“.

Basierend auf einem Trend den TYPOlino, eine TYPO3-Lösung für
Schulen, in Österreich ausgelöst hatte, präsentierte der
österreichische Bildungsserver des Landes Vorarlberg, kurz VOBS, ein
neues Angebot für Schulen: Auf eigene Initiative hin bietet der VOBS
seit 2004 Schulen des Landes die Möglichkeit, ihre Internetauftritte
kostenlos via TYPO3 Application Services Providing (ASP) zu realisieren [9]. Aus einer großen Anzahl fertiger Vorlagen können Schulen ihr
Layout wählen. Konfiguration, Hosting und Wartung werden vom VOBS
übernommen. Der Ansturm ist beachtlich. Weitere eigenständige
Lernpakete mit und für TYPO3 erobern zurzeit den österreichischen Markt.

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Unterschiedliche Einsatzbereiche

Nimmt man Bildungseinrichtungen unter die Lupe, die ein kommerzielles
Content Management System einsetzen, ähnelt sich deren Situation häufig.

Zeit- und Kostenbudgets, hohe Lizenzgebühren sowie schwerfällige Dienstleistungspartner sind oft genannte Bedenken.

Für Organisationen aus dem Bildungsbereich, die planen ein
lizenzkostenfreies Content Management System einzusetzen, haben die
Initiatoren der offiziellen Informationsplattform edu.typo3.com [10] die wichtigsten Entscheidungskriterien für TYPO3 zusammengestellt:

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  • große Entwicklergemeinschaft – Derzeit umfasst diese rund 23.000 Personen weltweit
  • breite Basis an unterstützenden Agenturen und nationalen
    User Groups steht für die Langlebigkeit des Produkts und sichert den
    Support
  • Anwenderfreundlichkeit für Redakteure garantiert rasche Akzeptanz
  • überschaubare Kosten in den Jahren nach der Einführung, da keinerlei Lizenzkosten anfallen
  • Unabhängigkeit von einem einzigen Lieferanten oder Hersteller
  • modularer Aufbau und dadurch die Möglichkeit zu einem schrittweisen Ausbau
  • einfache Einbindung in bestehende Systemlandschaften über Database-Abstraction-Layer und XML-Schnittstellen
  • internationale Referenzen im Bildungsbereich

Die neue Informationsplattform des weltweit mehr als 122.000-mal
installierten CMS TYPO3 soll Bildungseinrichtungen einen zentralen
Überblick über alle für sie relevanten Themen verschaffen. Die Seite
informiert auf Deutsch und Englisch über das Produkt TYPO3, vermittelt
einen visuellen Eindruck der System-Oberfläche und beschreibt für
Bildungsorganisationen nützliche Erweiterungen. Über ihre Hindernisse,
Schwierigkeiten und Erfolge mit TYPO3 berichten Institutionen im
Bereich „Referenzen“ – darunter auch die Universität für Bodenkultur in
Wien.

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