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HR-Tools aus der Cloud: Die digitale Personalakte

(Shutterstock / IIIerlok_Xolms)

Mit modernen HR-Tools können kleine und mittelständische Unternehmen ihre ­Personalarbeit digitalisieren. Das beschleunigt die ­Personalprozesse und befreit ­Mitarbeiter von zeitaufwendigen Routinearbeiten.

Egal ob Autoindustrie, Servicebranche oder IT: Die funktionalen Anforderungen an eine HR-Software sind in jeder Branche und bei jeder Betriebsgröße nahezu gleich. Solche universell einsetzbaren Personal­managementlösungen sind für die Cloud prädestiniert. Daher überrascht es nicht, dass cloudbasierte Business-Anwendungen rund um Lohnabrechnung, Zeitwirtschaft, Bewerber­management und Talentmanagement immer beliebter werden.

Kein Wunder also, dass der HR-Markt auch in Deutschland boomt. Das geht aus der aktuellen HR-Software-Konjunktur­befragung unter führenden HR-Lösungsanbietern hervor, die das Wirtschaftsinstitut Wolfgang Witte durchgeführt hat. Wie in den Jahren 2015 und 2016, so die Untersuchung, erreichten die Umsätze mit SaaS-Tools (Software as a Service) auch in 2017 mit Abstand die stärksten Zuwächse. Das internationale Analysten­haus Roland Berger bestätigt den Trend. So soll der deutsche ­HR-Software­markt bis 2020 einen Wert von 1,7 Milliarden Euro erreichen. 86 Prozent dieses Wachstums werde durch den Übergang zu cloudbasierten Lösungen getrieben, so die Analysten weiter.

Dabei spielen kleine und mittelständische Unternehmen eine zentrale Rolle als Wachstumstreiber. Denn sie investieren zunehmend in Software-Lösungen, die Personalprozesse weitaus besser unterstützen als Excel und die rudimentären Officetools. Das Angebot an einfachen und kostengünstigen HR-Tools, die gezielt kleine und mittelständische Unternehmen ansprechen, ist im Vergleich zu anderen Businesssoftware-Segmenten wie Kundenmanagement, Collaboration oder Buchhaltung noch recht überschaubar. Doch inzwischen finden sie auf dem deutschen Markt eine ganze Reihe professioneller Cloud-Dienste, die genau auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind. Diese versetzen Personal­abteilungen in die Lage, tägliche administrative und strate­gische Prozesse zu beschleunigen, besser im Team zusammen­zuarbeiten und ihren Job effizienter zu machen. Nach Angaben der ­Roland-Berger-Analysten sind HR-Tools, die sich auf administrative Aufgaben fokussieren (etwa Lohnabrechnung, Urlaubs­planung oder Zeiterfassung), unter deutschen ­Unternehmen ­heute deutlich häufiger im Einsatz als strategische Lösungen. Doch Cloud-­Systeme, die Unternehmen beim Recruiting, Talentmanagement und weiteren HR-Funktionen unterstützen, weisen höhere ­Wachstumsraten als operative HR-Werkzeuge auf, betonen die ­Analysten.

Schlanke Tools versus All-in-One-Lösungen

Unternehmen, die in Sachen Digitalisierung der Personalarbeit noch ganz am Anfang stehen, können entweder auf All-in-One-Lösungen setzen oder sich auf ein bestimmtes Funktionsgebiet konzentrieren und auf leichtgewichtige HR-Tools für bestimmte Aufgabenbereiche zurückgreifen. So ließe sich fürs Recruiting ein Tool nutzen, für Talent­management ein anderes, und für die Lohn- und Gehaltsabrechnung wiederum etwas anderes. Tools, die diesen sogenannten „Best of Breed”-Ansatz bedienen, sind kostengünstig und leicht zu implementieren. Der große Nachteil bei diesem Ansatz liegt darin, dass die Integration und Kollaborationen von verschiedenen Lösungen in der Praxis nicht einfach ist – ganz im Gegenteil. Um Datenredundanzen oder komplizierte Integrationen zu vermeiden, entscheiden sich viele Unternehmen deshalb für All-in-One-Lösungen. Diese ganzheitlichen ­Suites bringen verschiedene Funktionsmodule unter einen Hut und bieten den Anwendern ein einheitliches, konsistentes Benutzer­erlebnis über Abteilungsgrenzen hinweg. Dies wiederum kann die Benutzerakzeptanz der neueingeführten Lösung erhöhen, denn die Mitarbeiter müssen sich nicht in unterschiedlichen ­Systemen auskennen und zurechtfinden.

HR-Tools für das Recruiting

Wer sich zum Beispiel eine Software wünscht, um die Mitarbeiter­suche und das Bewerbermanagement zu optimieren, kann auf schlanke Best-of-Breed-Tools wie Erecruiter, Coveto, Taledo, Jobtool 24, Softgarden oder Recruitee zurückgreifen, die sich voll und ganz aufs ­Recruiting konzentrieren. Oder aber sich für funktionsreiche ­HR-Suites wie Personio, Zoho People, HR Works, Jacando oder die HR Suite Plus von Sage entscheiden, die neben einem Recruiting-Modul weitere Werkzeuge rund um Personalentwicklung, Zeitwirtschaft, Reisekostenmanagement, Lohnabrechnung, Talentmanagement und mehr bieten.

Unter den leichtgewichtigen Tools besticht Recruitee als eine hochwertige SaaS-Lösung, die mit einem flexiblen Pricing-Modell sowohl Startups und kleine und mittelständische Unternehmen als auch größere Unternehmen anspricht. Kunden profitieren von flexibel anpassbaren Karriereseiten, die als Anlaufstelle Nummer eins für Bewerber gelten. Hier können Unternehmen ihre Story erzählen und offene Stellen veröffentlichen. Mit dem inte­grierten Editor kann man seine Karriereseite selbst gestalten und auf sein Corporate Design anpassen. Ein Pluspunkt: Die Karriere­seiten sind für die mobile Nutzung optimiert und können problemlos in die eigene Firmenwebsite integriert werden. Zu den weiteren zentralen Features zählen direkte Links zu Jobbörsen und Multiposting. So lassen sich Stellenanzeigen auf mehr als 400 Jobbörsen weltweit posten und in den sozialen Medien teilen. Der Recruiting-Prozess für jede ausgeschriebene Stelle lässt sich dabei individuell steuern. Ebenfalls praktisch: Nach einem Bewerbungseingang sorgt ein CV-Parsing-Tool dafür, dass eingegangene Lebensläufe automatisiert ausgelesen und die entsprechenden Informationen in einem Kandidatenprofil gespeichert werden. Kandidaten lassen sich mit Tags und Labels versehen, um den Bewerberpool übersichtlich zu strukturieren und einfach durchsuchbar zu machen.

Xing hat Prescreen letztes Jahr für 17 Millionen Euro übernommen. Das in Wien gegründete Startup entwickelt sein Recruitingtool als eigenständiges Unternehmen innerhalb der Xing-Gruppe weiter. (Screenshot: Xing)

Ein weiteres junges Startup, das eine cloudbasierte Re­cruiting-­Lösung entwickelt, heißt Prescreen. Letztes Jahr ­wurde das Startup von Xing, dem deutschen Marktführer unter den Karriereplattformen, für 17 Millionen Euro übernommen. Schon bei der ersten Bewegung mit Prescreen merkt man sofort, dass es sich dabei um ein Produkt aus der Cloud-Ära handelt. So überzeugt der 2012 gestartete Dienst nicht nur durch die passenden Features, sondern auch durch hohe Usability und Preistransparenz, die moderne Cloud-Software heute auszeichnet. Vermarktet als „Bewerbermanagement Software der Zukunft” versetzt Prescreen Unternehmen jeder Größe in die Lage, Stellenanzeigen auf über 200 Jobbörsen zu veröffentlichen und Kandidaten die Möglichkeit zu bieten, sich direkt für offene Stellen über eine Karriere­seite zu bewerben. Damit konkurriert Prescreen direkt mit Recruitee. Und das nicht nur, was die Funktionalität angeht. So liegen beide Tools auf dem gleichen Preisniveau. Während die Einsteigertarife bei Recruitee bei 79 Euro netto im Monat anfangen (vier offene Jobs), kostet Prescreen ab 75 Euro netto monatlich (drei offene Jobs).

In einer Auflistung haben wir weitere HR-Tools zusammengetragen.

Ganzheitliche HR-Suites

Recruitee macht nicht nur auf dem zentralen Web-Dashboard eine gute Figur. Auch die Mobile-App wartet mit einem zeitgemäßen, benutzerfreundlichen Design auf. (Abbildung: Recruitee)

Tools wie Prescreen und Recruitee konkurrieren nicht nur miteinander, sondern müssen sich auch gegen etablierte HR-­Softwareanbieter behaupten, die sich ebenfalls aufs Bewerber­management fokussieren, aber schon länger auf dem Markt sind. Hierzu zählen unter anderem Softgarden, Erecruiter, Bite, Coveto und Jobtool 24. Hinzu kommen eine ganze Reihe ganzheitlicher HR-Suites, die über ein ­Recruiting-Modul verfügen, aber auch weitere Funktionsbereiche unterstützen. Das Thema Personalmanagement ist in der Tat so umfassend, dass es hier häufig sinnvoll ist, auf eine 360-Grad-Suite zurückzugreifen, mit der man die unterschiedlichen Prozesse rund um Lohnabrechnung, Urlaubsplanung, Zeiterfassung, Reisekostenabrechnung, ­Personalentwicklung, Talentmanagement oder Abwesenheitsver­waltung zentral an einem Ort abwickeln kann. Dank des modularen Aufbaus der Lösungen können Unternehmen klein anfangen und das System dann bei Bedarf Schritt für Schritt skalieren.

Wer seine Personalprozesse digitalisieren will, sollte dabei bei den grundlegenden Aufgaben beginnen. So stellen digitale Personalakten einen guten Einstiegspunkt in die Welt der cloud­basierten HR-Tools dar und sind als Standardmodul bei den führenden ­HR-Suites erhältlich. Hierzu zählt zum Beispiel Zoho People. Damit lassen sich geschäftliche Informationen, Verträge, Gehaltsabrechnungen, Krankmeldungen und weitere Mitarbeiter­dokumente zentral ablegen. Durch die Zentralisierung von Mitarbeiterdaten in einem System sollen Personalabteilungen mehr Transparenz und einen einfachen Zugriff auf relevante Mitarbeiterdaten erhalten. Dabei spielt der Selfservice-Gedanke eine zentrale Rolle. So können Mitarbeiter ihren Urlaub selbst beantragen, ihre persönlichen Daten und Fähigkeiten selbst aktualisieren sowie sich an- und abmelden. Gleichzeitig haben ­Manager jederzeit Zugriff auf alle relevanten Informationen der Angestellten, können Genehmigungen kontrollieren, Urlaube planen und bestätigen und vieles mehr. Ein weiterer Vorteil von Zoho ist der Preis. Mit Tarifen, die zwischen einem und fünf US-Dollar pro Mitarbeiter und Monat liegen, zählt das Programm zu den preiswertesten Alternativen in diesem Vergleich.

Personio präsentiert sich als ein weiterer Softwareanbieter, der Papierchaos und Excel-Tabellen reduzieren will. ­Anders als die Zoho Corporation mit über 7.000 Angestellten handelt es sich bei Personio um ein Startup, das noch vergleichsweise jung ist. Seit der Gründung im Jahr 2015 konnte das Münchner Team ­jedoch erstaunlich schnell wachsen. So beschäftigt ­Personio ­inzwischen mehr als 100 Mitarbeiter und hat bereits über 14 ­Millionen US-Dollar Kapital eingesammelt. Über die Software, die als „HR-Betriebssystem” für Unternehmen mit bis zu 1.000 Mitarbeitern vermarktet wird, können Firmen Stamm­daten, ­Dokumente, Fehlzeiten und Gehälter zentral managen. Die Mit­arbeiterverwaltung arbeitet mit digitalen Personalakten und umfasst Onboardingworkflows, das Erfassen von Arbeitszeiten und Abwesenheiten, das Dokumentenmanagement sowie die Lohnbuchhaltung. Im Bereich der Mitarbeiterentwicklung punktet die Cloud-Lösung mit weiterführenden Performance- und Feedback-Werkzeugen, die man nicht bei jedem Anbieter findet. Mit Jacando, HR Works, ­Infoniqa, ­Forcont, Perbit und Sage HR ­Suite Plus stehen schließlich weitere modular aufgebaute HR-Plattformen zur Verfügung, die mittlere und große Unternehmen ansprechen.

Fazit

Die Zeiten, als Personaler sich mit Excel und weiteren rudimen­tären Officetools zufriedengeben mussten, um ihre viel­fältigen Aufgaben zu bewältigen, sind längst vorbei. Die deutsche Cloud bietet inzwischen viele HR-Dienste mit europäischen Rechenzentren, die DSGVO-­konform einsetzbar sind und alle ­Qualitätsmerkmale moderner Business­software aufweisen. Das macht das Thema Digitalisierung der Personalarbeit für kleine und mittlere Unternehmen attraktiv und treibt nach ­aktuellen Analysteneinschätzungen den deutschen HR-Markt voran. Wer auf eine digitale Personalverwaltung umsteigen will, sollte sich jedoch gut überlegen, welche Aufgaben auch künftig bedient werden sollen. Der Umstieg von über die Zeit gewachsenen (Best-of-Breed)-Strukturen auf eine All-in-One-Lösung kann mitunter schwierig werden. Personaler sollten sich daher, abhängig von ihrer Ausgangssituation, über ihre individuellen An­forderungen und ihre Digitalisierungsstrategie im Klaren sein, um die ­verschiedenen Alternativen besser evaluieren und eine Lösung finden zu können, die mit ihrem Unternehmen wachsen kann.

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