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Innovative Datensicherung auf dem Vormarsch: Online-Backup

Datensicherung ist in der heute sehr datenlastigen Geschäftswelt eins der wichtigsten Themen für Unternehmer. Neben der klassischen Inhouse-Datensicherung auf Festplatten, Bandlaufwerken oder optischen Medien gesellt sich seit einiger Zeit eine interessante Alternative zum Backup-Mix: das Online-Backup. Wir zeigen, welche Vorteile es bietet und vorauf man achten sollte.

8 Min. Lesezeit
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Die Sicherung wichtiger Daten ist für Unternehmen jeder Größe essenziell. In vielen Branchen werden Daten heutzutage zudem nur noch digital
vorgehalten und bilden nicht selten den größten Anteil des Firmenkapitals. Kaum vorzustellen, was ein Datenverlust in großem Umfang für ein Unternehmen bedeuten kann. Der Verzug bei Kundenprojekten, der Stillstand der Bestellannahme oder
die Unterbrechung bei der Arbeit an unternehmenskritischen Projekten – all dies führt nicht
selten zu finanziellen Problemen. Effektive Backup-Lösungen reduzieren die Downtime von Unternehmen und sorgen dafür, dass der Geschäftsalltag nach einem Datenverlust schnell wieder aufgenommen werden kann.

Die Klassiker

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Die wohl gängigste Backup-Lösung ist eine so genannte In-House-Sicherung auf
einem Firmenserver. Dabei werden alle Client-Systeme in der Firma auf
einem zentralen Server gesichert, in manchen Fällen automatisiert über
eine Backup-Software oder manuell, indem alle Mitarbeiter ihre
Dokumente auf dem zentralen Speicherplatz lagern. Leider ist diese
Backup-Lösung in vielen Verlustfällen nicht ausreichend, weil sie gegen
einige Ursachen des Datenverlusts keinen Schutz bietet. Bei Brand,
Hochwasser, Diebstahl oder Hardware-Defekt sind die Daten trotz teurer
Sicherung in den meisten Fällen verloren, denn die Daten liegen
ausschließlich im Unternehmen selbst.

Die Alternative

Anders beim Online-Backup: Bei der Datensicherung werden die Daten über die Internetleitung des Unternehmens auf Backup-Server in einem Rechenzentrum
übertragen und dort für den Kunden jederzeit verfügbar
aufbewahrt.

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Was genau beim Online-Backup gesichert wird und um was für ein Datenvolumen es sich
handelt, ist letztlich egal – ob es nun ein paar Office-Dokumente mit
Kundenanschreiben, Verträgen oder Kunden-Pitches sind, die insgesamt
nur drei Gigabyte ausmachen oder ob es sich um komplexe Datenbanken und Grafiken handelt, die
ein Gesamtvolumen von mehreren Terabyte haben.

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Auch egal ist es, ob die Daten auf einem Firmenserver, mehreren
Desktop-Rechnern, Notebooks oder einer Kombination von verschiedenen Systemen
liegen. Selbst unterschiedliche Betriebssysteme sind oft ein zu
vernachlässigender Faktor, denn von den meisten Online-Backup-Anbietern gibt es Clients
für Windows, Linux, Mac, Solaris oder andere Betriebssysteme. Oftmals kommen Java-basierte Applikationen zum Einsatz, die unkompliziert an individuelle Anforderungen angepasst werden können.

Wer häufig reist, kann zudem auch unterwegs wichtige Daten über einen mobilen Datenzugang in das Online-Backup sichern oder verlorengegangene Dateien wiederherstellen.

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Der Ablauf

Damit nicht jeden Tag ein komplettes Backup aller Unternehmensdaten übertragen werden muss, setzen die meisten Anbieter von Online-Backups auf eine inkrementelle Datensicherung. Dabei werden nur bei der Initial-Sicherung alle Dateien komplett übertragen, bei allen anschließenden Sicherungen nur noch die neu hinzugekommenen und geänderten Dateien.

Als Innovation in diesem Bereich wird inzwischen von einigen Anbietern
die so genannte In-File-Delta-Technologie eingesetzt. Diese Technologie
ermöglicht eine Teilsicherung von Dateien, indem jede Datei in einzelne
Deltas gespalten wird, von denen bei jeder Änderung nur die wirklich
geänderten Bestandteile übertragen werden. Dies spart dem Nutzer Datenvolumen, nicht nur auf den
Backup-Servern, sondern auch bei den Datenmengen, die über die
Internetleitung übertragen werden.

Je nach Datenvolumen bietet es sich an, die Initialsicherung nicht über die Internetleitung durchzuführen, sondern über eine externe Festplatte. Einige Anbieter bieten diese Möglichkeit an und schicken ihren Kunden bei Vertragsabschluss eine Festplatte zu, auf die das Backup-Programm die Erstsicherung überträgt. Sinnvoll ist dies bei Volumen ab circa zehn Gigabyte. Die Daten auf der Festplatte sollten dann allerdings bereits von dem Backup-Programm verschlüsselt werden, damit sie auf dem Postweg vor dem Zugriff Dritter geschützt sind.

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Um das Einrichten der Backup-Aufträge zu vereinfachen, bieten die
meisten Lösungen extra Module für die gängigsten Datenbanken wie MySQL,
Exchange oder Oracle an. So lassen sich diese Datenbanken
live sichern. Manche Online-Backup-Lösungen
bieten auch die Möglichkeit, eine Komplettsicherung von Systemen zu erstellen, das so genannte Bare-Metal-Backup. Dabei wird das komplette Betriebssystem
mit allen Bestandteilen auf die Backup-Server übertragen und so die Wiederherstellung eines funktionierenden Systems ohne
Neuinstallation ermöglicht.

Die meisten Online-Backup-Lösungen bieten sehr kurze Backup-Intervalle
über Technologien wie Continuous Data Protection. Diese Technologien
ermöglichen eine automatische Erkennung von Änderungen an Dateien und
initiieren eine direkte Sicherung der neuen Version. Auch ältere
Versionen der Dateien werden häufig aufbewahrt, sodass man bei fehlerhaften
oder versehentlich geänderten Dokumenten jederzeit eine intakte Version
der Datei von einem gewünschten Zeitpunkt wiederherstellen kann.

Datensicherheit

Der wohl wichtigste Faktor bei der Wahl einer geeigneten Online-Backup-Lösung ist die Sicherheit der eigenen Daten. Je nach Unternehmen handelt es sich schließlich um höchst kritische Informationen, die keinesfalls von Dritten eingesehen werden dürfen. In einigen Branchen gibt es zudem bereits konkrete Sicherheitsrichtlinien, die
Mindestvoraussetzungen an die Backup-Lösung vorgeben. Dies ist speziell
dann der Fall, wenn es um den Umgang mit vertraulichen Kunden-, Patienten-
oder Mandantendaten geht.

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In der Regel bieten alle Anbieter von Online-Backups ähnliche Technologien an, um maximale Datensicherheit zu gewährleisten. Obligatorisch ist eine Datenverschlüsselung mit mindestens 256 Bit, die auf den eigenen Computern stattfinden sollte, damit die Daten das Unternehmen bereits verschlüsselt verlassen. Die meisten Anbieter komprimieren die Daten in diesem Zuge auch gleich, um Übertragungskapazitäten einzusparen. Ein weiterer essenzieller Bestandteil in puncto Sicherheit ist eine gesicherte Verbindung vom Firmencomputer zum Backup-Server im Rechenzentrum. In den meisten Fällen kommt hier eine 128-Bit SSL-Verschlüsselung zum Einsatz.

Auch der Standort des Rechenzentrums sollte bei der Wahl der Online-Backup-Lösung nicht vernachlässigt werden. Für ein deutsches Unternehmen ist in der Regel der Standort Deutschland erste Wahl, denn die deutschen Datenschutzbestimmungen sind weitaus restriktiver als beispielsweise in den USA, wo viele Online-Backup-Lösungen gehosted werden. Im Streitfall kommt bei einem deutschen Backup-Provider zudem die deutsche Rechtssprechung zur Anwendung, was ein entsprechendes Verfahren sicher erleichtern dürfte. Als weiches Argument für einen lokalen Anbieter kommt hinzu, dass die Daten etwas „greifbarer“ und die Ansprechpartner in Reichweite sind, was gerade bei einem großen Datenverlust von Vorteil sein kann.

Kostencheck

Eine Online-Backup-Lösung punktet mit einem sehr flexiblen
Abrechnungsmodell, denn im Gegensatz zu herkömmlichen
Backup-Methoden gibt es beim Online-Backup im Grunde keine Anfangsinvestitionen. Je nach Anbieter und Lösung gibt es zwei unterschiedliche Modelle: entweder eine feste, im Vorfeld vereinbarte monatliche Gebühr, meistens im Rahmen eines
Laufzeitvertrags, oder alternativ die Abrechnung nach einem Pay-per-Use-Modell,
eventuell in Kombination mit einer monatlichen Grundgebühr.

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Bei klassischen Inhouse-Backup-Lösungen fallen besonders die Anfangsinvestitionen ins Gewicht, also Hardwarekosten (externe Festplatten,
Datenband-Systeme, zusätzliche Server, Zubehör etc.), Softwarekosten
(Lizenzkosten für Backup-Software, Betriebssysteme der Server,
Applikationen auf den Servern, Datenbanken, Monitoring) und
Implementationskosten (Installation, Integration, Trainings). Dazu kommen dann noch Verwaltungskosten (Support,
IT-Mitarbeiter, Betriebskosten, Upgrades, Updates der Software), sprich
ein großer Anteil der zu betrachtenden Kosten sind
Anfangsinvestitionen, die getätigt werden müssen, um überhaupt die
nötige Infrastruktur für eine entsprechende Lösung gewährleisten zu
können.

Dazu kommen die stetige Betreuung der Hard- und Software,
Endnutzer-Support und vor allem Wartung der Systeme. Nicht zu
vergessen, dass der IT-Markt sehr schnelllebig ist und die genutzte
Infrastruktur oftmals nach drei Jahren bereits überholt ist und große
Investments anstehen, um die Systeme wieder auf den neuesten Stand zu
bringen.

Nachteile

Im Vergleich zu anderen Backup-Lösungen besitzen Online-Backups natürlich auch Nachteile. Einer ist sicherlich die regelmäßige Belegung von Upload-Kapazitäten. Durch geschickt gelegte Terminierung außerhalb der Arbeitszeiten kann man dieser entgegenwirken, kommt das nicht in Frage, bleibt nur eine Beschränkung auf eine gewisse Übertragungsrate, die genug Luft für alle anderen Uploads lässt.

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Darüber hinaus beschränkt die maximal mögliche Downloadrate der Internetanbindung die Geschwindigkeit der Datenwiederherstellung, was allerdings nur bei sehr großen Datenvolumen einen wirklich bemerkbaren Nachteil darstellt. Um dies zu umgehen, bieten inzwischen viele Backup-Anbieter eine Lieferung der Daten auf einer externen Festplatte per Express-Zustellung auf postalischem Weg an. Die Zulieferungszeiten lassen sich meist durch individuelle Service-Level-Agreements im Vorfeld bestimmen.

Online-Backup in der Cloud

Wie bei vielen anderen Software-as-a-Service-Produkten bietet eine Cloud-Lösung auch beim Online-Backup interessante Vorteile. Inzwischen gibt es einige Lösungen, die als Storage-Plattform die Clouds von großen Anbietern wie Amazon oder auch eigene Plattformen nutzen. Der klare Vorteil gegenüber herkömmlichen Hosting-Varianten ist das Pay-per-Use-Abrechnungsmodell. Der Kunde zahlt monatlich nur die tatsächlich genutzten Leistungen, hat aber beinahe unbegrenzten Spielraum noch oben, was in puncto Flexibilität noch einen Schritt weiter geht als die ohnehin schon sehr flexible Vertragsgestaltung beim „klassischen“ Online-Backup. Allerdings stellt sich bei Cloud-Lösungen erneut die bereits angesprochene Frage nach dem Standort des Rechenzentrums.

Anbieterübersicht

Anbieter Beschreibung
Carbonite (www.carbonite-backup.de) Günstige Tarife, unbegrenzter Speicherplatz, einfache Bedienung, sehr wenig Konfigurationsmöglichkeiten, eher für Privatanwender interessant
Dogado (www.dogado.de) Großer Funktionsumfang, fortlaufende Sicherung geöffneter Daten, Daten liegen im eigenen Rechenzentrum in Düsseldorf, schnelle Anbindung
Humyo (www.humyo.de) Gesicherte Dateien und Verzeichnisse können anderen Nutzern zur Verfügung gestellt werden, Online-Speicherplatz erscheint direkt im Windows Explorer, bietet auch eine Business-Lösung
Iron Mountain (www.ironmountain.com) Lange Erfahrung im Bereich Dokumenten-Management, Lösungen für große Unternehmen, bietet auch Cloud-Backup-Lösung an
Jungle Disk (www.jungledisk.com) Daten können wahlweise auf Amazon S3 EU/US oder Rackspace Cloud Files gesichert werden, Pay-per-Use-Modell, sehr flexibel
Memopal (www.memopal.com) iPhone-App verfügbar, Wiederherstellen über WebDAV-Interface, Mischung aus Client und Webfrontend
Mozy (www.mozy.com) Sehr günstige Lösung, 2 GB Speicherplatz kostenlos, Online-Speicherplatz erscheint direkt im Windows Explorer, bietet auch eine Business-Lösung
Zmanda (www.zmanda.com) Daten werden auf die Amazon-S3-Cloud übertragen, bietet auch komplexe Netzwerk-Backup-Lösungen an

Fazit

In vielen Szenarien ist es sicher angebracht, eine gemischte Backup-Strategie zu fahren und neben dem Online-Backup auch andere Möglichkeiten der Datensicherung zu nutzen. Welche Lösung letztlich am besten zum eigenen Unternehmen passt, muss jeder selbst entscheiden. Die wichtigsten Kriterien sind hier im Artikel genannt und auch einige Surftipps zur Anbieterwahl. Entscheidend ist, dass man sich bei seinem Anbieter wohlfühlt – hier hat jeder sicher eigene Kriterien, die sich am besten in einem direkten Gespräch.

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Die eigenen Daten haben für jedes Unternehmen einen immensen Stellenwert, der von vielen leider noch immer unterschätzt wird. Die besten Backup-Strategien fahren meistens Unternehmen, die bereits einem Datenverlust zum Opfer gefallen sind und ihre Schlüsse daraus gezogen haben. Auch wenn vielen ein Datenverlust unwarscheinlich erscheinen mag, letztlich kann es jeden treffen.

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