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ISDN weg, Dienste in die Cloud, flexible Arbeitsplätze: Das schlanke Office

Prokrastination hält nicht nur Zuhause vom Arbeiten ab. Firmengründer, die mehr Zeit für die Programmierung der ISDN-Anlage und den Kopierer aufbringen als für die Erstellung ihres Businessplans, sind keine Seltenheit. Man sollte sich auch im Büro auf das Wesentliche konzentrieren und Dienste aus der Cloud für sich arbeiten lassen. Dieser Artikel leitet mit einer Prise Verwaltung und Büromanagement durch die Welt schlanker Kommunikations- und Kollaborationslösungen.

Ohne Kommunikation geht im modernen Büroalltag nichts. Egal, in welchem Bereich man tätig ist, kommt man an Telefon und Internet nicht vorbei. Doch auch in diesem Bereich besteht ausreichend Platz für Optimierungen. So ist zum Beispiel Cloud Computing eine der Vorraussetzungen dafür, das Office schlanker und flexibler gestalten zu können. Das resultiert in weniger Administrationsaufwand und mehr Zeit für die eigentliche Arbeit.

Die Telefonanlagen

Noch vor ein paar Jahren führte kein Weg an einer ISDN-Anlage vorbei. Zuverlässigkeit und glasklare Sprachqualität schlugen jede Alternative. Je nach Größe des Unternehmens musste man jedoch für Hardware, Installation und Einrichtung ein kleines Vermögen ausgeben. Damit war es meist nicht getan, die Einrichtung zog komplizierte Konfigurationsmenüs für das Einrichten von zusätzlichen Nebenstellen, Anrufbeantwortern oder Faxgeräten nach sich. Für den Betrieb größerer Anlagen mit vielen Nebenstellen musste man im Prinzip auf einen Admin zurückgreifen.

Seit einiger Zeit tummeln sich eine Reihe von VoIP-Anbietern auf dem Markt, die in Bezug auf Service, Gesprächsqualität und Zuverlässigkeit an die Qualität von ISDN heranreichen. Zu den Vorteilen gehören weniger Hardware auf Kundenseite, eine kinderleichte Administration über das Web-Interface und flexible Skalierbarkeit bei Preis und Leistungsumfang. Der Kunde von Voip-Anbietern benötigt weder einen eigenen Server noch eine ISDN-Leitung. Die Endgeräte werden quasi direkt in der Cloud angemeldet und von dort aus verwaltet.

Vorraussetzung dafür ist eine stabile Internetanbindung und ein Router, mit dem man Voip-Traffic priorisieren kann. Darüber hinaus kommen die Endgeräte meist vorkonfiguriert per Post und müssen nur noch ans Netz angeschlossen werden.

Große Anbieter, wie zum Beispiel Sipgate [1], erfüllen mit günstigen Tarifen und einem hochfunktionalem Webinterface nahezu jeden Wunsch. Neben diesen Platzhirschen existieren auch immer mehr kleine Anbieter, die durch persönliche Kundenbetreuung überzeugen, flexibel beraten und auf individuelle Wünsche eingehen. Ein Beispiel hierfür ist der Nürnberger Anbieter Vionetworks [2], der sich auf Kleinst- und Mittelstandsunternehmen spezialisiert hat und mit einem kleinen Team persönliche Betreuung bietet.

Eine schlanke WiFi-Infrastruktur mit Open Source

Die Verkabelung von PCs und Telefonen im Büro ist mühselig. LAN-Kabel und ISDN-Leitungen an jeden Arbeitsplatz zu verlegen kostet Geld und Zeit. Dazu gesellen sich ein hoher Wartungs- sowie Administrationsaufwand.

Auch flexible Arbeitsumgebungen und ein gelegentlicher Tapetenwechsel helfen dabei, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Warum also nicht ab und an relaxt auf dem Sofa produktiv sein?
Auch flexible Arbeitsumgebungen und ein gelegentlicher Tapetenwechsel helfen dabei, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Warum also nicht ab und an relaxt auf dem Sofa produktiv sein?
Auch wenn die kabelgebundene LAN-Anbindung in Sachen Zuverlässigkeit und Bandbreite unschlagbar ist, reicht in vielen Fällen eine Drahtlosverbindung zur Vernetzung des Büros. Dadurch senkt man die Investitionskosten und kann das Raumkonzept wesentlich flexibler gestalten. Eine Analyse der verschiedenen Usecases ist ratsam für eine vernünftige Balance zwischen kabelgebundenen Workstations und Drahtloshotspots.

Auch wenn die Planung einer WLAN-Anlage zum Teil wie Voodoo erscheint und man viel Geld in eine Ausleuchtung der Räume und teuere proprietäre Hardware investieren kann, reicht meist Standardhardware und eine gute Portion Menschenverstand, um die richtigen Positionen für die Accesspoints (APs) zu finden. Beim Einsatz von mehreren APs sollte man grundsätzlich die Sendeleistung soweit wie möglich runter regeln. Dadurch wird das Roaming für die Clienten einfacher und es entsteht nicht soviel Rauschen im Äther.

Als Hardware sind Lösungen von Ubiquity [3] oder Alix [4] zu empfehlen. Die Hersteller liefern einige ihrer Geräte zum Teil mit vorinstallierter Software auf Ubuntu-Basis aus. Alternativ kann man aber auch die gängigen Open-Source-Wifi-Distributionen wie OpenWRT oder DD-Wrt installieren. Für beide Systeme gibt es umfangreiche Online-Dokumentationen und User-Foren, wie das für Open-Source-Projekte üblich ist.

Wer noch eine gute Open-Source-Firewall einbinden möchte, greift auf M0n0wall oder pfSense [5] zurück. Wie immer kann man sich selber mit der Konfiguration beschäftigen oder einen guten Open-Source-Dienstleister seiner Wahl zu Rate ziehen, der einem die Arbeit abnimmt.

In the Clouds

Cloud Computing ist wohl eines der Buzzwords 2010 und so ist auch das Spektrum der Cloud-Dienste schier unendlich. Angefangen bei simplen Projektmanagement-Tools wie Basecamp über umfangreiche Office-Suiten inklusive E-Mail und Social Software wie Google Apps oder Zimbra bis hin zu Filesharing à la Dropbox findet man heute jede erdenkliche Dienstleitung, die vor wenigen Jahren noch einen eigenen Server erforderte, in der Cloud.

Dienste wie Dropbox können die Anschaffung eigener Server überflüssig machen.
Dienste wie Dropbox können die Anschaffung eigener Server überflüssig machen.
Ein zentrales Thema neben der Funktionalität derartiger Dienste ist stets die Datensicherheit, die Verfügbarkeit der Daten sowie die Frage der eigenen Autonomie und Abhängigkeit gegenüber den Dienstleistern. Für den folgenden Teil steht jedoch die Funktionalität im Vordergrund. Es sei nur darauf hingewiesen, das man die Auslagerung von jeglicher Art von Diensten in die Cloud von Fall zu Fall abwägen und jeden Dienstleister inklusive seiner AGBs eingehend prüfen sollte.

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2 Reaktionen
Micha

Der Coworking Space klingt wie ein "Viel zu schön, um wahr zu sein"-Traum ;) Eine solche Arbeitsatmosphäre sollte für jedes innovative Unternehmen erstrebenswert sein!

Andy

Was bei den Google App Accounts sehr schade ist, ist dass man FREE accounts nicht mit PREMIUM auf einer Maildomain kombinieren kann. Wenn es das gäbe, wären wir schon längst umgestiegen! :)

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