Kolab erblickte 2002 das Licht der Welt. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik hatte die Entwicklung einer Groupware für das eigene Haus ausgeschrieben. Da die Lösung als Freie Software erstellt wurde, kommen heute auch andere Anwender in den Genuss. Die Generation 1 von Kolab ist seit 2003 in produktivem Betrieb, Kolab 2 seit Ende 2004.

Wer Kolab auf KDE verwenden möchte, nimmt dazu am besten Kontact. Über dessen linke Leiste stehen folgende Ansichten zur Auswahl: Kalender, Kontakte, Aufgaben, E-Mail und Notizen. Auf Wunsch enthält die Übersicht auch Nachrichten, Wetter und den KPilot, der Daten mit mobilen Geräten abgleicht. Kontact ist eine mächtige Anwendung zur Arbeitsorganisation, die den Vergleich mit Outlook nicht zu scheuen braucht. Damit Outlook zum Kolab-Client wird, ist eine proprietäre Erweiterung nötig. Zum Glück für den Kunden konkurrieren hier zwei unabhängige Hersteller über deren Produkte Toltec und Konsec miteinander.

Installation und Konfiguration der Clients werden durch Assistenten erleichtert. Im Betrieb können für ein Projekt weitere Ordner angelegt werden, zum Beispiel für Kontakte und Termine; die Mitarbeiter erhalten entsprechende Lese- und Schreibrechte. In deren Clients tauchen dann die Ordner auf und lassen sich gleichzeitig mit Outlook und Kontact nutzen: Eine sanfte Migration von Microsoft mit Outlook zu GNU/Linux mit KDE ist so möglich.

Technisch nimmt Kolab eine Sonderstellung unter den Groupware-Lösungen ein. Fast alle Konkurrenten setzen eine relationale Datenbank ein und bieten die meisten Funktionen über den Web-Client. Bei Kolab werden die Daten per IMAP zu einem nativen Client übertragen. Ein Zwischenspeicher ermöglicht das Arbeiten ohne Netz. Jedes Objekt ist eine E-Mail. Für Kontakte, Termine und Notizen hat die E-Mail einen Anhang im XML-Format. Der Server muss also hauptsächlich effizient mit E-Mails umgehen können. Diese Aufgabe erledigt der eingebaute Cyrus IMAPd: eine Datei pro E-Mail. Sichern und Rückspielen im laufenden Betrieb funktioniert mit den üblichen Methoden.

Mit dem Gesagten im Hinterkopf versteht es sich von selbst, dass der Kolab-Server auch eine E-Mail-Lösung darstellt. Viren- und Spamschutz sind eingebaut. Selbst wenn keine Arbeitsgruppenfunktion genutzt wird, ist er wegen der guten Integration der Komponenten, zum Beispiel von Postfix, attraktiv für den E-Mail-Transport. Über die automatische Verarbeitung von Einladungen lassen sich auch Ressourcen wie Dienstwagen oder Räume buchen. Die Administration erfolgt über einen Verzeichnisdienst. Kolab-Server bringt OpenLDAP mit, kann aber auch kombiniert werden, zum Beispiel mit GOsa oder DirActory – wie beim Univention Groupware Server bereits geschehen. Für tägliche Arbeiten steht eine Webadmin-Schnittstelle zur Verfügung. Damit kann jeder Nutzer auch sein Kennwort oder eine Abwesenheitsnachricht einstellen.

Mit Hilfe der Standards iCalender und vCard können Terminvereinbarungen und Adressen mit Externen ausgetauscht werden. Kontact kann dies auch per verschlüsselter und signierter E-Mail nach OpenPGP und deutschem S/MIME Standard. Der Server lässt sich leicht installieren, dank OpenPKG als Zwischenschicht. OpenPKG unterstützt unter anderem mehrere GNU/Linux-Distribution, FreeBSD und Solaris. Es ist eine Stärke von Kolab, nicht an einen Distributor oder Hersteller gebunden zu sein. Die Kerngruppe um die drei Unternehmen Erfrakon, Intevation und Klarälvdalens Datakonsult bietet ihre Dienstleistung über das Kolab-Konsortium an. Die Entwicklung von Kolab geht weiter. Zurzeit wird viel an Details für Anwender aus Behörden und Unternehmen gefeilt. Für zukünftige Softwareversionen gibt es ebenfalls spannende Wünsche, wie eine Portierung von Kontact auf Windows, eine Anbindung von mobilen Geräten direkt über den Server oder eben ein Web-Client. Wie bei Freier Software üblich, hängt der Fahrplan im Detail davon ab, was die Anwender finanzieren oder wie sie mithelfen.