Business-Lösungen für Kollaboration und Produktivität gewinnen mit der unaufhaltsamen Digitalisierung der Wirtschaft zunehmend an Bedeutung. Egal in welcher Branche oder bei welcher Größe – immer mehr Unternehmen verbessern die tägliche Zusammenarbeit in den Projekt-Teams oder Fachabteilungen mit Social-Enterprise-Tools. Vor allem Cloud-basierte Social-Enterprise-Anwendungen sind stark im Kommen. Ihr Konzept ist eigentlich nicht neu: Unternehmensweite Intranets mit Blogs, Chat, Wikis und vielem mehr sowie kollaborative Enterprise-Lösungen wie Microsoft SharePoint (Stichwort „Enterprise 2.0“) waren die ersten Vorläufer der heutigen Tools. Doch mit dem Siegeszug von Cloud- und Mobile-Computing, mit neuen Trends wie „Consumerization of IT” und „Bring your Own Device” – vor allem aber mit dem starken Einfluss von Social Media auf unser Zusammenleben haben sich die Anforderungen an Collaboration-Systeme grundlegend verändert. Während die Business-2.0-Anwendungen der PC-Ära vor allem Arbeitsprozesse abbilden und optimieren sollten, rückt bei modernen Social-Enterprise-Tools der Mensch verstärkt in den Fokus. Funktionen, die man aus Twitter, Facebook et cetera kennt, sollen die Mitarbeiterkommunikation, den Informationsaustausch und die Zusammenarbeit verbessern. Flexibilität, Transparenz und Offenheit spielen dabei eine entscheidende Rolle. IT-Riesen wie Oracle (Oracle Cloud Social Network), SAP (SAP Jam), Microsoft (Yammer), Salesforce (Chatter), VMWare (Socialcast) und Big Blue (IBM Connections) liefern sich in diesem zukunftsträchtigen Marktsegment einen erbitterten Kampf. Interessant ist dabei, dass viele dieser Top-Player nicht nur die großen, sondern zunehmend auch kleinere Firmen aus dem Mittelstand mit ihren Social-Software-Lösungen adressieren. Hier sehen sie sich jedoch zunehmend mit Startups konfrontiert, die in der Post-PC-Ära entstanden sind und mit ihren innovativen Ansätzen die großen Enterprise-Suites zum Teil in den Schatten stellen.

Ein wichtiger Meilenstein in der Entwicklung des Social-Enterprise-Marktes war 2012 die Übername des kalifornischen Enterprise-Netzwerks Yammer durch Microsoft für rund 1,2 Milliarden US-Dollar. Yammer-Mitgründer David Sacks schrieb damals in seinem Blog: „When most people thought social networking was for kids, we had a vision for how it could change the way we work”.

Die Geschichte hat ihm recht gegeben: Ein Jahr nach der Übernahme durch Microsoft steigerte der Service seine Nutzerbasis um 55 Prozent. Die Anzahl der zahlenden Kunden stieg gar um 200 Prozent. Das zeigt: Soziale Medien haben mittlerweile den Weg in die Unternehmen gefunden. Yammer inspirierte zahlreiche junge Firmen, die ebenfalls auf einen so erfolgreichen Exit hoffen. Yammer war der erste Anbieter, dem es gelang, soziale Netzwerke fit für Unternehmen zu machen. Über die Plattform können die Anwender ein internes soziales Netzwerk einrichten, das Kommunikation und Wissensaustausch unter den Mitarbeitern fördert. Neben den Collaboration-Funktionen, die man schon von Web 2.0-Anwendungen kennt (wie gemeinsames Dokumenten-Management, Chats, Foren und vieles mehr), übernimmt Yammer unter anderem die Nutzerprofile und Status-Updates aus Facebook. Konzepte wie das Folgen, Hashtags oder auch News-Streams hat Yammer Twitter entlehnt. Diese einst innovativen Yammer-Funktionen gehören inzwischen zum Standard der Social-Enterprise-Tools. Heute gehören zu den Alleinstellungsmerkmalen von Yammer vor allem die zahlreichen Integrationsmöglichkeiten von Business-Apps.

In den letzten Jahren hat Yammer kräftige Konkurrenz bekommen. Einige weit verbreitete Alternativen sind unter anderem Chatter, Tibbr, Jive und Socialcast. Bei Chatter handelt es sich um das Vorzeige-Social-Tool des SaaS-Pioniers Salesforce.com, Socialcast bietet der Virtualisierungsspezialist VMWare an. Hinter den beiden anderen Lösungen Tibbr und Jive stehen ebenfalls große US-amerikanische Softwarekonzerne. Funktional gibt es zwischen diesen Plattformen, die sich primär an größere Teams (ab etwa 20 Mitglieder) richten, wenig Unterschiede. Anwender können Nutzerprofile anlegen, Gruppen beitreten und Mitarbeitern folgen sowie die Aktivitäten-Streams zu wichtigen Ereignissen und die Status-Updates ihrer Kollegen sehen.

Auch in Deutschland gibt es einige interessante Social-Enterprise-Dienste. Dazu zählt beispielsweise Communote aus Dresden. Die Java-basierte Cloud-Software stellt den transparenten Informationsaustausch im Unternehmen in den Mittelpunkt. Mitarbeiter können damit Kurznachrichten und Notizen erstellen, Kollegen können diese dann bearbeiten und kommentieren. Das einfachste Feedback auf Kommentare und Vorschläge ist die „Gefällt Mir”-Funktion, die man bereits aus Facebook kennt. Auch Coyo ist ein nennenswerter, deutscher Service. Mit dieser umfangreichen Cloud-basierten Plattform präsentiert die Digitalagentur Mindsmash eine soziale Intranet- und Wissensmanagement-Software, mit der sich nicht nur interne Mitarbeiter, sondern auch Kunden und Partner vernetzen können. Zu diesem Zweck bietet das System virtuelle Arbeits- und Projekträume an. Administratoren können im Einzelfall bestimmen, wer was sehen darf und welche Tools verfügbar sein sollen. Coyo bietet nämlich eine ganze Reihe nützlicher Apps wie RSS-Feeds, Aufgabenverwaltung, Wikis und Dokumenten-Management, die sich je nach Einsatzszenario flexibel einsetzen lassen.

Damit zählt Coyo zu den Social-Enterprise-Lösungen, die einen Schwerpunkt auf das Projekt- und Task-Management legen. Während sich Yammer, Chatter, Communote, Tibbr und Co. mit ihren Status-Updates, Aktivitäten-Streams und Feedback-Features in erster Linie auf eine reibungslose Mitarbeiterkommunikation fokussieren, kombinieren immer mehr Dienste diese Kommunikations-Tools mit Collaboration- und Produktivitäts-Features – oft auch Social-Task-Management-Tools genannt. In der Praxis erfreuen sie sich zunehmender Beliebtheit.

Zu den wohl bekanntesten Vertretern dieser Kategorie zählt Asana – ins Leben gerufen von Facebook-Mitgründer Dustin Moskovitz. Starke Investoren wie Andreessen Horowitz (Facebook, Github), Benchmark und Founders Fund haben bereits rund 40 Millionen Dollar investiert. Und so verspricht die Software das Beste aus zwei Welten: Kommunikation und Task-Management. Asana richtet sich primär an Unternehmen, die projektorientiert arbeiten und Social Business als einen entscheidenden Aspekt ihres Projekt-Managements verstehen. Anwender können – ähnlich wie bei Coyo – verschiedene Workspaces anlegen, Projekten und Aufgaben folgen und so bei Diskussionen und anderen Neuigkeiten auf dem Laufenden bleiben. Für jede Aufgabe stellt das Tool einen Aktivitäten-Stream bereit.

Die Task-Management-Lösung Producteev muss den Vergleich mit Asana hinsichtlich ihrer Funktionalität und Usability nicht scheuen. 2008 auf der LeWeb-Konferenz in Paris lanciert, hat der internationale Social-Collaboration-Spezialist Jive Software den Online-Dienst Ende 2012 übernommen. Seitdem steht die App uneingeschränkt kostenlos zur Verfügung. Neben den üblichen Funktionen bietet Producteev einige Extras, die sehr nützlich sein können. Dazu zählen beispielsweise detaillierte Arbeitsberichte, die das Tool täglich oder wöchentlich per E-Mail an Manager schickt und diesen so einen Überblick über die wichtigsten Projekt-Aktivitäten gibt. Darüber hinaus bietet Producteev praktische Integrationsmöglichkeiten mit E-Mail- und Instant-Messaging-Anwendungen sowie Twitter. Nutzer können somit beispielsweise per E-Mail oder Tweet neue Aufgaben erstellen und Dateien hochladen.

Redbooth (früher als Teambox bekannt) ist eine ebenfalls bewährte Produktivitätsplattform mit umfangreichem Feature-Set. Der Hersteller mit Sitz in Barcelona und Kalifornien verbindet dabei Kollaboration, Kommunikation, Task-Management und Datei-Verwaltung in einer Software-Suite. Für die Kollaboration kann man Chat-Diskussionen um Aufgaben herum strukturieren oder Videokonferenzen in HD-Qualität nutzen. Dokumente lassen sich Projekten zuweisen und im Team besprechen. Zudem können User Redbooth mit populären File-Sharing-Diensten wie Google Drive, Dropbox oder Box verbinden. Notizen, Aktivitäten-Streams, Notifications und detaillierte Reports gehören ebenfalls zu den Funktionen von Redbooth.

Der Cloud-Service Podio kommt aus Dänemark. 2012 hat ihn der IT-Riese Citrix Systems übernommen. Bei Podio spielen soziale Netzwerke, virtuelle Arbeitsräume und die Aufgabenverwaltung eine zentrale Rolle. Die Nutzer können Arbeitsbereiche anlegen und neben Projekten und Aufgaben auch Kontakte, Termine, Kunden und vieles mehr gemeinsam verwalten. Möglich ist dies durch eigene Business-Apps, die sich Anwender über den Podio App Builder – einen interaktiven WYSIWYG-Editor – selbst zusammen stellen können. Auf dem Podio App Market kann man diese Apps dann der Allgemeinheit zur Verfügung stellen – oder bereits erstellte Apps anderer Podio-User finden. Ob CRM, Marketing und PR, Help-Desk oder Bug-Tracking: Die Angebotspalette ist dabei sehr breit gefächert.

Social-Enterprise-Tools für Klein- und Mittelständische Unternehmen (KMU) laufen mittlerweile fast ausschließlich in der Cloud. Die dazu gehörigen mobilen Apps unterstützen die heute notwendige Flexibilität und Mobilität im Unternehmen. So gut wie alle etablierten Anbieter liefern darüber hinaus eine nahtlose Integration mit populären Online-Diensten und Business-Anwendungen. Und natürlich haben darüber hinaus alle Tools auch die Optimierung der Mitarbeiterkommunikation mit Hilfe sozialer Features in den Fokus gestellt. Doch es gibt auch wichtige Unterschiede – vor allem im Bereich Collaboration. Tools wie Asana und Producteev oder auch Software-Suites wie Coyo und Teambox stellen die Projekt- und Task-Management-Funktionen in den Vordergrund. Unternehmensorientierte soziale Netzwerke wie Yammer, Chatter oder Tibbr setzen dagegen eher auf Wissens-Management und den effizienten, abteilungsübergreifenden Informationsaustausch. Welche Lösung die Richtige ist, hängt vom Einsatzszenario und den individuellen Anforderungen und Zielen des Unternehmens ab. Eine pauschale Antwort gibt es nicht. Das Hauptziel jeder Social-Enterprise-Lösung ist jedoch immer das gleiche: Sie alle sollen die Produktivität von Wissensarbeitern nachhaltig optimieren – sicherlich eine der zentralen Herausforderungen des Managements im Informationszeitalter.

Durch einen Klick auf den Screenshot gelangt ihr auf die Übersicht der Social-Enterprise-Tools.