Karriere

Produktivität mit System: Von Getting Things Done bis Personal Kanban

Seite 2 / 3

Pomodoro

Einen ganz anderen Ansatz als GTD verfolgt die Pomodoro-Technik. Die von Francesco Cirillo in den 80er Jahren entwickelte Produktivitätsmethode dreht sich in erster Linie um Zeitmanagement. Der Nutzer unterteilt seine Arbeit und Aufgaben in handhabbare zeitliche Einheiten von jeweils 25 Minuten. Diese Arbeitsblöcke werden jeweils von einer drei- bis fünfminütigen Pause unterteilt. Hat man vier dieser Arbeitsblock-Pause-Segmente durchlaufen, gibt es eine längere Pause von 15 bis 30 Minuten. Neben einem Timer oder einer Eieruhr benötigt man spezielle Sheets, um die Arbeitsschritte aufzulisten.

Zu der Methode gehört auch ein zeitraubendes Erfassen und Protokollieren der täglichen Arbeit. Das verschafft einen guten Überblick und kann durchaus motivierend wirken. Wem das Protokollieren allerdings zu viel Zeit in Anspruch nimmt, kann diesen Schritt ignorieren.

Für Pomodoro benötigt man nicht viel mehr als einen einfachen Timer wie beispielsweise hier auf Tomato-timer.com (Screenshot: tomato-timer.com)

Für Pomodoro benötigt man nicht viel mehr als einen einfachen Timer wie beispielsweise hier auf Tomato-timer.com (Screenshot: tomato-timer.com)

Die Methode eignet sich besonders für Menschen, die in regelmäßigen Abständen messbare Ergebnisse abliefern müssen. Das können beispielsweise Entwickler, Autoren oder Grafiker sein, denn die Pomodoro-Technik kann dabei helfen, Ablenkungen zu ignorieren und sehr fokussiert zu arbeiten.

Stärken
Lässt sich für jede Art von Projekt oder Aufgabe nutzen
Liefert auswertbare Daten zum eigenen Workflow
Schwächen
Unterstützt keine Deadlines
Berücksichtigt keine Prioritäten und Ergebnisse

Tools und Schnellstart

In Sachen Tools reicht bei der Pomodoro-Technik eigentlich entweder eine handelsübliche Eieruhr oder ein kleines Plugin aus. Alternativ kann man seine Zeit auch auf tomato-timer.com erfassen. Ein ganz frisches Tool für Pomodoro hört auf den Namen Persevy. Der Online-Dienst, der sich seit kurzem in einer offenen Beta befindet, unterstützt den Nutzer dabei, mit Hilfe von Pomodoro neue Gewohnheiten zu etablieren.

Pomodoro dürfte die Produktivitätstechnik sein, mit der man am schnellsten loslegen kann. Hat man seine Aufgaben in einem Tool wie Evernote, Microsoft OneNote oder einer einfachen To-Do-App organisiert, benötigt man nur noch einen Timer – einfacher kann man wohl kaum mit einem effektiven Zeitmanagement durchstarten.

Personal Kanban

Die Produktivitätsmethode Kanban hat ihren Ursprung in Japan und bereits viele Bereiche von der Fertigung bis zur Softwareentwicklung beeinflusst. Davon abgeleitet hat Jim Benson Personal Kanban entwickelt – eine Technik, die in erster Linie auf die Visualisierung der eigenen Arbeit abzielt. Nutzer der Methode verwenden ein Whiteboard oder ähnliche Hilfsmittel, um einzelne Aufgaben ihrer persönlichen Projekte in eine der drei Spalten „To-Do“, „In Bearbeitung“ und „Erledigt“ zu gliedern.

Bei Personal Kanban gilt es eigentlich, lediglich zwei Regeln zu befolgen: Visualisiere deine Arbeit. Und: Limitiere deine „In-Bearbeitung-Liste“ auf ein Minimum. Auch die für diese Technik benötigte Anzahl von Tools ist sehr übersichtlich – ein Whiteboard und ein paar selbstklebende Notizzettel reichen aus. Alternativ funktioniert auch eine Software wie beispielsweise Trello. Man schreibt jede Aufgabe auf einen Zettel und platziert diesen in einer der drei Spalten auf dem Whiteboard. Alle Aufgaben wandern auf dem Board von links nach rechts durch die einzelnen Spalten.

Die Menge der parallel laufenden Aufgaben für jede Spalte sollte limitiert werden. Zu empfehlen sind vier bis sechs Zettel pro Spalte, jedoch wird der Anwender ermutigt, die Zahl den eigenen Bedürfnissen anzupassen. Ziel ist in jedem Fall, dass man möglichst immer nur an einer Aufgabe arbeitet und nicht mehrere Tasks parallel angeht. Der große Vorteil dieser Technik ist deren einfache Umsetzung.

Stärken
Leicht zu erlernen und umzusetzen
Auch für Teams geeignet
Minimalistisches System
Schwächen
Nicht für jede Art von Projekt geeignet
Weniger für kreative Tätigkeiten geeignet

Tools und Schnellstart

Für Personal Kanban existieren einige spezialisierte Helfer wie Virtual Kanban, Trello, KanbanFlow, Kanban Tool und einige mehr. Alle diese Tools ermöglichen es, die für die Methode benötigten Boards inklusive der drei Spalten zu erstellen. In der Regel werden die einzelnen Aufgaben dann per Drag&Drop von links nach rechts in die einzelnen Spalten gezogen.

Auch mit Personal Kanban kann man recht schnell loslegen. Man entscheidet sich zuerst dafür, ob man ein Whiteboard mit Klebezetteln oder eine Software verwenden will, macht sich dann Gedanken über die drei unterschiedlichen Kategorien beziehungsweise Spalten, und sortiert die Aufgaben entsprechend ein.

Trello gehört zu den Tools, die speziell auf Personal Kanban zugeschnitten wurden. Es bietet auf sehr einfache Art und Weise die Möglichkeit, nebeneinander liegende Spalten anzulegen, zwischen denen dann Tasks per Drag&Drop verschoben werden können. (Screenshot: Trello)

Trello gehört zu den Tools, die speziell auf Personal Kanban zugeschnitten wurden. Es bietet auf sehr einfache Art und Weise die Möglichkeit, nebeneinander liegende Spalten anzulegen, zwischen denen dann Tasks per Drag&Drop verschoben werden können. (Screenshot: Trello)

Bitte beachte unsere Community-Richtlinien

Wir freuen uns über kontroverse Diskussionen, die gerne auch mal hitzig geführt werden dürfen. Beleidigende, grob anstößige, rassistische und strafrechtlich relevante Äußerungen und Beiträge tolerieren wir nicht. Bitte achte darauf, dass du keine Texte veröffentlichst, für die du keine ausdrückliche Erlaubnis des Urhebers hast. Ebenfalls nicht erlaubt ist der Missbrauch der Webangebote unter t3n.de als Werbeplattform. Die Nennung von Produktnamen, Herstellern, Dienstleistern und Websites ist nur dann zulässig, wenn damit nicht vorrangig der Zweck der Werbung verfolgt wird. Wir behalten uns vor, Beiträge, die diese Regeln verletzen, zu löschen und Accounts zeitweilig oder auf Dauer zu sperren.

Trotz all dieser notwendigen Regeln: Diskutiere kontrovers, sage anderen deine Meinung, trage mit weiterführenden Informationen zum Wissensaustausch bei, aber bleibe dabei fair und respektiere die Meinung anderer. Wir wünschen Dir viel Spaß mit den Webangeboten von t3n und freuen uns auf spannende Beiträge.

Dein t3n-Team

4 Kommentare
Stefan Pfeifer

Hmm, ob man hier diskutieren kann? :)

Was mir fehlt in diesem Artikel ist Nichts. Was vielleicht ein bisschen komisch klingt hat einen einigermaßen reflektierten Hintergrund. Wer die Diskussion zwischen Andreas Weck und Florian Blaschke verfolgt hat, weiß ca. worauf ich hinaus will.

Vielleicht denken wir einfach zu oft und zu lange darüber nach Wie wir die Dinge anpacken wollen anstatt diese einfach zu tun.

Die Diskussion zwischen den T3N Redakteuren gibt es übrigens zum Nachlesen: https://t3n.de/news/beerdigt-to-do-listen-kalender-572561/

Dominic
Dominic

Pareto hatte etwas tolles entdeckt. „Wenigen gehört viel. Im Artikel über die Pareto-Verteilung werden Äpfel mit Birnen verglichen, denn wie im Artikel korrekt geschrieben gehören 20% (Anzahl Menschen) 80% der Fläche (zB in km2). Eine Anzahl (von Menschen) kann mathematisch nichts mit mit Flächen verrechnet werden. Dass hier die Summe 100% ergibt, ist Zufall.

Florian

Vielen Dank für die gute – und in meinen Augen – sehr vollständige Übersicht über die unterschiedlichen Produktivitätsansätze. Was man meiner Meinung nach auf keinen Fall außer Acht lassen darf bei all den Management-Techniken, ist die Tatsache, dass das Ziel dieser Übungen ein stressfreies und proaktives Handeln ist. Es geht nicht um das Verwalten von Aufgaben, sondern darum, sich eine gewisse Flexibilität in seinem Alltag zu sichern. David Allen, der Erfinder von Getting Things Done sagt dazu treffend: „Flexibility trumps perfection!“

Wilm33r
Wilm33r

Aus Erfahrung kann ich kanban-Methode auf jedem Fall empfehlen- Meine Firma benutzt im Artikel schon genannten Kanbantool was hat einen großen Einfluss auf Produktivität und Teamarbeit gemacht.. Ich hab früher nie gedacht, dass relativ so simpele Tool so gut wirken könnte ;)