Projektmanagement: Methode und Controlling stärker koppeln: Project-Open
Project-Open unterstützt den Lifecycle eines Projekts und deckt mit seinen Modulen und Funktionalitäten die gesamte Wertschöpfungskette eines Serviceunternehmens ab. Von der Erstellung eines Angebots über die Durchführung des Projekts bis hin zur Rechnungslegung unterstützt Project-Open das Informationsmanagement und die Abwicklung der internen Prozesse durch die Zusammenführung aller im Projekt anfallenden Informationen auf einer Plattform. Ein fein granuliertes Rechtesystem erlaubt zudem die Einbindung externer Ressourcen und Kunden. Project-Open eignet sich somit auch als Integrations- und Kooperationsplattform für das Arbeiten in verteilten Teams.
Kernfunktionen
Mit der Erfassung sämtlicher im Unternehmen abgewickelter Projekte mit ihren jeweiligen Attributen erleichtert Project-Open aus Managementsicht die zentrale Überwachung, Steuerung und Priorisierung von hierarchischen Projekten, die gegebenenfalls auf Basis eines Templates angelegt werden. Die integrierte Zeit- und Kostenerfassung gewährleistet die zeitnahe Überwachung der im Projekt benötigten Personal- und Sachressourcen. Der Projektmanager kann sich somit jederzeit auf Knopfdruck ein aktuelles Bild über den operativen und wirtschaftlichen Status des Projekts machen und so frühzeitig Überschreitungen des Projektbudgets erkennen. Mit Hilfe des Filemanagers können alle im Projekt beteiligten Mitarbeiter die während der Durchführung anfallenden Dateien speichern oder anderen Beteiligten zum Download bereitstellen. Die Reglementierung des Zugriffs für die Benutzergruppen erfolgt auf Verzeichnisebene.
Die Abwicklung der projektinternen Kommunikation über Foren anstelle von E-Mail soll die Transparenz in der Projektarbeit fördern und die Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen für alle Projektmitglieder sicherstellen. Zur gezielten Kommunikation werden Zugriffsrechte auf Beitragsebene gesetzt. Die in Project-Open integrierte Volltextsuche erfasst nicht nur Kunden, Benutzer und Projekte sondern auch alle Forenbeiträge und liefert Suchergebnisse unter Berücksichtigung des Rechtekonzepts.
Mit Hilfe eines Wizards können auf Basis der mit dem System verwalteten Kosten und Aufwände Rechnungen erstellt werden. Hierbei stehen die auf das Projekt erfassten Stunden und Projektkosten (z. B. Reisekosten) als Grundlage zur Verfügung. Eine zusammenfassende Gewinn- und Verlustrechnung kann der Projektübersicht entnommen werden. Weiterführende Berichte sind in einem kommerziellen Modul enthalten, das für 450 Euro erworben werden kann. Dank der offenen Architektur steht dem Anwender außerdem die Nutzung freier Report-Tools wie zum Beispiel JasperReports offen.
Modular und Erweiterbar
Ein Paket-Manager erleichtert die Installation zusätzlicher
Pakete. Ein automatischer Update-Service stellt deren Aktualität sicher. Neben den offenen Standards XML-RPC und ODBC bietet Project-
Open auch
auf der Applikationsebene zahlreiche Im- und Exportfunktionen für
CSV und Excel. In der OpenACS-Community (www.openacs.org) gibt es mehr als 100 weitere Module, die in eine Project-Open-Installation integriert werden können. Darunter befindet sich auch eine Workflow-Engine auf Petri-Netz Basis, die bei der Automatisierung von Prozessen eine leistungsfähige und kostenlose Alternative zu kommerziellen Produkten darstellt.
Projekte und Firmen können über dynamische Felder anwendungsspezifisch erweitert werden. Diese Erweiterungen bleiben auch bei einem Software-Update erhalten.
Wo beginnen?
Auf der Community-Seite www.project-open.org stehen Installer für Windows, Linux und VMWare bereit. An gleicher Stelle ist auch die Programmdokumentation zu finden. Alle Installer enthalten Beispieldaten, mit denen das System evaluiert werden kann. Diese Daten können beim Übergang in den Produktionsbetrieb über das Administrationstool gelöscht werden. Daneben stehen für die bestehenden Branchenlösungen Online-Demos zur Verfügung.
