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Projektmanagement-Tools: Die wichtigsten Anbieter im Überblick

(Grafik: Bloomua / Shutterstock)

Eine Projektmanagement-Software zu finden, mit der jedes Team im Unternehmen ­gerne und effizient arbeitet, ist nicht immer einfach. Welche ­Grundvoraussetzungen ­müssen entsprechende Lösungen erfüllen, damit sie teamübergreifend eingesetzt ­werden können? Wir ­stellen wichtige Produkte und Anbieter vor.

Nach dem Release von Basecamp als erste schlanke ­Alternative zum damaligen Platzhirsch Microsoft Project im Jahr 1999 sind unzählige leichtgewichtige PM-Tools auf den Markt gekommen. Mit Productboard zum Beispiel bietet sich ein modernes PM-Tool an, das speziell für Produktmanagement-Teams konzipiert ist. Zube bringt die Produkt-, und Entwicklerteams näher zusammen. Conceptboard spricht mit seinem cloud-­basierten ­Collaboration- und PM-Dienst direkt Designer-Teams an. ­Apollo bringt CRM und Projektmanagement unter einen Hut und ­wendet sich vor allem an die Vertriebsabteilung. Gleichzeitig ­haben schlanke Task-­Management-Apps wie Wunderlist, Todoist, ­Asana und Trello längst ihren Weg in die Unternehmen gefunden. Mit nützlichen Features, tollen Benutzeroberflächen, die die Usability einer Consumer-App versprechen und einer aggressiven ­Freemium-Strategie machen diese und zahlreiche ähnliche SaaS-Dienste das Thema Projektmanagement für Teams jenseits der IT-Abteilung attraktiv.

Egal ob Marketing, Kundenservice, Buchhaltung oder Vertrieb: Jedes Team im Unternehmen, das seine Zusammenarbeit verbessern und Prozesse beschleunigen möchte, findet auf dem heutigen Cloud-Markt eine passende Lösung, die genau auf ­seine Bedürfnisse zugeschnitten ist. Doch das Thema Projektmanagement kann in einigen Fällen so umfassend sein, dass alle Geschäftsbereiche davon berührt werden. Man denke zum Beispiel an den Launch eines neuen Produkts. Von Entwicklung und Design über Marketing und Vertrieb bis hin zum Kundenservice und -Support: In so einem Projekt sind unterschiedliche Teams beteiligt, die reibungslos und eng miteinander zusammenarbeiten sollten. Wenn die Entwickler aber Jira nutzen, das ­Marketing-Team lieber mit Basecamp oder Wrike arbeitet und die Support-Mitarbeiter wiederum eine andere Lösung einsetzen, um ihre Tickets und Issues zu verwalten, dann kann das schnell zu Problemen führen.

Anstatt verschiedene Insellösungen für die einzelnen Fach­abteilungen einzusetzen und diese selbst irgendwie miteinander zu integrieren, greifen viele Unternehmen deshalb lieber auf eine ganzheitliche Lösung zurück, die als zentrale Projektdrehscheibe für alle beteiligten Teams dient. Von teamübergreifenden Anwendungen versprechen sich Anwender nicht nur Einheitlichkeit, Konsistenz und höchste Standards bei der Benutzung – für sämtliche Mitarbeiter, egal in welcher Fachabteilung sie arbeiten –, sondern auch die Abbildung komplexerer Geschäftsprozesse über Abteilungsgrenzen hinweg.

Grundvoraussetzungen moderner ­Tools

Wenn es um die Auswahl einer solchen Lösung geht, spielen zunächst nicht ganz so spannende Themen wie Benutzerverwaltung, Berechtigungen und Zugriffsrechte eine entscheidende Rolle. Einfache PM-Tools, die nur in einem Team zum Einsatz kommen, müssen nicht unbedingt verschiedene Benutzerrollen oder granulare Nutzerberechtigungen unterstützten. Wenn das Team jedoch größer oder die PM-Lösung von verschiedenen Abteilungen eingesetzt wird, dann kommt man um detaillierte ­Benutzereinstellungen einfach nicht herum.

Dass man einzelnen Nutzern Zugriff zu bestimmten Projekten gewähren kann, reicht dann nicht mehr aus. Unternehmen müssen dann in der Lage sein, ihre eigene Organisationsstruktur in der Software abzubilden. Das heißt, verschiedene Teams, User-Gruppen oder Arbeitsbereiche (Workspaces) anlegen und deren Sichtbarkeit für bestimmte Mitarbeiter beziehungsweise Teams individuell anpassen können. Das ist nicht nur wichtig, um bestimmte Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen, sondern macht die Software übersichtlicher und einfacher zu bedienen.

Anpassbarkeit und Flexibilität stellen zentrale Voraussetzungen für eine teamübergreifende PM-Lösung dar. Denn jedes Team arbeitet anders und jeder Projektmanager hat seinen ganz persönlichen Führungsstil. Was in den Augen eines ­Projektleiters ein “Killer Feature” darstellt, kann für viele seiner Kollegen wiederum völlig irrelevant sein. Wenn verschiedene Teams mit unterschiedlichen Prozessen und Arbeitsmethoden gemeinsam auf einer Plattform arbeiten sollen, dann ist es hilfreich, wenn sie die Software an ihre eigenen Anforderungen und ­Arbeitsweisen anpassen können.

Solche Features werden längst nicht nur von großen ­Enterprise-Project-Management-Suites angeboten, die die komplexen Organisationsstrukturen großer Unternehmen mit hunderten oder gar tausenden von Mitarbeitern abbilden müssen. Auch ausgereifte PM-Plattformen wie Redbooth, Activecollab, Wrike und allen voran Jira bieten inzwischen genügend Kontrollmechanismen, um Accounts mit hunderten von Mitarbeitern mit unterschiedlichen Rollen und Berechtigungen professionell managen zu können.

Für Business-Teams aller Art: Jira Core

2002 in Sydney gegründet, konnte sich die Firma Atlassian als einer der weltweit erfolgreichsten Collaboration- und Projektmanagement-Anbieter positionieren. Seinen Namen in der Branche hat das börsennotierte Unternehmen aus Down Under vor allem seinem Flaggschiffprodukt Jira zu verdanken. Jira hat sich als eine umfangreiche und gleichzeitig flexible Alternative für Software-Teams positioniert, die sowohl Scrum- als auch ­Kanban-Boards unterstützt und mit über 150 Features alle zentralen Aspekte des agilen Projektmanagements abdeckt.

Die Software, die sowohl in der Cloud als auch ­On-Premise genutzt werden kann, wurde jedoch mehr und mehr von nichttechnischen Teams eingesetzt. Vor diesem Hintergrund hat ­Atlassian Ende 2015 eine neue Version seiner erfolgreichen Projekt­management-Plattform lanciert, von der jedes Business-Team im Unternehmen profitieren soll: Jira Core. Das ­Produkt soll zur zentralen Anlaufstelle für Teams in allen Bereichen des Unternehmens ­werden, egal ob im Personalwesen, Marketing, ­Finanzwesen oder in der Rechtsabteilung. Die Scrum-Boards, agile Reporting-Funktionen und weitere Tools, die speziell für Software-Teams ­konzipiert sind, sucht man in Core vergeblich. Dafür bietet ­diese nützliche Funktionalitäten wie Business-Projekt­vorlagen und benutzerdefinierte Felder und Workflows, die Projektmanager ­flexibel nach ihren eigenen Anforderungen ­gestalten können.

Task-Management mit Asana

Atlassian ist mit seiner Jira-Produktfamilie nicht der einzige Anbieter, der den Fokus auf Anpassbarkeit und Flexibilität legt. Ganz im Gegenteil. Benutzerdefinierte Felder und Workflows gehören inzwischen zum Standardrepertoire vieler weitverbreiteten PM-Dienste, darunter Asana, Trello, Monday und Wrike, um nur ein paar Beispiele zu nennen. Diese Anbieter haben längst erkannt, dass klassische Projekt- und Aufgabenparameter wie Fälligkeitsdatum, Priorität oder Verantwortlicher nicht mehr ­genug sind.

2008 als leichtgewichtige Task-­Management-App gestartet, bietet Asana heute mächtige Werkzeuge, um die Projekte und Aufgaben verschiedener Organisationen, ­Abteilungen und Teams professionell an einem Ort zu verwalten. (Screenshot: Asana)

In Asana, der populären Task-Management-App aus San Francisco, die vom Facebook-Mitgründer Dustin Moskovitz gestartet wurde, kann man zum Beispiel eigene Felder zu Aufgaben und Projekten hinzufügen, um genau das abzubilden, was für das eigene Unternehmen oder Team relevant ist. Das könnten etwa Versionsnummer, Statusinformationen, Stundensätze oder ­Budget-Angaben sein, die die Teams benötigen, um ihre Arbeit besser zu organisieren. Auf solche benutzerdefinierten Felder können Anwender dann zurückgreifen, um Aufgabenlisten zu sortieren oder zu filtern sowie um eigene Dashboards und Berichte zu erstellen.

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2 Reaktionen
Tumbling Dice

Meine persönliche Empfehlung: factro (https://www.factro.de/) – deutsche Server, einfache Handhabung, File Sharing, diverse Strukturmöglichkeiten, guter Support.

Warum schlage ich das vor? Weil ich finde, dass es mit den Tools, die Ihr in diesem Artikel vorstellt, nicht leichter wird. Vor allem KMUs und mittelständische Unternehmen werden die Tools nicht nutzen können. Grund u.a.: Preis und Datenschutz. DSGVO-Konformität spielt heute eine noch größere Rolle als je zuvor. Airtable und Asana sind nicht einfach in jedem Unternehmen einsetzbar. Grund: Serverstandorte außerhalb von Europa.

Maik Kiesel

In diesem, immer mal wiederkehrenden, Artikel finden sich viele richtige Erklärung zu dem was in einem KMU für ein ganzheitliches PPM Tool nötig ist. Insbesondere der Trend zur Konsolidierung und Zusammenführung von Insellösungen beschleunigt sich immer mehr.

Die hier genannten Tools sind jedoch insgesamt nicht geeignet die angesprochenen Ziele zu erreichen und betrachten den Markt rein aus Softwareentwicklungssicht.

Der PPM Markt gliedert sich ganz anders und dabei sind die hier genannten nur Nischenprodukte, können aber im Gesamtkonstrukt für einzelne Teams durchaus relevant sein.

Vielleicht schafft es t3n ja beim nächsten mal, diese Tools in der Gesamtunternehmenslandschaft in den Kontext zu stellen und die richtigen Tools zu benennen. Hilfe bietet hier bestimmt Gartner.

Denn die hier genannten Tools bilden nur 10-20% der Gesamtkomplexität aus Projektlebenszyklus, Priorisierung, Entscheidung, Ressourcen und Portfoliosteuerung ab.

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