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Scanner für’s Büro: Ein Ratgeber für den Unternehmenseinsatz

Scanner für´s Büro (Foto: iChip / iStock)

Noch immer kämpfen Büros mit übergroßen Mengen an Papier, obwohl sich die Arbeitswelt digitalisiert. Verspricht vielleicht die neue Scanner-Generation die Lösung? Wir zeigen, was die Geräte in Unternehmen inzwischen leisten und was bei ihrer Anschaffung zu beachten ist.

Schief eingezogene Vorlagen, vergessene Rückseiten, zu geringe Bildauflösungen – im Umgang mit Scannern können viele wertvolle Arbeitsstunden und Nerven verloren gehen. Aus diesem Grund will die moderne Scanner-Generation damit nun Schluss machen: Sie steht für verbesserte Workflows, effizienteres Arbeiten und Kosteneinsparungen. Doch was heißt das genau?

Die Hightech-Geräte erkennen zunächst bisweilen Seitengrößen und Inhalte (Text oder Bild), überspringen leere Seiten, korrigieren Schieflagen und lassen sich über die Cloud ansteuern – und das alles automatisch. Doch wie finden Firmen das für sie passende Gerät, ohne sich ein viel zu aufwendiges Funktionsmonster ins Haus zu holen?

Wichtige Einstiegsfragen

Vor der Kaufentscheidung hilft es, sich die wesentlichsten Fragen zu beantworten. Dazu gehören die folgenden:

  • Welches tägliche Scan-Volumen wollen die Abteilungen verarbeiten?
  • Wie sehen die häufigsten Vorlagen aus? Welche Größe und welches Gewicht haben die meisten Dokumente?
  • Welche Besonderheiten wären von Vorteil, wie doppelseitiges Scannen oder die Verarbeitung von Sonderformaten und Farben, Übergrößen oder besonders dicken Papieren?
  • Wie wollen die Abteilungen die Daten weiterverarbeiten und archivieren?

Immer mehr Dienstleister bieten wertvolle Beratung an – zum Teil kostenlos und zum Teil in Workshops, je nach Bedarf und Tätigkeitsfeld der Kundenfirma.

Multifunktionsgeräte und Flachbettscanner

Die erste Faustregel lautet: Multifunktionsgeräte (MFP) – also eine Kombination aus Scanner, Drucker, Kopierer und Fax – sind für Firmen nur eingeschränkt zu empfehlen. „Bereits ab fünf Kopien am Tag sind meist reine Dokumenten-Scanner die effektivere Lösung“, rät Sabine Holocher, Expertin bei PFU Imaging Solutions, einem Tochterunternehmen von Fujitsu.

Ein Grund: Ist ein MFP-Gerät defekt, fallen oft alle Funktionen auf einmal aus. Auch reine Flachbettscanner sind weniger für Firmen geeignet, da die Mitarbeiter hier immer eine Vorlage nach der anderen per Hand auf das Vorlagenglas auflegen müssen.

Mobile Scanner

Eine weitere Gerätegruppe sind mobile Scanner. Sie lassen sich gewöhnlich per USB-Port ansteuern. Unterlagen von Vorträgen oder Messen, Visitenkarten oder handschriftliche Notizen aus Meetings können Nutzer noch vor Ort scannen und via WLAN verarbeiten. In der Regel gibt es auch Plugins für einen direkten Upload zu Dropbox, Google Drive, Evernote oder SharePoint.

Die neue Generation an mobilen Scannern bietet langlebige Akkus, USB-Anschlüsse sowie Plug-and-Scan-Funktionen. Duplexeinzüge für das doppelseitige Scannen und Farbwiedergabe sind keine Seltenheit. Auch sind sie mittlerweile recht fix: Besonders schnelle Geräte brauchen nur gut fünf Sekunden für ein Blatt, wobei die Scanzeit natürlich je nach Auflösung variiert.

Scan-Service statt selber scannen
Wollen Firmen die Dokumente der letzten Jahre digitalisieren, bieten sich Scan-Services wie Eridian an. Diese übernehmen das Scannen, die Organisation der digitalen Archivierung und vernichten auf Wunsch die Papierdokumente anschließend. Die Abrechnung erfolgt pro Seite oder Ordner. Je nach Aufwand digitalisieren diese Services einen Ordner ab 14 Euro.Es gibt auch Services, die das Scannen für laufend anfallende Dokumente übernehmen, wie das Startup Dropscan. Dazu müssen Firmen die Post nicht einzeln einschicken, sondern können mittels Nachsendeauftrag ihre gesamte Post an eine individuelle Dropscan-Adresse weiterleiten. Je nach Scan-Volumen gibt es neben der Einzelabrechnung unterschiedliche Abotarife: Bei bis zu 100 Sendungen im Monat sind zum Beispiel 75 Euro fällig.

Canons mobiler Scanner imageFORMULA P-208II ist seit Januar 2015 auf dem Markt. Mehrseitige Dokumente, bis zu 10 Blatt und 16 Duplex-Vorlagen pro Minute scannt er mit automatischem Dokumenteneinzug. Die Bilder sollen sich mit der neuen Software leichter bearbeiten und auf gängige Cloud-Lösungen wie Dropbox, OneDrive und Evernote hochladen lassen. Kosten: rund 199 Euro. (Bild: canon.de)
Canons mobiler Scanner imageFORMULA P-208II ist seit Januar 2015 auf dem Markt. Mehrseitige Dokumente, bis zu 10 Blatt und 16 Duplex-Vorlagen pro Minute scannt er mit automatischem Dokumenteneinzug. Die Bilder sollen sich mit der neuen Software leichter bearbeiten und auf gängige Cloud-Lösungen wie Dropbox, OneDrive und Evernote hochladen lassen. Kosten: rund 199 Euro. (Bild: canon.de)

Dokumenten-Scanner

Im Gegensatz zu All-in-One-Geräten sind reine Dokumenten-Scanner wie Canons platzsparendes Modell DR-C225 oder PFUs leistungsstarker Allrounder fi-7180 darauf ausgelegt, unterschiedliche Formate und Papierstärken in größeren Mengen zu erfassen. Sie erkennen Aspekte wie Papierstärke, Doppelseitigkeit und Vorlagengröße automatisch.

Erstaunlich ist, dass einige Geräte bunt gemischte Stapel in der Papierzufuhr mit Visitenkarten, DIN-A4-Dokumenten, Bildern und sogar Kreditkarten in einem Vorgang automatisch verarbeiten. Laut Hersteller kann das zum Beispiel die gesamte GT-Serie von Epson. Viele Geräte erkennen sogar schief eingelegte, doppelt eingezogene Blätter oder leere Seiten. Bei den Dokumenten-Scannern gibt es ein breites Leistungsspektrum: Kleine Geräte sind auf eine maximale Auslastung von 500 Blatt pro Tag ausgelegt, die größten packen täglich bis 7.500 Blatt.

Reine Dokumenten-Scanner wie Canons platzsparendes Modell DR-C225 können unterschiedliche Formate und Papierstärken in größeren Mengen verarbeiten. (Bild: canon.de)
Reine Dokumenten-Scanner wie Canons platzsparendes Modell DR-C225 können unterschiedliche Formate und Papierstärken in größeren Mengen verarbeiten. (Bild: canon.de)

Letztlich entscheidet das konkrete Anwendungsszenario, welcher Dokumenten-Scanner passt. Dafür gibt es drei klassische Szenarien: Entweder steht ein Scanner zentral im Unternehmen zur Verfügung, Arbeitsgruppen oder Abteilungen teilen sich einen Scanner oder – derzeit Trend – die Mitarbeiter haben jeweils einen eigenen Scanner dezentral an ihrem Arbeitsplatz. Für jedes dieser drei Szenarien lohnt eine kleine Return-Of-Investment-Rechnung.

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3 Reaktionen
Bernd

Wir nutzen für ein normales Belegaufkommen in unserer Firma für unser DMS amagno den CANON ScanFront 330. Gut ist hier, dass er als Netzwerkscanner keinen separaten PC benötigt, auf dem Scannersoftware läuft. Wäre für ein Evernote total überdimensioniert, aber für kleine Firmen ein gute Empfehlung.

ibyprivat

Einer der besten, ScanSnap, fehlt hier leider! Den gibt es auch von Evernote, völlig überteuert und dann NUR mit Evernote nutzbar...soviel zur neuen "Politik" von EN. Wenn man den Scansnap frei kauft, erhält man ein Spitzengerät mit universeller Anbindung. Klasse Teil.

Stefan Pfeifer

Leider liegt es nicht so sehr an der Technik des Scannens sonder später an der Ablage in Unternehmen. Da hat man heutzutage echt tolle Lösungen (z.B.: Evernote) und man verwendet immer wieder einen Windows Ordner ...

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