Bei Änderungen an einem TYPO3-Webauftritt sieht der Arbeitsprozess häufig so aus: Anfangs versteckte Seiten werden generiert und mit Inhalt gefüllt. Diese Seiten erhält der Kollege per Mail, der das Ganze lesen und korrigieren soll, bevor es schlussendlich publiziert wird.

Viel eleganter und einfacher geht das mit einer Arbeitsumgebung, einem sogenannten Workspace. In diesem Workspace können beliebig viele Änderungen an der Webseite getätigt werden, ohne dass diese öffentlich zu sehen sind. Über einen entsprechend zu definierenden Prozess können die Änderungen dann korrigiert und publiziert werden. Benachrichtigungen per E-Mail mit individuellen Kommentaren der Redakteure unterstützen den Prozess. Je mehr Redakteure und komplexe Review-Prozesse involviert sind, desto mehr lohnt sich also auch ein Workspace.

Um Änderungen an einem Webauftritt zu tätigen, wechselt der Redakteur nach dem Backend-Login zuerst in den Workspace, ein Ebenen-Icon am rechten oberen Rand.

In diesem Workspace können dann beliebig viele Änderungen getätigt und kontrolliert werden, ohne dass diese auf dem Webauftritt sichtbar werden. Über eine spezielle Voransicht lassen sich die Änderungen bequem mit der Live-Version des Webauftritts vergleichen.

Ist der Redakteur mit den Änderungen zufrieden, sendet er die Änderung im Arbeitsprozess an die nächste Stelle. Dies ist über ein entsprechendes TYPO3-Modul möglich, in dem alle Änderungen verwaltet werden können.

Nun erhält der für diese Stelle zuständige Redakteur eine E-Mail – gegebenenfalls mit persönlichem Kommentar. In einem einfachen Schritt kann der aktuelle Redakteur nun, nach Kontrolle der Änderungen, diese freischalten.

Es ist auch möglich, in der Workspace-Konfiguration weitere Kontrollpunkte einzurichten. Dank des detaillierten Berechtigungssystems lässt sich genau bestimmen, wer letztendlich Änderungen publizieren und somit den offiziellen Webauftritt verändern darf. Auch die Konfiguration des Arbeitsprozesses ist sehr flexibel, es lassen sich beliebig viele Prozessschritte mit individuellem Namen und entsprechenden Verantwortlichkeiten definieren. Was genau möglich ist und wie die einzelnen Prozesse definiert werden, lässt sich im Detail in der aktuellen Workspace-Dokumentation nachlesen [1].

Darüber hinaus lassen sich auch die Benachrichtigungs-Mails leicht anpassen. Die Nachrichten enthalten Informationen zu den Datensätzen, dem Redakteur und den entsprechenden Änderungen. Anpassen lassen sie sich in ihrem Informationsgehalt, den Empfängern und vor allem in ihrem Layout.

Datensätze, die von TYPO3-Extensions bereitgestellt werden (News, Kalender-Einträge etc.), können ebenfalls im Workspace gehandhabt werden, sofern der Entwickler dies bei der Programmierung berücksichtigt hat. Wenn man bei einer Extension von der „Unterstützung der Workspaces-Funktion“ spricht, so muss man allerdings zwischen zwei Aspekten unterscheiden. Es gibt zum einen die Unterstützung des Workspace-Backends, das heißt ein Datensatz kann im Workspace erstellt und dann Schritt für Schritt publiziert werden. Dies können Entwickler erreichen, in dem sie den Extension-Kickstarter nutzen.

Zum anderen gibt es die Vorschau-Funktion für den Datensatz, das heißt der Entwickler unterstützt die Workspace-Vorschau, sodass der Datensatz vorab betrachtet werden kann. Bei Extbase-Extensions ist dies von Haus aus vorgesehen und muss nicht extra programmiert werden. Bei piBase-Extensions gibt es einen kurzen Leitfaden auf den Entwicklungsseiten des Workspace-Projekts [2].

TYPO3-Workspaces sind ein sehr mächtiges Werkzeug, sie haben aber auch Ihre Grenzen. So ist es nicht möglich, parallele Arbeitsschritte zu definieren, sondern alles bis hin zur Publizierung geht der Reihe nach vor sich. Auch eine automatische Revisionssicherheit ist durch die Nutzung von Workspaces nicht gegeben. Zuletzt ist es derzeit noch schwierig, Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Änderungen, etwa Sprachübersetzungen, im Workspace zu handhaben.

TYPO3 bietet seit langem die Workspace-Funktion, die Benutzeroberfläche wurde aber in der neuesten Version 4.5 komplett überarbeitet. Die Möglichkeit, beliebig viele Arbeitsschritte definieren zu können, ist genauso neu, wie die Workspace-Unterstützung für sogenannte IRRE-Datensätze. Die neue Vorschau rundet das Ganze ab und ermöglicht dem Redakteur eine bequeme Nutzung.

Für die nächste TYPO3-Version sind weitere Neuerungen geplant, wobei das Workspace-Team noch nicht entschieden hat, welche Neuerungen zuerst umgesetzt werden. Bereits im Review-Prozess sind kleinere Neuerungen wie die feinere Konfiguration der E-Mail-Benachrichtigungen oder ein Vorschau-Link direkt in der E-Mail.