Seit 2006 betreibt die Deutsche Welle ihr Intranet mit TYPO3. Zuvor basierte das interne Online-Portal auf einem HTML-Filesystem, das auf einem Microsoft-Internet-Information-Server erster Version lief. „Mit einem Redaktionssystem ist die Verwaltung unserer Angebote wesentlich einfacher“, weiß Bürger den Wechsel zu schätzen. „Und mit TYPO3 haben wir ein System, das zusätzlich einige wertvolle Funktionalitäten mitbringt.“

Auch für Johannes Hoffmann war der Wechsel zu einem Redaktionssystem erforderlich. „Mit dem alten System konnten wir unser Ziel, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter tagesaktuell über Wissenswertes rund um die DW zu informieren, nicht zufriedenstellend erledigen“, berichtet der Leiter der Kommunikation. Der Job seines Teams: Die Bekanntheit und Akzeptanz der Deutschen Welle im Inland steigern. Eine wichtige Zielgruppe: die Beschäftigten. Interne Kommunikation habe vor dem Hintergrund anhaltender und tief greifender Veränderungsprozesse in der Deutschen Welle eine hohe Priorität. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kontinuierlich, aktuell und standortübergreifend über wesentliche Ereignisse und Entwicklungen zu informieren und ihnen Hintergründe für Entscheidungen zu erläutern sei Voraussetzung, damit sie Veränderungen mittragen, sagt Hoffmann.

Das Kommunikationskonzept der DW basiert auf einem ausgewogenen Mix: Es nutzt die jeweiligen Stärken der einzelnen „Instrumente“, etwa das Mitarbeiterjournal „ortszeit“ oder Diskussionsveranstaltungen. Was die Beschäftigten zeitnah wissen sollen, von Veranstaltungsterminen bis zu Entwicklungen des vom Bund zur Verfügung gestellten Etats, das gehört ins Intranet. Und dessen Bedeutung nahm stetig zu. Seit 2003 haben sich die Zugriffe verdreifacht. Wenn unternehmenspolitische Entscheidungen erwartet werden, klicken besonders viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter das Intranet an. Die Erwartungen sind gewachsen. Mit TYPO3 sei umfassende, zeitnahe Information professionell zu bewerkstelligen. Dass seit dem Relaunch die Zugriffe kontinuierlich steigen, sei der Beweis für den Erfolg. Ebenfalls erfreulich: Rund 200 Kolleginnen und Kollegen haben sich seit Oktober 2005 von der Kommunikation zu TYPO3-Redakteuren schulen lassen. Insbesondere bei Innovationsprojekten ein Plus: Vom Redesign des Journals von DW-TV bis hin zu IT-Projekten – im Intranet stellen die jeweils Verantwortlichen Informationen für Kolleginnen und Kollegen direkt ein und schaffen so Transparenz bei wichtigen Entwicklungen.

Rund 18 Monate haben die Vorbereitungen des Relaunchs in Anspruch genommen. Ein standort- und bereichsübergreifendes Projektteam unter Federführung der Kommunikation hatte zunächst das bestehende Angebot inhaltlich analysiert, Anforderungen von Informationsbietenden und -suchenden ermittelt und auf Basis der technischen Infrastruktur der DW nach einem Redaktionssystem gesucht. „Für TYPO3 sprach zum einen die Fülle an frei verfügbaren Extensions, zum anderen die Möglichkeit, ein sehr detailliertes Nutzerkonzept umsetzen zu können, so dass möglichst viele Kolleginnen und Kollegen Inhalte auch dezentral pflegen können“, berichtet Florian Koob, der im Projektteam mitgewirkt hatte und heute das TYPO3-System technisch administriert. Weitere Beweggründe waren die lebendige Community und die Unabhängigkeit von einem Anbieter.

Nach konzeptioneller Arbeit, Marktsichtung, Einbeziehung von Nutzern und Bearbeitern des Intranets schrieb die Deutsche Welle die Einrichtung eines Content-Management-Systems auf Basis von TYPO3 für das Intranet aus. Den Zuschlag erhielt die Firma init (Berlin) [1], die zusammen mit dem Subunternehmer AOE Media (Mainz) [2] das Projekt realisiert hat. Dabei setzten sie ein leeres System auf, das anschließend im Rahmen der Schulungen von Intranet-Redakteuren aus allen Bereichen aufgefüllt wurde.

Vor der technischen Umsetzung musste allerdings noch eine konzeptionelle Hürde genommen werden: die Neustrukturierung bestehender und das sinnvolle Ergänzen bislang vermisster Inhalte. Das Resultat ist eine so genannte „Lebenslagen-Navigation“: Die Oberbegriffe orientieren sich an den Anforderungen der Nutzer. Beispiele: Ich suche Arbeitsmittel, die ich benötige, um mein Programm zu machen; ich brauche ein Formular zur Organisation meiner täglichen Arbeit; ich brauche Informationen über eine be- stimmte Abteilung. Unter „Programm machen“ finden sich alle redaktionellen Arbeitsmittel gebündelt – ob für Fernsehen, Hörfunk oder Online. Orientierung in der Informationsflut bieten zudem die TYPO3-Funktion Index-Search sowie die Sitemap der Extension „gov textmenu“.

Das Lebenslagen-Prinzip gilt auch für den Menüpunkt „Arbeit organisieren“. Dort wurden Serviceangebote zusammengefasst, die einem die tägliche (Büro)-Arbeit erleichtern. Ob Anträge für die Ausstattung von Arbeitsplätzen, Stichwortsammlungen von Betriebsverwaltung und Gebäudetechnik, die Konferenzraumbuchung oder Antworten auf IT-Fragen – all das finden Beschäftigte hier. In der Rubrik „Abteilungen besuchen“ stellen sich die Bereiche vor. Unter „Aktuelles lesen“ finden sie Nachrichten, Veranstaltungstermine und Pressemitteilungen. „Unternehmen verstehen“ fasst Grundlagen zur Deutschen Welle wie Leitbild, DW-Gesetz und andere sowie die Personalvertretungen und den DW-Shop zusammen.

Auf der Wunschliste standen Extensions aus dem Online-Repository, etwa die tt_news oder das chc_forum. Einige Wünsche allerdings wurden mit eigens für die DW entwickelten Erweiterungen erfüllt, etwa die Mitarbeiterliste und ein automatischer Authentifizierungsprozess. Foren oder der Kleinanzeigen-Seite wurde ein Login vorgeschaltet. Die Nutzererkennung bei Seiten, deren Zugänge kontrolliert werden sollen, funktioniert mit der Extension „Loginbox_macmade“. Die Erweiterung liest den Domänen-Nutzernamen aus dem Internet-Explorer aus und vergleicht diesen in TYPO3 mit den täglich aus der Domänenverwaltung importierten Nutzerlisten. Stimmen die Namen überein, gelangt der Nutzer an die interaktiven Elemente. Ansonsten wird er auf eine Seite mit Hinweisen umgeleitet, wie man dennoch ins Forum oder an die virtuelle Pinnwand gelangen kann. Wer zum Beispiel als Freier Mitarbeiter kein personalisiertes Windows-Nutzerkonto besitzt, wird vom System zunächst nicht erkannt. Man kann allerdings Daten für ein manuelles Login anfordern und die interaktiven Intranet-Features dann auf diese Weise nutzen. Mit diesem Konzept soll einerseits Missbrauch vorgebeugt, andererseits die Personlisierung aber weitestgehend unauffällig abgewickelt werden.

Im Laufe der Zeit kamen noch andere Erweiterungen auf DW-Anforderung hinzu: Von der Firma AOE Media wurde im Auftrag der DW unter anderem eine Extension entwickelt, die den Mitarbeitern dabei helfen soll, abteilungs- und standortübergreifend an gemeinsamen Datensätzen zu arbeiten. Die Grundidee von Frontend Lists (felists): Mit der Extension lässt sich zunächst eine Tabelle mit frei wählbaren Spaltentiteln und unterschiedlichen Eingabemöglichkeiten (Freitext, Datum, Selectorbox) erstellen. Als nächstes lässt sich der Kreis der Personen festlegen, der die Daten eingibt. Abschließend wird bestimmt, wer Zugang zur Datenansicht hat und welche Spalten veröffentlicht werden sollen. Die Nutzungsmöglichkeiten sind breit gestreut: „Der Betriebssportverein verwaltet so seine Sportangebote“, nennt Koob ein Beispiel. „Hier können alle Beschäftigten sehen, was wo startet und auch Räume reservieren.“ Die Liste von Funkhausbesuchern aus dem In- und Ausland hingegen ist zwar allen zugänglich, wird aber nur von wenigen Personen gepflegt. Das mühsame Werkeln mehrerer Personen an einer Excel-Datei habe damit ein Ende.

Noch für 2007 sind einige technische Aktualisierungen geplant: Die Authentifizierung wird an den zentralen Active Directory Service angebunden, ein Havariesystem soll unter VMware realisiert und in einen regelmäßigen Abgleich eingebunden werden. Als Medienunternehmen wird die DW auch im Intranet zu aktuellen Themen zunehmend Video-Streams anbieten. Darüber hinaus soll das System von Version 3.8 auf Version 4 umgestellt werden. „Wir versprechen uns insbesondere bei der Suchfunktion einige Verbesserungen“, so Koob. Zwar laufe die Indexierung der Seiten weitgehend problemlos, die Anzeige von Suchergebnissen lasse sich allerdings noch nutzerfreundlicher gestalten. „Wir stellen immer wieder fest, dass sich bestimmte Cache-Einstellungen mit der Suche nicht vertragen. Gerade bei den Nachrichten führt das hin und wieder zu unsauberen Suchergebnissen.“

Um den Zugang zu den vielfältigen Intranet-Inhalten noch einfacher zu gestalten, testet die DW derzeit weitere Extensions, etwa „toi_bookmarks“ und Tag Clouds. „Extensions sind aber nur die halbe Miete“, weiß Kommunikationschef Johannes Hoffmann. Anlässlich des zweijährigen Bestehens des TYPO3-Intranets werde bis zum Jahreswechsel eine Zwischenbilanz gezogen. „Wie schon beim Aufsetzen des Systems werden Kommunikation und IT-Abteilungen Wünsche, Anforderungen und Anregungen der Nutzer einholen. Hat sich die Navigation bewährt? Lassen sich Inhalte noch besser bündeln und leichter zugänglich machen? Wie können wir gewährleisten, dass TYPO3-Redakteure sich noch weniger Gedanken um die Technik machen müssen?“, zeigt Hoffmann die Perspektiven auf und hält fest: „Dank TYPO3 konnten wir schon einen großen Schritt in die richtige Richtung machen.“