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Social-Intranet-Tools für Startups und mittelgroße Unternehmen: Das gesamte Büro in einem System

Soziale Intranets werden als digitale Arbeitsplätze in Unternehmen immer beliebter. Dabei stehen Kommunikation, Wissensaustausch und eine effiziente Zusammenarbeit im Fokus.

7 Min.
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(Foto: Shutterstock)

Social-Intranet-Lösungen sind die Weiterentwicklung der traditionellen Intranets aus der PC-Ära. Denn die Anforderungen seitens der Unternehmensanwender an eine Collaboration-Lösung, die abteilungsübergreifend im gesamten Betrieb eingesetzt werden soll, haben sich in den letzten Jahren grundlegend verändert. Nach dem Siegeszug von Cloud- und Mobile-Computing und neuen Trends wie „Consumerization of IT“ und „Bring your Own Device“, aber vor allem dank der starken Verbreitung der sozialen Netzwerke sind nun einfache Portale und Wikis, die man aus klassischen Groupware-Lösungen wie Lotus Notes oder Sharepoint kannte, nicht mehr genug. Die Zeit der traditionellen Intranets, die sich bloß auf den reinen Informationsaustausch konzentrierten, ist vorüber.

Prozesse und Mitarbeiter verbinden

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Heute stehen vielmehr eine reibungslose Kommunikation unter den Mitarbeitern, ein intensiver Wissensaustausch und eine effiziente Zusammenarbeit durch die Verbindung von Prozessen und Mitarbeitern im Vordergrund. Der Trend geht weiterhin in Richtung digitale, ganzheitliche Arbeitsplattform. Das zeigt eine aktuelle Studie der Berliner School for Communication and Management (SCM) und dem Intranet-Spezialisten United Planet. Demnach nutzen fast drei Viertel der Befragten Applikationen im Intranet zur digitalen Abbildung und Automatisierung von Arbeitsabläufen. In Zukunft werde das Intranet nach Einschätzung von knapp der Hälfte der Umfrageteilnehmer zunehmend als zentrale digitale Arbeitsplattform weiter an Bedeutung gewinnen.

Flexibilität, Transparenz, Produktivität und Offenheit spielen dabei eine entscheidende Rolle. Mitarbeiter sollen gemeinsam an Dokumenten arbeiten, sich in virtuellen Teamräumen austauschen, Projekte und Aufgaben kollaborativ verwalten, weitere Business-Anwendungen integrieren und vom Know-how ihrer Kollegen profitieren können – und das über Abteilungs- und Standortgrenzen hinweg. Zu den zentralen Features, die ein modernes Social Intranet heute bieten muss, zählen also neben den üblichen Portalen, Wikis und Mitarbeiterprofilen vor allem Projekt- und Aufgabenmanagement, Chats und Kommentare, News-Feeds, Aktivitäts-Streams, Social Bookmarks sowie weitere Funktionen wie Mentions oder Likes, die man aus Twitter, Facebook und Co. kennt.

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Im Folgenden stellen wir einige interessante Social-Intranet-Lösungen vor, die kleine und mittlere Unternehmen adressieren und sich in der Praxis bewährt haben. In den allermeisten Fällen kann man selber entscheiden, ob man sein Intranet selber hosten oder doch lieber on demand in der Public Cloud nutzen möchte.

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Immer mehr Konkurrenz für Sharepoint

Wenn es um Intranets geht, denken viele nach wie vor an Sharepoint. Im Jahr 2011, zehn Jahre nach dem ersten Release und auf dem Höhepunkt seiner Beliebtheit, wurde die Lösung von Microsoft von rund 80 Prozent der Fortune-500-Unternehmen eingesetzt, darunter namhafte Firmen wie Associated Press, Toyota und UPS. Zu den zentralen Vorteilen der Lösung, von der auch Mittelständler profitieren können, zählen unter anderem die nahtlose Integration mit den Office-Anwendungen aus Redmond, eine große Online-Community, die bei Fragen oder Problemen Hilfe bieten kann, sowie ein umfassendes Angebot an weiterführenden Modulen, Plugins und Add-ons, die die Sharepoint-Plattform quasi beliebig erweiterbar machen.

Unternehmen, die Sharepoint einsetzen möchten, können zudem auf die Services spezialisierter IT-Häuser zurückgreifen, die bei der Implementierung eines sozialen Intranets auf Sharepoint-Basis wertvolle Hilfe leisten können. Doch das hat natürlich seinen Preis. Sharepoint-Implementierungen werden für viele KMUs wahrscheinlich zu teuer sein. Auch die hohe Komplexität des Systems, die große Abhängigkeit von Infrastruktur-Produkten von Microsoft, wenn man es selbst hosten möchte, sowie eine geringe Benutzerakzeptanz werden oft als weitere Nachteile von Sharepoint genannt.

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Inzwischen gibt es jedoch zahlreiche Intranet-Lösungen, die sich als einfachere und kostengünstigere Sharepoint-Alternativen präsentieren. Hierzu zählen zum Beispiel Igloo, Honey, Blokk, ThoughtFarmer und MangoApps, die von jungen Startups entwickelt werden und gerade KMUs einen einfachen und kostengünstigen Einstieg in die Welt der Social-Intranets versprechen. Echte Konkurrenz bekommt Sharepoint allerdings vor allem durch internationale Softwarehersteller wie etwa Atlassian mit Confluence, Jive Software mit Jive-n (bei größeren Unternehmen), sowie durch Bitrix24 und Viadesk, die sich erfolgreich auf dem deutschen Markt positionieren konnten.

Bitrix24

(Screenshot: Bitrix 24)

Bei Bitrix24 handelt es sich um eine international ausgelegte Lösung, die in Russland entwickelt wird und einen ganzheitlichen Lösungsansatz verfolgt. So bringt sie eine Reihe nützlicher Werkzeuge für Projekt- und Dokumenten-Management, Chat und Video, Kundenverwaltung, Kalender, Reporting, File-Sharing, HR-Tools und mehr unter einen Hut. Neben dem zentralen Web-Portal stehen mobile Apps für iOS und Android sowie Desktop-Clients für Windows und Mac OS X zur Verfügung. Diese sorgen für eine optimale Benutzererfahrung, egal ob man gerade im Büro oder unterwegs arbeitet. Das Hauptziel von Bitrix24 besteht nach Herstellerangaben darin, die Kommunikationswege zwischen den Mitarbeitern möglichst zu verkürzen. Dank flexibel einstellbarer Zugriffs- und Benutzerrechte auf verschiedene Portal-Bereiche können Administratoren genau regeln, wer was einsehen und bearbeiten kann.

Auch die mobilen Apps machen einen guten Eindruck. Bitrix24 präsentiert sich als eine umfassende All-in-one-Lösung, die in puncto Funktionalität kaum Wünsche offen lässt. Auch die mobilen Apps machen einen guten Eindruck. Bitrix24 präsentiert sich als eine umfassende All-in-one-Lösung, die in puncto Funktionalität kaum Wünsche offen lässt. Auch die mobilen Apps machen einen guten Eindruck.

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Viadesk

(Screenshot: Viadesk)

Die Firma Viadesk wurde 1999 in den Niederlanden gegründet und hat sich seitdem als einer der führenden Anbieter für professionelle Community-Software in Europa etablieren können. Teams können sich bei Viadesk digital in geschlossenen Gruppen vernetzen und online an ihren Projekten zusammenarbeiten. Die Plattform ermöglicht es den Anwendern, Aufgaben, Meilensteine und Verantwortlichkeiten transparent festzulegen. Zusätzlich zu Dokumenten lasen sich auch Updates, Links oder Bilder auf einfache Art und Weise mit den Kollegen teilen, aber auch Fragen stellen, Gedanken und Meinungen einfach miteinander austauschen und Erhebungen durchführen. Neben der produktiven Zusammenarbeit steht bei Viadesk ein effektives Wissensmanagement im Vordergrund. Durch die zentrale Plattform soll das Ablegen und Teilen von Wissen systematisch strukturiert und gefördert werden. Praktisch dabei: Beiträge und Dokumente sind durch Stichworte automatisch kategorisierbar und über die Suchfunktion jederzeit auffindbar.

Intranet Made in Germany

Auch aus Deutschland findet man Social-Intranet-Anwendungen, die den Vergleich mit den bewährten Produkten aus dem Ausland nicht scheuen müssen – ganz im Gegenteil. Hierzu zählen sowohl junge Startups wie Swabr und PeakFaktor als auch etablierte Softwarehersteller wie zum Beispiel Intrexx Share, JaOffice, Tixxt, und Xelos, die seit über zehn Jahren im Geschäft sind.

Xelos aus Wiesbaden punktet durch eine integrierte Messenger-Funktion, mit der Teams ihre Kommunikation verbessern und sich unnötige E-Mails ersparen können – vor allem wenn sie remote arbeiten. Der zentrale Aktivitäts-Stream soll jeden Mitarbeiter, egal wo er gerade ist, stets über die neuesten Entwicklungen auf dem Laufenden halten. Kommentare, Likes und Mentions dienen dazu, Ideen schnell und unkompliziert auszutauschen oder Feedback zu geben. Abgerundet wird das Funktionsspektrum durch professionelle Business-Tools zur Optimierung von Geschäftsprozessen wie etwa Projekt- und Aufgabenmanagement, Dokumenten- und Wissensmanagement, Workflow-Optimierung, Analyse und Reporting, Zeiterfassung, Spesenabrechnung. Dabei legt der Anbieter großen Wert auf Flexibilität und Anpassbarkeit. So können Unternehmensanwender das System bis ins kleinste Detail an ihre individuellen Bedürfnissen anpassen.

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Xelos bietet einen funktionsreichen und anpassungsfähigen Social Workplace inklusive Messenger-Funktion. Xelos bietet einen funktionsreichen und anpassungsfähigen Social Workplace inklusive Messenger-Funktion. Xelos bietet einen funktionsreichen und anpassungsfähigen Social Workplace inklusive Messenger-Funktion.

Communote

Communote ist eine weitere leistungsfähige Social-Intranet-Plattform, die in Deutschland entwickelt und betrieben wird. Dabei handelt es sich um eine umfassende, auf Java Enterprise basierende Software, die den transparenten Informationsaustausch im Unternehmen in den Mittelpunkt stellt. So können Mitarbeiter Kurznachrichten an Kollegen senden und bequem gemeinsame Notizen erstellen, mit beliebigen Dateien als Anhang – Bilder und Youtube-Videos werden dabei inline angezeigt. Ebenfalls praktisch: Aufgaben, Notizen und Status-Updates lassen sich bequem kommentieren. Als einfache Feedback-Funktion steht Anwendern der aus Dresden stammenden Lösung zudem das aus Facebook bekannte Like-Feature zur Verfügung. Im Bereich Mobile punktet Communote mit nativen Apps für iOS und Android, die in Sachen Usability und Benutzererfahrung einen guten Eindruck machen.

Coyo

Auch die deutsche Softwareschmiede Mindsmash aus Hamburg bietet eine moderne Intranet-Anwendung, die Produktivitäts-Tools und Social-Funktionen auf einen gemeinsamen Nenner bringt. Ihr Produkt Coyo kann als reines soziales Intranet, als interne Community oder auch als umfängliche Projektplattform eingesetzt werden. Das Ziel: Die Zusammenarbeit optimieren, egal ob mit Kollegen, Kunden oder Business-Partnern. Dazu bietet die Lösung die Möglichkeit, virtuelle Arbeits- und Projekträume anzulegen und flexibel nach eigenen Anforderungen zu gestalten. So können Administratoren dieser so genannten „Workspaces“, je nach Einsatzszenario, nur die Werkzeuge aktivieren, die sie für ihre Arbeit auch wirklich brauchen. Das Funktionsangebot ist dabei breit gefächert und reicht von einfachen Blogs und RSS-Feeds über Task- und File-Management bis hin zu Chats und Nachrichten. Mit TeamLike stellt die Deutsche Telekom ein Social-Intranet in der Cloud bereit, das auf Coyo basiert und speziell für kleine und mittlere Unternehmen mit bis zu 300 Mitarbeitern konzipiert ist.

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Informationen austauschen, neue Ideen einbringen: Dabei bringt Coyo vor allem eine große Anpassungsfähigkeit mit.

Just Social

In Hamburg wird auch die All-in-one-Plattform Just Social entwickelt. Diese ist für Unternehmen jeder Größe und Branche konzipiert und stellt eine vielfältige und funktionsreiche Suite dar, die die aktuellen Anforderungen an ein modernes Social-Intranet erfüllen kann. Was die Funktionalität angeht, stehen die Themen Social Enterprise, interne Kommunikation und professionelles Dokumentenmanagement im Mittelpunkt. Um ihre Arbeit besser zu organisieren, können größere Organisationen Standorte, Abteilungen, Projekte und Gruppen anlegen. Jeder Mitarbeiter im Unternehmen erhält ein ausführliches Personenprofil, das alle wichtigen Informationen rund um seine Person an einem einzigen Ort speichert.

(Screenshot: Just Social)

Der bei Social-Intranet-Anwendungen übliche Aktivitäts-Stream lässt sich durch Abonnieren von Personen, Projekten, Dokumenten und so weiter flexibel an die eigenen Bedürfnisse anpassen.

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Fazit

Moderne Intranets verfolgen zunehmend das Ziel, Prozesse und Mitarbeiter nahtlos miteinander zu verbinden. Ein Social-Intranet soll nicht nur der Informationsbeschaffung dienen, sondern den Dialog, den Wissensaustausch und die effektive Kollaboration unter den Mitarbeitern unterstützen. Während Geschäftsprozesse im sozialen Intranet zentral abgebildet und transparenter gemacht werden, können Mitarbeiter ihre eigenen Profile erstellen und bearbeiten, in Gruppen zusammenarbeiten, reibungslos kommunizieren und ihr Wissen auf einfache Art und Weise miteinander teilen. Dadurch erhält das soziale Intranet eine flache Hierarchie und versetzt jeden Mitarbeiter in die Lage, selbst Inhalte aktiv zu erstellen und seinen eigenen Beitrag zu leisten, um das „Wir-Gefühl“ im Unternehmen zu stärken.

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