Software & Infrastruktur

Groupware als Schrittmacher für Webhoster und Internet Service Provider: Teamarbeit leicht gemacht

Groupware-Systeme haben bislang vor allem den Weg in mittelständische und große Unternehmen gefunden. In Kleinunternehmen scheiterte die Anschaffung häufig noch am initialen Aufwand und am Preis. Denn Hardware, Lizenzen, Installation und Wartung eines Microsoft Exchange Servers für ein zehnköpfiges Team schlagen mit rund 10.000 Euro zu Buche. Will das Unternehmen zusätzlich gemeinsam auf Dokumente zugreifen, kommt noch ein Microsoft Sharepoint Server für rund 6.500 Euro hinzu. Zu viel für viele Kleinunternehmen.

Für frischen Wind im Markt sorgen seit kurzem Webhosting-Anbieter. Bereits heute versorgen sie Kleinunternehmen mit Internetzugang, E-Mail und Website-Hosting. Die Ausdehnung des Service-Angebots auf den Bereich Groupware erscheint da nur logisch.

Seit Ende Februar bietet 1&1 mit MailXchange eine Groupwarelösung auf Basis der Open-Xchange-Technologie an. Der Dienst verbindet die Verwaltung von persönlichen E-Mails, Terminen, Adressen und Aufgaben mit umfangreichen Funktionen zur Teamarbeit und Dokumentenverwaltung. Gespeichert werden die Daten im Rechenzentrum von 1&1. Der Kunde greift über einen betriebssystemunabhängigen Webclient auf das System zu. Dank Ajax-Technologie kann er dabei von Desktop-Anwendungen gewohnte Funktionen wie „Drag & Drop” und Kontext-Menüs per rechter Maustaste im Webbrowser nutzen.

Teamwork

Seine Stärken spielt 1&1 MailXchange bei der Zusammenarbeit im Team aus. Jeder Anwender verwaltet E-Mails, Termine, Kontakte und Aufgaben in privaten Ordnern und kann individuell entscheiden, ob er diese für andere Nutzer freigibt. Gemeinsam genutzte Daten, etwa ein zentrales Firmenadressbuch, werden in öffentlichen Ordnern abgelegt. Auch Dokumente werden zentral in einem Dokumentenspeicher verwaltet. Zu jedem Dokument können Kommentare hinterlegt werden, außerdem wird die Dokumenthistorie gespeichert – so arbeiten alle Mitarbeiter mit derselben Version eines Dokuments. Bei Neuanlage oder Änderung eines Dokuments wird bei Open-Xchange zur Information anderer Anwender nicht mehr das Dokument selbst als Anhang per E-Mail verschickt, sondern nur noch eine E-Mail mit der URL, unter der das entsprechende Dokument auf dem zentralen Server zu finden ist. Ein Klick auf die URL und das jeweils aktuelle Dokument steht zur Verfügung.

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