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Datei-Management mit System: TYPO3 4.0: DAM

Mit der Version 4.0 von TYPO3 wird ein Digital Asset Management System als Standardkomponente verfügbar sein. Damit wird Datei-Management nicht nur komfortabler, sondern es bieten sich auch neue Möglichkeiten.

4 Min. Lesezeit
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Mit zunehmender Anzahl von Dateien wird deren Verwaltung immer
schwieriger. Das ist sowohl auf dem eigenen Desktop-Rechner so, als auch bei
einer Website. Das Dateimodul bietet hierfür die gängigen Funktionen
wie Upload, Umbenennen, Löschen oder das Anlegen von Verzeichnissen.
Somit stehen außer der Verzeichnisstruktur keine weiteren Möglichkeiten
zur Verfügung, um Ordnung in die Dateisammlung zu bringen.

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Es gibt mehrere Wege, Dateien mit Hilfe eines Verzeichnisbaums zu
organisieren: zum Beispiel nach Verwendungszweck, Dateitypen oder
Inhalten. Jedes
System funktioniert, solange eine Datei nicht in mehrere „Kategorien“
einsortiert werden soll. An dieser Stelle setzt das DAM ein. Zunächst
werden auch im DAM die normalen Dateioperationen, die
schon vom bisherigen Dateimodul bekannt sind, durch das
„Media>Datei“-Modul bereitgestellt. Das Modul ist ein vollständiger
Ersatz, da das Dateimodul zusammen mit dem DAM nicht mehr eingesetzt
werden
kann. Die Benutzeroberfläche ist ein wenig modernisiert, ansonsten findet
sich in diesem Modul zunächst nicht viel Neues. Somit werden vom DAM
die gewohnten Funktionen bereitgestellt und Benutzer müssen nicht
umdenken. Wie bereits erwähnt, gehen die Möglichkeiten des DAM über die
einfache Dateiverwaltung hinaus. Diese basieren auf
Zusatzinformationen, bereitgestellt durch Kategorien und Metadaten
sowie deren Darstellung und Verwendung in zusätzlichen Modulen.

Ordnung durch Kategorisierung

Mit dem DAM können Dateien nicht nur in Verzeichnisse einsortiert
werden, sondern zusätzlich beliebigen Kategorien zugeordnet werden. Das
bedeutet, dass eine Datei mehrfach auffindbar ist, wenn diese
mehreren Kategorien zugeordnet ist. Standardmäßig bietet das DAM einen
Kategoriebaum an, der frei definiert beziehungsweise bearbeitet werden kann.
Im Prinzip ist das Dateisystem lediglich ein Weg Dateien zu
organisieren und im DAM nicht unbedingt der wichtigste. Es ist durchaus
möglich, dass nach dem Hochladen einer Datei der Zugriff für Redakteure
nur noch über Kategorien möglich
ist und somit das Dateisystem versteckt wird.

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Ein zweiter Kategoriebaum ist zusätzlich verfügbar und wird
automatisch erzeugt. Er enthält die aktuell verfügbaren Medientypen
(z.B. Bild>jpg, Text>doc). Zusätzlich besteht die Möglichkeit,
eigene Kategoriebäume ins System einzubinden. Wird das DAM
beispielsweise als Dateiarchiv im Intranet verwendet, könnte eine
Kategorisierung nach Jahren und Monaten hilfreich sein.

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Im „Media>Liste“-Modul werden die Kategorien als Baum im
Navigationsframe angezeigt. Ein Klick auf eine Kategorie listet alle Dateien auf, die dieser Kategorie zugeordnet sind.
Eine Besonderheit ist, dass diese Kategorien mehrfach ausgewählt und
kombiniert werden können und zwar mit Hilfe der Icons „+“, „=“ und „-“, die
sich hinter den einzelnen Kategorietiteln befinden. Mit Hilfe
dieser Icons ist es möglich, auf einfache Weise komplexe Abfragen zu
erzeugen.

So lassen sich mehrere Kategorien gleichzeitig auswählen, aber auch
einzelne ausschließen. Ein konkretes Beispiel wäre alle Bilder mit
Ausnahme von BMP-Dateien auszuwählen, die der Kategorie „Presse“
zugeordnet sind.

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Metadaten als Beschreibung der Dateien

Die Verwaltung von Metadaten ist die zweite Schlüsselkomponente des
DAM. Dies sind zusätzliche beschreibende Daten wie Stichworte, Datum,
Ausmaße, Textauszüge und Ähnliches. Die Metadaten werden für jede Datei
angelegt und wenn möglich werden aus den Dateien selbst entsprechende
Daten ausgelesen und übernommen. Das geschieht entweder gleich beim
Upload oder mit Hilfe des entsprechenden Moduls in einer
Massenindexierung.

Eine wesentliche Funktion des DAM ist das Auffinden und somit die
Auswahl von Assets zu erleichtern. Durch die für jede Datei zur
Verfügung stehenden Metadaten lässt sich dies mit einer Suchfunktion
schon sehr viel besser erreichen, als es mit dem Datei-Modul möglich
ist. So können Stichworte und Beschreibungen durchsucht werden, um eine
Datei zu finden.
Die zusätzlichen Möglichkeiten zur Auswahl von Assets sollen auch zur Verfügung
stehen, wenn diese in Inhaltselemente eingefügt werden sollen. Dies
geschieht normalerweise mit dem Elementbrowser.

Dort stehen die
Auswahlbäume zur Verfügung um Assets zu finden. Außerdem ist eine
einfache Suche über die Metadaten integriert.

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Eben diese Metadaten in Kombination mit zusätzlicher Kategorisierung
bieten Möglichkeiten zur Auswahl und Organisation der Assets, die eine
einfache Verwaltung in Dateiverzeichnissen nicht bieten kann.

Anwendungen

Auch für Frontend-Anwendungen ist das DAM interessant. So
können Plugins das DAM als Datenbasis verwenden. Ein gutes Beispiel
hierfür wäre eine Bildergalerie. Diese kann eine Menüstruktur direkt
aus
den Kategorien generieren, Bildunterschriften und andere Daten werden
aus den Metadaten erzeugt. Die gleichen Daten könnten aber auch
bei der Anzeige von Produkten in einem Shop verwendet werden.
Der Vorteil liegt auf der Hand: Beschreibende Daten und die
Kategorisierung werden an zentraler Stelle gepflegt, während diese
mehrfach in verschiedenen Applikationen eingesetzt werden können.

Grundsätzlich soll der Umgang mit Dateien durch das DAM vereinfacht
werden, ohne dabei die gewohnten Arbeitsweisen mit dem Dateisystem
aufgeben zu müssen. Neue Funktionen, die mit einer datenbankbasierten
Dateiverwaltung mit Metadaten erst möglich werden, bringen wesentlichen
Zusatznutzen für Redakteure und Entwickler. Darüber hinaus stehen mit
dem DAM einige neue Möglichkeiten zur Verfügung, die den Rahmen dieses
Artikels sprengen würden. Nähere Informationen finden Sie auf der offiziellen Projektseite [1].

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