Newsletter und E-Mailings sind mittlerweile das Kundenbindungs-Instrument schlechthin. Regelmäßig und mit interessanten Inhalten versendet, lässt sich so das eigene Unternehmen immer wieder ins Gedächtnis rufen. Dennoch versendet nicht mal die Hälfte der Unternehmen einen regelmäßigen Newsletter. Und auch Mailings werden immer noch eher per Post als auf dem elektronischen Wege verschickt. Gerade kleine und mittelständische Unternehmen schrecken aufgrund des Zeit- und des vermeintlichen Kostenfaktors vor dem Versand zurück. Dabei gibt es auch im Open-Source-Bereich leistungsstarke Lösungen, die nicht nur die Kosten, sondern auch den Zeitaufwand erheblich minimieren.

Die Erkenntnis, dass es leistungsstarke Open-Source-Lösungen gibt, hat sich im Bereich der Content Management Systeme längst durchgesetzt. Hier finden sich verschiedene Lösungen für die unterschiedlichsten Anforderungen. TYPO3, Drupal und Joomla gehören zu den erfolgreichsten Vertretern und haben große Communitys. Für das Newslettermarketing mit Content Management Systemen existieren Erweiterungen, die jedoch häufig bei komplexen Anforderungen nicht den Ansprüchen genügen.

Wer seine Unternehmenswebsite mit TYPO3 betreibt, greift sicherlich gern auf vorhandene Erweiterungen zurück. Bekanntester Vertreter ist hier die TYPO3-Extension „Direct Mail“, die jedoch in der Vergangenheit immer wieder vor Problemen stand, wenn es um Anforderungen wie statistische Auswertungen, zielgruppenabhängigen Inhalt oder Bounce-Management ging. Als externe Open-Source-Alternative bietet sich unter anderem OpenEMM an [1]. Nachteil dabei: die fehlende Integration in TYPO3. Als Basis für die Unternehmenswebsite und zur Verwaltung von Benutzern (Anmeldung über die Website) dient in diesem Szenario TYPO3. Die Newsletter und E-Mailings hingegen werden in OpenEMM erstellt, wo auch die statistischen Auswertungen zur Verfügung stehen. Die Links in den Newslettern wiederum verwiesen auf News auf der Unternehmenswebsite.

Da Newsletter und Website häufig von derselben Person gepflegt und befüllt werden, gab es bei der Münchner TYPO3-Agentur Target-E die Überlegung, Direct Mail so weiterzuentwickeln, dass die Extension die Anforderungen der Kunden an Statistik, aktionsbasierten Versand und Bounce-Management erfüllt und der Redakteur letztendlich nur noch ein System bedienen muss. Letztlich entschied sich die Agentur aber dazu, gemeinsam mit Agnitas deren E-Mail-Marketing-Software OpenEMM in TYPO3 zu integrieren und dafür eine neue Extension zu entwickeln, die die genannten Anforderungen erfüllt.

Das Ergebnis der Entwicklung ist die Extension „te_openemm_newsletter“ [2], die OpenEMM in TYPO3 integriert. Redakteure bedienen so nur noch ein System und müssen die News nur noch ein Mal erfassen, außerdem werden Adressen nur noch an einer Stelle verwaltet. Doch bis dahin war es ein langer Weg. Wie bei jeder technischen Entwicklung gab es einige Hürden zu nehmen und auch jetzt noch arbeitet Target-E kontinuierlich an der Weiterentwicklung der Extension.

Ein Feature der Extension ist das Befüllen des Newsletters per Drag & Drop und genau diese Funktionalität bereitete Probleme. Es war viel Arbeit, diese Javascript-basierte Drag & Drop-Funktionalität unter Einsatz von Scriptaculous in allen Browsern zum Laufen zu bringen. Viel Entwicklungsarbeit floss außerdem in den Benutzerabgleich: Es musste eine Logik gefunden werden die entscheidet, was wann aktualisiert werden muss, um die Benutzer zwischen der OpenEMM-Datenbank und der TYPO3-Datenbank zu synchronisieren.

OpenEMM ist grundsätzlich auf den gleichzeitigen Versand von bis zu 10.000 Mailings ausgelegt, jedoch verursachte das Synchronisieren von mehreren tausend Empfängern so lange Skriptlaufzeiten, dass der Vorgang aufgeteilt wurde und jetzt immer nur 500 Empfänger auf einmal synchronisiert werden.

Die Extension „te_openemm_newsletter“ steht seit März 2008 im TYPO3-Extension-Repository zum Download bereit. Damit Newsletter mit Hilfe der Extension erstellt werden können, müssen jedoch einige Voraussetzungen erfüllt sein. Grundvoraussetzung für den Einsatz der Extension ist eine vorhandene TYPO3-Installation sowie eine OpenEMM-Installation. Die OpenEMM-Installation setzt wiederum voraus, dass ein Java-Server vorhanden ist. Darüber hinaus müssen folgende TYPO3-Extension installiert sein:

1. „tt_news“: Die Extension ist für das Erfassen und Kategorisieren der News notwendig, um später die News per Drag & Drop in den Newsletter übertragen zu können.
2. „sr_feuser_register“: Die Extension wird benötigt, damit sich Benutzer selbständig am Newsletter an- und abmelden und die eigenen Benutzerdaten ändern können.
3. „newloginbox“: Die Extension ist notwendig, damit die Benutzer sich einloggen können, um ihre Benutzerdaten ändern zu können.

Um die Extension „sr_feuser_register“ für die unter Punkt 2 beschriebenen Funktionalitäten benutzen zu können, waren umfangreiche Konfigurationen nötig, auch um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden. So muss sich ein Benutzer nicht nur vom Newsletter abmelden können, sondern auch die komplette Löschung seiner Daten veranlassen können. Eine Beispielkonfiguration liegt der Extension „te_openemm_newsletter“ bei.

Am Anfang steht das Wort – und zwar das der News. Musste der Redakteur bisher seine News im TYPO3-Backend erfassen, um sie auf der Website zu veröffentlichen und anschließend noch einmal im Newslettertool, so erfasst er die News jetzt nur noch ein Mal mittels „tt_news“ und weist der News die Relation „Newsletter“ zu (oder jede andere, die individuell definiert werden kann). Diese Kategorien werden auch in der Konfiguration der Extension eingetragen, so dass sie später beim Befüllen des Newsletters zur Verfügung stehen.

Bevor der Newsletter versendet wird, sollten die Benutzer zwischen TYPO3 und OpenEMM synchronisiert werden. Dazu gibt es das Modul „Empfänger“ im Hauptmodul „TE OpenEMM Newsletter“. Wird es aufgerufen, werden die ersten 500 Benutzer angezeigt, die entweder ihre Daten geändert oder sich neu registriert haben. Diese Daten können hier nochmal bearbeitet und anschließend, nach dem Klick auf einen Button, synchronisiert werden. Sind mehr als 500 Benutzer zu synchronisieren, fordert das System den Anwender auf, das Ganze für die nächsten 500 Benutzer zu wiederholen und so weiter. In der Regel ist dies jedoch nur bei der allerersten Nutzung der Extension notwendig, da im laufenden Betrieb erfahrungsgemäß keine 500 Empfänger ihre Benutzerdaten ändern.

Im Modul „Newsletter“ gibt es die Möglichkeit, vorhandene Newsletter zu bearbeiten oder neue Newsletter anzulegen. Möchte man einen neuen Newsletter anlegen, muss man einige allgemeine Daten eingeben und ein Newsletter-Template auswählen. Diese sind in OpenEMM hinterlegt und müssen speziell für „te_openemm_newsletter“ vorbereitet sein. Nun kann man den vorausgefüllten Betreff und Absender des Newsletter und noch ein paar andere Felder ändern.

Tipps zum Erstellen von Newsletter-Templates

Die Namen der Platzhalter müssen als Präfix einen freien Namen und danach den Feldnamen der tt_newstabelle haben, damit die Befüllung klappt. Damit die automatische Befüllung zusammengehörender Felder funktioniert, müssen die Platzhalter zum Beispiel so benannt werden: news1_title, news1_bodytext, news1_links, news2_title, news2_bodytext, news2_links… Dann werden auch die Felder news1_title und news1_links ausgefüllt, wenn eine News auf das Feld news1_bodytext gezogen wird. E-Mail-Templates im Allgemeinen sollten mit wenig CSS auskommen und auf einem tabellenbasierten Design aufbauen, da leider nahezu keiner der bekannten E-Mail-Clients (standardkonformes) HTML und CSS richtig darstellt. Text-Template nicht vergessen! OpenEMM kann für die HTML-Version und die Text-Version unterschiedliche Templates speichern. Also vergessen Sie bei Änderungen an den Platzhaltern im HTML-Template nicht, dass Sie diese Änderungen auch im Text-Template machen müssen.

Tipps zum Linktracking

Auszuwerten, welche Links (und damit auch welche Artikel) in einem Newsletter besonders interessant waren und oft geklickt wurden, ist äußerst wichtig für nachfolgende Marketingaktionen. Damit das Tracking funktioniert, müssen die Links unbedingt mit „http://“ beginnen. Nur dann werden sie durch einen regulären Ausdruck gefunden und für das Tracking registriert.

Wählt man im Modul „Newsletter“ einen bestehenden Newsletter aus, kann man ihn befüllen. In der linken Spalte erscheinen die in „tt_news“ angelegten News zur Auswahl unter den Kategorien, denen sie zugewiesen wurden. Per Drag & Drop lassen sich die News einfach mit der Maus dem jeweiligen Platzhalter im Newsletter-Template zuordnen. Wird zum Beispiel eine News auf den Platzhalter „news1_title“ gezogen, so werden die Platzhalter „news1_bodytext“, „news1_image“ und „news1_link“ automatisch mit den entsprechenden Daten aus der News befüllt. Das Leeren von Platzhaltern funktioniert ähnlich: Wird ein Platzhalter per Klick auf den entsprechenden Button geleert, werden die dazugehörigen Platzhalter ebenfalls geleert. Darüber hinaus hat der Redaktuer die Möglichkeit, News für den Newsletter noch zu bearbeiten oder neue komplett von Hand einzugegeben. Mit einem Klick auf „Speichern und Vorschau“ wird der Newsletter gespeichert und eine Vorschau angezeigt.

Hat der Redakteur seine News in den Newsletter eingetragen und gespeichert, bekommt er eine Vorschau angezeigt. Hier kann er seine Eingaben überprüfen und bei Bedarf noch mal zum Bearbeiten zurückgehen. Außerdem kann er in diesem Schritt noch einmal die E-Mail-Daten wie Betreff und Absender verändern. Ist alles in Ordnung, kann der Redakteur einen Testversand an eine vorher definierte Administratorengruppe oder Testempfängergruppe innerhalb der konfigurierten Empfängerliste starten. Werden bei den Tests keine Fehler mehr festgestellt, startet der Redakteur im letzten Schritt den endgültige Versand an alle Empfänger der konfigurierten Empfängerliste. Das ist aus Sicherheitsgründen nur ein Mal möglich.

Bisher schöpft die Extension für die Auswertung nicht alle Möglichkeiten aus, die OpenEMM bietet. Auswerten kann man innerhalb von TYPO3 derzeit, wie oft ein Link geklickt wurde, wer den Newsletter nicht empfangen hat und wer auf der Empfängerliste steht. Weitere Features sollen folgen.

Als Agentur, deren Kerngeschäft die Entwicklung von Web-Applikationen für Kunden ist, lässt sich eine Eigenentwicklung nicht immer einfach aus dem Ärmel schütteln. Gerade wenn die Lösung so komplex ist, wie die Newsletter-Extension. Daher stehen „te_openemm_newsletter“ zum Beispiel noch nicht alle statistischen Auswertungsmethoden zur Verfügung, die OpenEMM anbietet. In Zukunft soll die Extension jedoch das volle Statistik-Potenzial von OpenEMM ausschöpfen. Darüber hinaus wird an der Möglichkeit des Versands von zielgruppenabhängigem Content gearbeitet. Und nicht zu vergessen: Auch die von Agnitas entwickelten SOAP-basierten Web Services sollen in die Extension eingebunden werden, um die Kopplung zwischen OpenEMM in TYPO3 zu verbessern.