Univention Groupware Server vereint bewährte Open-Source-Komponenten wie OpenLDAP, Cyrus Imap, Postfix und OpenSSL und verbindet sie auf intelligente Weise zu einer leistungsfähigen und stabilen Komplettlösung. Wichtigster Unterschied zu Kolab 2 ist die vollständige Integration in die Linux-Komplettlösung UCS und damit in das auf OpenLDAP basierende UCS-Managementsystem. Dieses leistungsfähige Managementwerkzeug erleichtert den Administratoren die Verwaltung der Software erheblich, da eine zentrale Verwaltung aller angeschlossenen Benutzer, Benutzergruppen sowie Server und Arbeitsplätze zentral möglich ist. Durch die Integration von Kolab 2 mit UCS können außerdem viele UCS-Eigenschaften wie Multi-Domain-Unterstützung oder DNS- und Serververwaltung mitgenutzt werden. Das integrierte Identity-Management kann als Meta-Verzeichnis für die gesamte Organisation verwendet werden und ist mit dem UCS-Identity-Management identisch. So stellt die Lösung eine gute Ergänzung zu UCS dar und kann zum Beispiel über den in UGS enthaltenen Active-Directory-Connector leicht in andere Umgebungen integriert werden.

Univention Groupware Server eignet sich sowohl für große Unternehmen mit vielen Nutzergruppen, Domänen und Standorten sowie komplexen Berechtigungsmodellen als auch für kleine Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern, wo es als schnell implementierte „Out-of-the-box“-Lösung eine gute Alternative zum Beispiel zu Microsoft Small Business Server darstellt. Obwohl die Komplettlösung selbst auf Linux basiert, verbindet sie problemlos Linux- und Windows-Rechner miteinander. Die Software unterstützt unabhängig von der eingesetzten Client-Plattform alle gängigen E-Mail-Clients. Groupware-Funktionen wie der gemeinsame Zugriff auf Kalender und Adressbücher werden mit Microsoft Outlook und dem Linux-basierten Outlook-Äquivalent KDE Kontact unterstützt. Microsoft-Outlook-Benutzer müssen sich deswegen nach der Installation von UGS praktisch nicht umgewöhnen.
Da Viren eine große Gefahr für die Zusammenarbeit per E-Mail darstellen, ist die Integration des freien Virenscanners ClamAV positiv, genauso wie die von Spamassassin zur Spam-Erkennung und -Filterung. Andere kommerzielle Virenscanner lassen sich ebenfalls einfach integrieren.

Die gemeinsame Nutzung von Ressourcen bildet die Grundlage für eine effektive Zusammenarbeit. Univention Groupware Server unterstützt die gezielte Freigabe von Mail-Ordnern, Kalendern, Adressbüchern sowie die Verwaltung von Zugriffsrechten. Dadurch erhält jeder Mitarbeiter Zugriff auf die Daten, die für ihn relevant sind. Daneben verwaltet UGS alle Aufgaben, die in einem Projekt anfallen. Zu jeder Aufgabe werden Informationen wie Beschreibung, Zeitrahmen, beteiligte Mitarbeiter, Fortschritt und zugehörige Dokumente gespeichert. Aufgaben werden ähnlich wie bei Terminen Benachrichtigungs- und Erinnerungsfunktionen zugewiesen und bei Bedarf für Benutzer und Benutzergruppen zur Einsicht freigegeben.

Für die effiziente Terminplanung steht mit Frei/Gebucht-Listen ein weiteres Werkzeug zur Verfügung. Termineinträge in die Kalender der Mitarbeiter sind auf Wunsch für alle erkennbar. So sieht jeder, welcher Kollege zu welchem Zeitpunkt zur Verfügung steht.

Univention Groupware Server befähigt jeden Mitarbeiter dazu, Ordner in seinem eigenen Postfach anzulegen und Zugriffsberechtigungen an seine Kollegen zu vergeben. So kann er erlauben, E-Mails in diesem Ordner zu lesen oder zu hinterlegen. Für den Abgleich von Terminen verfahren die Mitarbeiter mit Kalendern auf die gleiche Weise. Darüber hinaus erlaubt UGS Administratoren, auch globale Kalender und Ordner außerhalb von Postfächern anzulegen.

Ein elektronisches Postfach muss nicht untätig bleiben, wenn der zugehörige Mitarbeiter auf Dienstreise geht. Er selbst (oder ein Administrator) stellt vorher über die Abwesenheitsfunktion ein, an welche Adresse UGS die eintreffenden E-Mails weiterleiten soll. Außerdem bestimmt der Mitarbeiter, ob sein Postfach Kopien der E-Mails sammelt und ob die Absender automatisch über seine Abwesenheit benachrichtigt werden. Sollen seine Kollegen eintreffende Mails für ihn beantworten, autorisiert er sie über UGS, seine E-Mail-Adresse zu nutzen.