Im Open-Source-Umfeld haben sich in den vergangenen Jahren fast ausschließlich Dokumenten-Management-Systeme etabliert, die sich auf die Verwaltung elektronischer Dokumente beschränken. Im kommerziellen Umfeld hingegen findet man wesentlich häufiger DMS, die ihre Stärken bei der elektronischen Archivierung vormals papiergebundener Dokumente ausspielen. Die Open-Source-Vertreter sind darüber hinaus meist als Web-Oberfläche realisiert und bieten dadurch auf den ersten Blick viele zeitgemäße Vorteile. xinco DMS geht einen eigenen Weg und hat sich als erstes Web-Service-basiertes Open-Source-DMS schnell in verschiedensten Anwendungsszenarien bewährt.

Trotz der unbestrittenen Vorteile von Weboberflächen, bieten diese beim intensiven Arbeiten mit Dateien nur wenig Komfort. Bei xinco DMS kommt deshalb mit dem XincoExplorer eine eigenständige Client-Anwendung zum Einsatz, die als Java-Web-Start-Anwendung implementiert ist und damit die Vorteile einer Desktop-Applikation mit der einfachen und automatischen Installation und Softwareverteilung über LAN und Internet kombiniert.
Der Anwender greift auf den Datenbestand eines xinco DMS-Servers mit Hilfe des mehrsprachigen XincoExplorers zu. Über ihn werden Dokumente abgelegt, bearbeitet, Ordnerstrukturen erzeugt, Zugriffsrechte vergeben und die abgelegten Informationen mittels Volltextsuche recherchiert. Neben Dateien können auch Texte, Kontakte und URLs auf Webseiten und externe Ressourcen abgelegt werden, die dann direkt in der Datenbank des Servers gespeichert sind.

Der Client XincoExplorer kommuniziert über das Web-Service-Protokoll SOAP mit den Servern und hat dabei viel von einem FTP-Programm: Der XincoExplorer kann Verbindung mit beliebigen Xinco DMS-Servern aufnehmen und damit auf weltweit verteilte Datenbestände zugreifen, vorausgesetzt der Benutzer verfügt über die entsprechenden Zugangsdaten. Anwender von xinco DMS koordinieren so beispielsweise den gesamten Dokumentenzugriff für Außendienstmitarbeiter oder über Standorte und Landesgrenzen hinweg.

xinco DMS-Server werden über ihre Web-Service-Schnittstelle angesprochen und können sowohl mit einem XincoExplorer als auch mit beliebigen anderen Unternehmensanwendungen kommunizieren. Somit kann ein xinco DMS-Server beispielsweise zum unabhängigen Backend für ERP- oder CRM-Anwendungen werden, die um ein DMS erweitert werden müssen. Auch eigene Scanning-Anwendungen lassen sich leicht integrieren: So bleibt das DMS nicht auf die Verwaltung rein elektronischer Dokumente beschränkt – es lässt sich ebenfalls als Archivsystem für Papierdokumente nutzen.

Die Volltextindexierung erfasst serverseitig Textdateien, PDF-Dokumente und die gängigen Microsoft-Office-Formate sowie die Sprache und alle Zusatzattribute eines Dokuments. Da der Server über ein Plugin-Interface für weitere Volltextindexierer verfügt, lassen sich Erweiterungen aus der Community [1] für die Suche in anderen Formaten leicht implementieren.

Die Installation eines xinco DMS-Servers besteht typischerweise aus einem Java Web Application Server wie etwa Apache Tomcat oder dem JBoss Application Server, auf dem die xinco DMS-Web-Applikation installiert wird, sowie der xinco DMS-Datenbank, die derzeit für MySQL und PostgreSQL zur Verfügung gestellt wird (weitere Portierungen auf Oracle oder Microsoft SQL Server werden von der Community gepflegt). Für alle, die es eilig haben, steht mit „xinco InstantDMS Professional“ ein Windows-Installer zur Verfügung, der gegen ein geringes Entgelt herunter geladen werden kann und innerhalb von Minuten einen xinco DMS-Server mit Apache Tomcat und PostgreSQL aufsetzt.