Die Vorstellung, an einem paradiesischen Strand in Thailand entspannt und einen Cocktail schlürfend Mails zu beantworten anstatt mit 30 weiteren Kollegen in einem lauten Großraumbüro zu versauern, klingt verlockend. Einer Studie von Powwownow zufolge sehen 58 Prozent der Angestellten das ähnlich und geben an, dass sie motivierter wären, wenn sie nicht im Büro arbeiten müssten.

Die Formel scheint einfach. Angestellte + Remote Work = Produktiveres Unternehmen.

Doch so simpel ist es oftmals nicht. Zapier, Buffer und Co. haben ihre Remote-Kultur nicht an einem Tag etabliert. Die Einführung von Heimarbeit ist ein stetiger Prozess und steckt voller Fallstricke. Das gilt umso mehr, wenn die Mitarbeiter in verschiedenen Ländern sitzen und nicht einmal dieselbe Muttersprache haben.

Wenn man sich in verschiedenen Zeitzonen befindet (und oftmals auch verschiedene Feiertage hat), kann es schwierig sein, Deadlines korrekt zu definieren und einzuhalten. Einerseits kommt man bei der Vielzahl von unterschiedlichen Zonen leicht durcheinander und andererseits fällt es schwer, Verfügbarkeiten über Teams hinweg zu planen.

Um diese Schwierigkeiten zu umgehen, empfiehlt es sich, eine gemeinsame Zeitzone festzulegen, in der alle Zeiten und Termine definiert werden. Wenn zusätzlich noch ein Projektmanagement-Tool wie etwa Asana eingesetzt wird, um Aufgaben und Deadlines transparent für jedes Teammitglied zu machen, ist sichergestellt, dass jeder auf demselben Stand ist und Deadlines transparent kommuniziert werden.

Generell hat die interne Kommunikation in Remote-Teams einen hohen Stellenwert. Dazu gehört auch, eine gemeinsame Sprache zu finden, in der man sich austauscht.

Doch wie stellt man sicher, dass sich alle Teammitglieder in der gemeinsamen Sprache verständigen können? Indem man die Voraussetzungen dafür zeitig setzt. Ein wichtiger Bestandteil des Bewerbungsprozesses von vielen Unternehmen ist es, die Sprachkenntnisse von potenziellen Mitarbeitern zu prüfen, weswegen Interviews beispielsweise komplett auf Englisch durchgeführt werden. Auf diese Weise sorgen sie dafür, dass es nach der Anstellung nicht zu Überraschungen kommt.

Zusätzlich zum internen Austausch müssen auch komplexe Themen in Bereichen wie Marketing oder Entwicklung diskutiert werden. Wenn auffällt, dass Mitarbeiter zwar das technische Know-how, nicht aber das sprachliche Vokabular besitzen, um wertstiftend an solchen Diskussionen teilzunehmen, sollten Arbeitgeber proaktiv Unterstützung in Form von lokalen oder Online-Sprachkursen anbieten. Auch Apps wie Duolingo können dabei helfen, die sprachlichen Fähigkeiten aufzufrischen und das nötige Vokabular sukzessive aufzubauen. Doch auch hier gilt: lieber schon während des Einstellungsprozesses die Weichen stellen.

Um über Ländergrenzen hinweg zu kommunizieren, nutzen Remote Teams meist Videokonferenz-Software. Beliebte Tools für interne und externe Videoanrufe sind beispielsweise Google Meet, Zoom oder Appear.in. Doch bei der Nutzung dieser Software bleiben Verbindungs- und Technikprobleme oftmals nicht aus. Wenn man merkt, dass die Produktivität darunter leidet, ist es wichtig, Mitarbeiter dabei zu unterstützen, diese Probleme zu meistern. Sollten sie Verbindungsprobleme haben, muss sichergestellt werden, dass sie über genügend Internet-Bandbreite verfügen. Im Zweifelsfall kann das Unternehmen zusätzliche Bandbreite für den Mitarbeiter buchen und auch passendes technisches Equipment wie leistungsfähige Notebooks oder Smartphones bereitstellen.

Wenn das Unternehmen erfolgreich ist, schnellt die Anzahl der Teammitglieder oftmals rasant in die Höhe. Meetings mit dem ganzen Team können so aufgrund der vielen verschiedenen Standorte schnell zur Herausforderung werden. Entweder bleibt das monatliche Teammeeting ein Monolog, weil nur der CEO redet oder Zwischenrufe in der Videokonferenz führen dazu, dass das ganze Meeting ins Stocken gerät.

Es empfiehlt sich daher, klare Meeting-Richtlinien zu erstellen. Beispielsweise kann beschlossen werden, dass die Agenda vor dem Meeting klar sein muss und jeder Themenbereich einen Verantwortlichen hat, der für diesen Teil des Calls zuständig ist. Zudem sollten Fragen und Kommentare stets proaktiv gefördert werden. Regeln wie diese legen wichtige Rahmenbedingungen für die interne Kommunikation fest und helfen Mitarbeitern dabei, sich schneller und effizienter mit der Remote-Kultur zurechtzufinden.

Eine große Herausforderung für Remote-Teams ist es ebenfalls, den privaten Austausch zwischen den Mitarbeitern zu fördern. Wenn man von verschiedenen Ländern aus arbeitet, können Mitarbeiter nicht mal eben einen Plausch am Kaffeeautomaten halten. Jedoch sind zwischenmenschliche Beziehungen von Mitarbeitern ein wichtiger Erfolgsfaktor des Unternehmens und sorgen dafür, dass sich die Angestellten rundum wohl und integriert fühlen. Dies wiederum wirkt sich positiv auf deren Leistungen aus.

Doch wie kann man die positiven Aspekte der Büro-Atmosphäre simulieren, wenn es doch gar kein Büro gibt? Um persönliche Gespräche zwischen Mitarbeitern anzuregen, können Unternehmen beispielsweise die Slack-App Donut nutzen, die automatisierte Video-Meetings zwischen Angestellten aufsetzt und sie über den anstehenden Call informiert. So können Remote Worker Zeit finden, sich auch über Themen auszutauschen, die nichts mit der Arbeit zu haben und sich besser kennenzulernen.

Trotz all dieser Herausforderungen offenbart das ortsungebundene Arbeiten über Ländergrenzen hinweg viele Vorteile.

Remote Work ermöglicht es, Talente anzustellen, die man sonst aufgrund der räumlichen Distanz nicht beschäftigten könnte. Mitarbeiter in Remote Teams können ihre Arbeitsumgebung frei gestalten und daher optimal an ihre Bedürfnisse anpassen. Der eine arbeitet lieber in Ruhe im eigenen Arbeitszimmer, während die Kollegin erst im hochfrequentierten Coworking-Space oder Café so richtig kreativ wird. Diese Freiheit erhöht die Motivation, fördert jedoch auch die Verantwortung der Mitarbeiter.

Jeder wird sein eigener Chef und muss lernen, wie er sich selbst managen kann. Das kann anfangs schwierig sein. Jedoch lernt man über die Zeit hinweg, wie man seine Zeit optimal gestaltet. Das entgegengebrachte Vertrauen der Unternehmen zahlt sich aus. In einer Studie der Stanford-Universität wurde die Mitarbeiterfluktuation von Büro- und Remote-Teams verglichen. Die Fluktuationsrate der Remote-Teams fiel um 50 Prozent geringer aus. Gründe wie diese sorgen dafür, dass Remote Work auch für Unternehmen immer attraktiver wird. Einer Studie von Upwork zufolge prognostizieren Personalmanager, dass in zehn Jahren etwa ein Drittel der Angestellten vorrangig von zuhause arbeiten wird.