Enterprise-Ressource-Planning hat in den letzten Jahrzehnten weiter an Bedeutung gewonnen und auch die Anforderungen an solche Systeme haben sich enorm verändert. Reichten vor einigen Jahren noch einzelne Module, um sämtliche Geschäftsvorfälle abzubilden, greifen die Programme heute viel weitreichender. In allen betriebswirtschaftlichen, steuerrechtlichen und sonstigen Belangen müssen ERP-Systeme Unterstützung leisten – und der Anwender muss sich auf richtige Funktionsweise und Supportmöglichkeiten verlassen können.

Dabei ist es alles andere als einfach, ein passendes ERP-System zu finden. Denn nicht allein SAP hat mittlerweile verstanden, dass sich mit Unternehmenssoftware Geld verdienen lässt. Als Kunde steht man sprichwörtlich vor einem Wald voller bunter Angebote, die einem alles zeigen, was man unbedingt benötigt. Zusätzlich gibt es oftmals das Versprechen, dass du deine maßgeschneiderte Lösung direkt mitnehmen kannst. Aber Vorsicht: Im Gegensatz zu allen anderen Software-Produkten sind ERP-Systeme mit einem langwierigen und komplizierten Weg verbunden, der sich mit ein paar grundlegenden Vorbereitungen aber gut strukturiert bewältigen lässt. Gegenläufig ist dagegen der Trend der Entwicklung anderer Software: Betriebssysteme ändern sich sehr häufig, allein Microsoft hat in den letzten 15 Jahren sieben verschiedene Windows-Versionen veröffentlicht. Auch die Hardware wird immer schneller bezahlbarer, Workstations und moderne IT-Infrastrukturen erfordern Cloud-Lösungen oder server-gestützte Anwendungen.

Im Gegensatz zu anderen Software-Märkten, die mit Neuerungen und Updates sowie komplett neuen, überarbeiteten Versionen fast jährlich neu von den Herstellern veröffentlicht werden, wirkt der ERP-Markt fast statisch, auch die Produktlebenszyklen sind nach wie vor sehr lang: Die Systeme laufen meist sehr lange auf den Rechnern im Unternehmen, 10 bis 15 Jahre sind dabei eher üblich als ungewöhnlich. Genau hier liegt schon das erste Problem: Ziehe lieber eine Software vor, die schon mehrere Windows-Versionen „mitgemacht“ hat – hat dein Unternehmen beispielsweise im Jahr 2002 auf Windows XP eine ERP-Version installiert, deren Support nicht mehr unterstützt wird, wird es spätestens ab Windows 10 zappenduster im Serverraum. Hier gilt: Wenn die angebotene Software die letzten Versionen immer mitgenommen hat, ist sie ausreichend entwickelt und wird auch bei eventuell neuen Windows-Versionen migrierbar sein.

Definiere vorab für dich, was ein ERP-System können muss, damit du als Unternehmer zufrieden bist. Die besten Auswertungen per Abfragereport nutzen nichts, wenn keine Stücklisten gezogen werden können, die dein Unternehmen in der Produktion jedoch zwangsläufig benötigt. Auch brauchst du nicht in einen Alleskönner investieren, der zwar alle Eventualitäten abdeckt, in der Anschaffung aber enorm kostenintensiv ist und zu viele Funktionalitäten beinhaltet, die gar nicht benötigt werden. Daher gilt es, sorgfältig abzuwägen, welche Funktionen ein ERP-System können muss und welche zu vernachlässigen sind.

Gute Planung ist die wichtigste Voraussetzung. Relevant ist zuallererst eine Bestandsaufnahme beziehungsweise Analyse der Anforderungen, denn das verschafft dir einerseits den Vorteil, bei Verhandlungen mit potenziellen Anbietern die Oberhand zu behalten, und zum anderen kannst du schon im Vorfeld besser vergleichen. Helfen kann dabei der ERP-Fünf-Punkte-Plan. Verbring keine unnötige Zeit mit schwerwiegenden Gedanken, sondern nimm dir die Zeit, um dein Unternehmen in Ruhe zu beleuchten.

1. Technische Vorraussetzungen
   Auf welchem Betriebssystem muss das ERP-System die nächsten Jahre stabil laufen? Welche Windows-Version habt ihr derzeit im Einsatz? Lohnt es, sie vorher zu aktualisieren? Benötigt ihr zusätzlich eine mobile Lösung, die sich integrieren lässt? Benötigt ihr eine Lagerverwaltung, die per Scanner gebucht wird?
2. Funktionale Anforderungen
   Welche Geschäftsprozesse muss das ERP-System abbilden? Sind Reportings sinnvoll? Oder lassen sich diese durch den hauseigenen IT-Service modifizieren beziehungsweise programmieren? Wird der vollständige Funktionsumfang der ERP-Lösung benötigt oder reichen einzelne Module? Wie schnell können sich eure Mitarbeiter in das neue System einarbeiten? Gibt es diesbezüglich vom Anbieter Erfahrungswerte?
3. Wie viel Flexibilität bietet das ERP-System?
   Lassen sich in ein paar Jahren Anpassungen an die aktuellen Trends der Digitalisierung vornehmen? Oder ist das Programm zu statisch? Lassen sich nachträglich Schnittstellen integrieren, wenn zusätzliche Sales-Channel an das System angebunden werden sollen?
4. Anforderungen an den Anbieter
   Welche Service- und Supporterwartungen habt ihr an den Hersteller? Können diese von ihm erfüllt werden? Ist euch ein direkter Ansprechpartner wichtig, der euch auch nach Projektumsetzung betreut und für Fragen zur Verfügung steht? Gibt es diesen?
5. Preis-Leistungsverhältnis
   Allen Versprechungen zum Trotz: Rechtfertigt das Produkt und der angebotene Service des Anbieters den mit der ERP-Lösung verbundenen Preis? Oder ist ein vergleichbarer Anbieter deutlich günstiger? Denkt hier bitte auch an die zwischenmenschliche Beziehung: Hast du kein gutes Gefühl, ist es auch nicht sinnvoll, aufgrund niedrigerer Kosten diese Lösung zu bevorzugen. Das geschäftliche und menschliche Miteinander sollte als Grundlage zum Preis-Leistungsverhältnis  mit herangezogen werden – sich auf den Softwarepartner auch bei Problemlösungen verlassen zu können, ist nicht mit Geld auszugleichen.

Mithilfe der Beantwortung dieser Fragen hast du mit deinem Team eine gute Grundlage geschaffen, das Pflichten- beziehungsweise Lastenheft detailliert und umfänglich zu definieren.

Als Unternehmer vertraust du darauf, dass der ERP-Anbieter dir hilft. Denn besonders dann, wenn ihr euch ein wenig vor der Aufgabe der Einführung scheut, muss dieses Vertrauen auf jeden Fall gegeben sein. Suche daher gezielt nach einem Anbieter, der euch beim Auswahlprozess unter die Arme greift. Und auch bei der Wahl dieses Herstellers könnt ihr euch ruhig die Zeit nehmen, mehrere Gespräche mit verschiedenen Softwareproduzenten wahrzunehmen. Auch wenn diese Termine nerven- und zeitraubend sein können, informiert euch und verlasst euch auf eure Intuition und Menschenkenntnis. Immerhin ist es nicht mit einem Verkaufsgespräch getan, sondern ihr werdet lange Zeit mit dem Anbieter zusammenarbeiten.

Während sich nun die Unternehmen, in denen die Anwendungen genutzt werden, aufgrund der zuvor genannten Probleme eher davor scheuen, ihre bisher gültige und mühsam integrierte ERP-Softwarestruktur zu ändern, sind die Hersteller maßgeblich mit der Entwicklung neuer ERP-Geflechte beschäftigt. Hier stehen die Hersteller in der Pflicht, trotz aller schnelllebigen Software-Entwicklungen, die sonst auf dem Markt üblich sind, ihre Kunden nicht einfach abzuhängen. Achtet daher als potenzieller Kunde vor allem darauf, dass ihr euch verstanden und „mitgenommen“ fühlt.

1. Sage
   Der britische Softwarehersteller Sage* bietet für ziemlich jede Unternehmensgröße eine passende ERP-Lösung an und wirbt mit einem individualisierbaren System, dessen Services auch optional mit Cloud-Lösungen kombiniert werden können. Zudem bieten sich die kostengünstigen Einsteigerpakete vor allem für Startups an, jedoch auch für schon länger bestehende Unternehmen. Mittlerweile ist Sage der drittgrößte Hersteller im Bereich der Unternehmenssoftware.
2. SAP
   Auch wer sich zunächst nichts unter dem Begriff ERP vorstellen kann, hat sicherlich schon einmal wenigstens den Namen des ERP-Platzhirschs SAP aufgeschnappt. Schon in den 1970er Jahren gegründet, entstand die heutige Software aus einem einfachen Finanzbuchhaltungsprogramm, das modular erweitert wurde. SAP ist trotz seiner intensiven Kostenstruktur heute noch immer das Unternehmen mit dem größten Marktanteil weltweit – ebenso im Herkunftsland Deutschland.
3. Oracle
   Was als reine Datenbanklösung in den USA entstand, ist heute eine Unternehmenssoftware, die auf verschiedene Industrie- und Wirtschafszweige maßgeschneidert programmiert und ausgeliefert wird. Zwar liegt der weltweite Marktanteil deutlich unter dem von SAP, dennoch arbeiten einige weltweit in ihrer Branche führende Konzerne mit dem System von Oracle.
4. Microsoft Dynamics NAV
   Nach wie vor ist der Begriff „Navision“ bekannt in der Wirtschaftsbranche. Das ERP-System der Firma Microsoft hat heute jedoch den offiziellen Produktnamen „Microsoft Dynamics NAV“. Tatsächlich verfügt Microsoft nicht nur über Erfahrung in der Herstellung von Betriebssystemen, sondern gehört schon jahrzehntelang zu den Anbietern von Unternehmenssoftware, die kleinen und mittleren Betrieben bei Automatisierung von Geschäftsprozessen mit komplett integrierbaren Lösungen hilft.
5. Godesys
   Godesys bietet ein ERP-System für kundenorientierte mittelständische Unternehmen. Der in der kompletten D-A-CH-Region ansässige Hersteller wirbt mit einer umfänglichen Flexibilität seiner Software, die in sämtlichen Wirtschaftszweigen eingesetzt werden kann.

Einen ausführlichen Marktüberblick findest du auch hier: ERP ohne SAP: ERP-Alternativen im Überblick