Kommunikation im digitalen Raum funktioniert nach anderen Regeln als die direkte Zusammenarbeit im Büro. So besteht beispielsweise ein gravierender Unterschied zwischen schriftlicher und mündlicher Kommunikation, und auch ein schneller informeller Austausch mit Kolleg:innen ist im digitalen Umfeld nicht so einfach möglich. Digitale Kollaboration will also gelernt sein. Der Digital Skills Index von Salesforce zeigt jedoch: Nur 25 Prozent der deutschen Befragten stufen ihre notwendigen Fähigkeiten im Bereich der digitalen Kollaboration als fortgeschritten ein.

Unternehmen müssen also ein Fundament schaffen, mit dem alle Mitarbeiter:innen – unabhängig vom generellen digitalen Skill-Level – produktiv sein können. Hier kommen, neben der notwendigen technischen Ausstattung, auch Softwarelösungen wie Kollaborationsplattformen ins Spiel. Die gute Nachricht: Viele dieser Tools sind intuitiv zu bedienen und so auch für alle Mitarbeiter:innen geeignet.

Mit einem Regelwerk für den Umgang mit Kollaborationstools geben Unternehmen Mitarbeiter:innen Hilfeleistungen an die Hand und bauen Berührungsängste ab. Solche Regeln enthalten beispielsweise Informationen darüber, wie Channel und Threads für tägliche Aufgaben und Projekte genutzt werden sollten. Aber auch die Verwendung unternehmensspezifischer Emoji und Reacji können darin erklärt werden. Besonders wichtig sind zudem einheitliche Regelungen für Mitteilungen und Benachrichtigungen bei eingestelltem Abwesenheitsstatus im Falle von Pausen, Feierabend oder Urlaub. So wissen nicht nur alle, wer wann erreichbar ist, sondern es beugt auch dem Gefühl vor, „always on“ sein zu müssen.

Um digitale Kollaboration erfolgreich als festen Bestandteil der Unternehmenskultur zu etablieren, müssen Führungskräfte mit gutem Beispiel vorangehen, denn ihr Verhalten hat großen Einfluss auf die Mitarbeiter:innen. Das Stichwort lautet „Digital Leadership“. Indem Führungskräfte Neues offen annehmen und aktiv vorleben, schaffen sie Vertrauen und fördern gleichzeitig auch die Akzeptanz für neue Technologien und Prozesse bei den Mitarbeiter:innen. Das HR-Tech-Unternehmen Personio rät, bei der Auswahl passender Tools über den konkreten Einsatzzweck hinaus eine ganzheitliche Perspektive einzunehmen und darauf zu achten, dass eine Vernetzung über Software-Grenzen hinweg möglich ist. Denn nur was Mitarbeiter:innen intuitiv bedienen können und gerne nutzen, kann letztlich auch auf den Unternehmenserfolg einzahlen.

Doch nicht nur die Akzeptanz spielt eine Rolle, auch der Faktor Zeit ist bei der Einführung neuer Anwendungen und Prozesse entscheidend. Damit Mitarbeiter:innen digitale Kollaborationstools wie Slack annehmen, ist es wichtig, ihnen genügend Freiraum zu geben, sich damit vertraut zu machen und sie auszuprobieren. Vor allem aber müssen auch die dafür notwendigen Ressourcen zur Verfügung gestellt werden. Damit die Mitarbeiter:innen zudem in der Lage sind, unkompliziert Antworten auf ihre Fragen rund um Channels und Workflows zu finden, kann ein Wissenspool mit Materialien angelegt werden, in dem hilfreiche Artikel, Webinare, Whitepaper oder selbst erstellte Tutorials hinterlegt sind. Slack selbst bietet beispielsweise eine umfangreiche Sammlung an Ressourcen für alle Skill-Level an, um im Umgang mit der Plattform schneller voranzukommen.

Fähigkeiten im Bereich der digitalen Zusammenarbeit sind heute für Unternehmen und Arbeitskräfte die Basis für erfolgreiches Arbeiten. Damit Mitarbeiter:innen das richtige Skill-Set für die digitale Kollaboration in einem hybriden Arbeitsumfeld mitbringen, müssen Unternehmen ihren Mitarbeiter:innen Guidelines, Weiterbildungsmaßnahmen und Tools zur Verfügung stellen, die für alle Skill-Level nutzbar sind. Kollaborationsplattformen wie Slack bieten Unternehmen die passende Basis, um die digitale Zusammenarbeit einfacher, angenehmer und produktiver zu machen.

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Über Slack: Slack ist das digitale Büro – der zentrale Ort, an dem Projekt-Teams, Systeme, Partner:innen und Kund:innen reibungslos zusammenarbeiten können. Slack durchbricht Kommunikationssilos innerhalb und außerhalb des Unternehmens, indem es Mitarbeiter:innen und Tools für gemeinsame Ziele, Projekte und Prozesse in Channels und über Slack Connect zusammenführt. Slack überwindet physische Mauern und gibt Mitarbeiter:innen mit Funktionen wie Huddles oder Audio- und Videonachrichten die Flexibilität, bestmöglich zu arbeiten – wo, wann und wie sie wollen. Zudem macht Slack es möglich, wiederkehrende Aufgaben mit Hilfe von Apps und Workflows zu automatisieren. Im digitalen Zeitalter macht Slack die Arbeit einfacher, angenehmer und produktiver.