Ratgeber

Drucker fürs Büro: So findest du die passende Lösung

Bei der Wahl des passenden Drucker-Modells musst du einiges beachten. (Bild: FabrikaSimf / Shutterstock)

Die Suche nach dem passenden Drucker fürs Büro ist kompliziert. Neben den bekannten technischen Entscheidungskriterien gibt es auch einige praktische Sonderfunktionen.

Egal, ob als einzelner Freiberufler, im kleinen Team oder wachsenden Startup: Der richtige Drucker im Büro macht vieles einfacher – und der falsche kann umgekehrt für viel Verdruss und zusätzlich investierte Zeit sorgen. Die grundlegende Entscheidung, ob man sich für ein Tintenstrahl-Gerät oder einen Laserdrucker entscheidet, muss erst einmal getroffen werden. Unternehmen werden schnell zum Laserdrucker greifen, besonders wenn sie nicht regelmäßig größere Mengen als Bilddateien, etwa für Präsentationen, drucken müssen. Dabei muss man allerdings auch wissen, dass die Unterscheidungskriterien früherer Jahre, dass etwa nur Tintenstrahldrucker gute Fotos drucken können, nicht mehr uneingeschränkt gelten. Auch der Nachteil, dass Laserdrucker Feinstaub verbreiten, sollte kein KO-Kriterium für den Laser sein.

Hier kann, je nach Platz und Druckvolumen, auch ein Tintenstrahler zusätzlich angeschafft werden, der dann ausschließlich für solche Präsentationszwecke genutzt wird. Auch ein spezieller Etikettendrucker oder ein Plotter kann je nach Unternehmen empfehlenswert sein. Die Zeiten, in denen jedes Büro einen eigenen kleineren Drucker hatte, dürften endgültig vorbei sein. Gängig ist heutzutage ein zentrales, entsprechend groß dimensioniertes Gerät.

Drucken in Farbe ist inzwischen meist Standard

Die nächste wichtige Frage betrifft die Entscheidung, ob man auf Farb- oder Schwarz-weiß-Druck setzen will. Farbdrucker sind heute insbesondere im Büroalltag Standard, verursachen aber deutlich höhere laufende Kosten. Daher solltest du darauf achten, dass das Gerät so konfiguriert ist, dass die Mitarbeiter standardmäßig in Schwarz-weiß drucken und die Farboption nur bei Bedarf einstellen – schließlich muss nicht jeder Text, den man mal schnell lesen will, in Farbe ausgedruckt werden.

Dass bei Farbgeräten darauf zu achten ist, dass für die Tonereinheiten keine Apothekenpreise gezahlt werden müssen, ist klar. Kalkuliere dabei den Preis für den Original-Toner des Herstellers ein, weil du weder davon ausgehen kannst, dass es immer passenden Alternativ-Toner geben wird, noch, dass dessen Qualität zufriedenstellende Ergebnisse liefern wird. Wenn du einen Drucker mietest oder least, wirst du ohnehin nur das Originalzubehör nutzen können. Wenn du den Drucker allerdings gekauft hast, kannst du (gerade als sparsamer Freiberufler) durchaus mal Alternativ-Verbrauchsmaterial testen, das gerade bei weit verbreiteten Modellen oft in großer Auswahl vorhanden ist.

Einfache Wartung ist ein zentraler Punkt bei der Drucker-Auswahl im Büro. (Bild: Pavel_Bogdanov & Shutterstock)

Aus ökologischen und ökonomischen Erwägungen empfehlenswert sind auch Farblaser-Systeme, bei denen die Trommel unabhängig von der Tonereinheit gewechselt werden kann. Du benötigst in der Regel erst nach etlichen Tonerwechseln eine neue Trommeleinheit, sodass es auch wenig Sinn ergibt, diese stets neu mit zu kaufen.

Und damit sind wir schon beim nächsten Punkt: Gerade im Büroalltag kann es sich bezahlt machen, den Drucker zusammen mit einem Servicevertrag zu mieten oder zu leasen. Dann kannst du im Falle eines Defekts, der nicht selbst zu beheben ist, innerhalb kürzester Zeit einen Techniker kommen lassen – ein Vorteil, der am Tag vor einer Messe viel wert sein kann. Bürovertriebe neigen allerdings gerne dazu, dir ein größeres Gerät ans Herz zu legen, als du wirklich brauchst. Daher solltest du dein Druckvolumen im Monat kennen, bevor du dich für einen Vertrag entscheidest.

Drucker im Büro müssen besonders robust sein

Wichtig ist auch, dass das Gerät robust ist, insbesondere wenn du nicht der einzige bist, der den Drucker immer pfleglich behandelt. Da Drucker Verschleißgeräte sind – neben den zahlreichen beweglichen Teilen im Gerät selbst werden die Papierauszüge stark beansprucht, da sie regelmäßig mehr oder weniger vorsichtig oder ruppig auf- und zugeschoben werden. Schon aus diesem Grund wird man, ähnlich wie man das aus dem Notebook-Bereich kennt, mit einem einfachen Gerät der unteren Preisklasse aus dem Elektronikmarkt nicht glücklich werden. Nicht umsonst kosten dedizierte Bürogeräte ein Vielfaches der auf billig getrimmten Einsteigergeräte.

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