Egal, ob als einzelner Freiberufler, im kleinen Team oder wachsenden Startup: Der richtige Drucker im Büro macht vieles einfacher – und der falsche kann umgekehrt für viel Verdruss und zusätzlich investierte Zeit sorgen. Die grundlegende Entscheidung, ob man sich für ein Tintenstrahl-Gerät oder einen Laserdrucker entscheidet, muss erst einmal getroffen werden. Unternehmen werden schnell zum Laserdrucker greifen, besonders wenn sie nicht regelmäßig größere Mengen als Bilddateien, etwa für Präsentationen, drucken müssen. Dabei muss man allerdings auch wissen, dass die Unterscheidungskriterien früherer Jahre, dass etwa nur Tintenstrahldrucker gute Fotos drucken können, nicht mehr uneingeschränkt gelten. Auch der Nachteil, dass Laserdrucker Feinstaub verbreiten, sollte kein KO-Kriterium für den Laser sein.

Hier kann, je nach Platz und Druckvolumen, auch ein Tintenstrahler zusätzlich angeschafft werden, der dann ausschließlich für solche Präsentationszwecke genutzt wird. Auch ein spezieller Etikettendrucker oder ein Plotter kann je nach Unternehmen empfehlenswert sein. Die Zeiten, in denen jedes Büro einen eigenen kleineren Drucker hatte, dürften endgültig vorbei sein. Gängig ist heutzutage ein zentrales, entsprechend groß dimensioniertes Gerät.

Die nächste wichtige Frage betrifft die Entscheidung, ob man auf Farb- oder Schwarz-weiß-Druck setzen will. Farbdrucker sind heute insbesondere im Büroalltag Standard, verursachen aber deutlich höhere laufende Kosten. Daher solltest du darauf achten, dass das Gerät so konfiguriert ist, dass die Mitarbeiter standardmäßig in Schwarz-weiß drucken und die Farboption nur bei Bedarf einstellen – schließlich muss nicht jeder Text, den man mal schnell lesen will, in Farbe ausgedruckt werden.

Dass bei Farbgeräten darauf zu achten ist, dass für die Tonereinheiten keine Apothekenpreise gezahlt werden müssen, ist klar. Kalkuliere dabei den Preis für den Original-Toner des Herstellers ein, weil du weder davon ausgehen kannst, dass es immer passenden Alternativ-Toner geben wird, noch, dass dessen Qualität zufriedenstellende Ergebnisse liefern wird. Wenn du einen Drucker mietest oder least, wirst du ohnehin nur das Originalzubehör nutzen können. Wenn du den Drucker allerdings gekauft hast, kannst du (gerade als sparsamer Freiberufler) durchaus mal Alternativ-Verbrauchsmaterial testen, das gerade bei weit verbreiteten Modellen oft in großer Auswahl vorhanden ist.

Aus ökologischen und ökonomischen Erwägungen empfehlenswert sind auch Farblaser-Systeme, bei denen die Trommel unabhängig von der Tonereinheit gewechselt werden kann. Du benötigst in der Regel erst nach etlichen Tonerwechseln eine neue Trommeleinheit, sodass es auch wenig Sinn ergibt, diese stets neu mit zu kaufen.

Und damit sind wir schon beim nächsten Punkt: Gerade im Büroalltag kann es sich bezahlt machen, den Drucker zusammen mit einem Servicevertrag zu mieten oder zu leasen. Dann kannst du im Falle eines Defekts, der nicht selbst zu beheben ist, innerhalb kürzester Zeit einen Techniker kommen lassen – ein Vorteil, der am Tag vor einer Messe viel wert sein kann. Bürovertriebe neigen allerdings gerne dazu, dir ein größeres Gerät ans Herz zu legen, als du wirklich brauchst. Daher solltest du dein Druckvolumen im Monat kennen, bevor du dich für einen Vertrag entscheidest.

Wichtig ist auch, dass das Gerät robust ist, insbesondere wenn du nicht der einzige bist, der den Drucker immer pfleglich behandelt. Da Drucker Verschleißgeräte sind – neben den zahlreichen beweglichen Teilen im Gerät selbst werden die Papierauszüge stark beansprucht, da sie regelmäßig mehr oder weniger vorsichtig oder ruppig auf- und zugeschoben werden. Schon aus diesem Grund wird man, ähnlich wie man das aus dem Notebook-Bereich kennt, mit einem einfachen Gerät der unteren Preisklasse aus dem Elektronikmarkt nicht glücklich werden. Nicht umsonst kosten dedizierte Bürogeräte ein Vielfaches der auf billig getrimmten Einsteigergeräte.

Komfortabel und sinnvoll ist es auch, auf Kombigeräte zu setzen, die gleichzeitig Faxe versenden und empfangen (was du in den meisten Branchen inzwischen so gut wie nicht mehr benötigen wirst, aber dennoch für den Notfall haben solltest) und kopieren und scannen können. Insbesondere ein guter Scanner, der auch große Mengen einfach und schnell einziehen kann, spart Zeit. Dass ein Bürodrucker über mindestens drei unterschiedlich große (und größenverstellbare) Papierfächer verfügen sollte, versteht sich bei einem Bürogerät von selbst. Solche Stand-Kombigeräte sind übrigens nicht vergleichbar mit den kompakten, aber meist mäßig verarbeiteten Multifunktionsgeräten, die im Heimbereich erhältlich sind. Auch hier gilt: Wer sich als einzelner Freiberufler für ein Multifunktionsgerät zulegt (dafür gibt es vor allem Platzgründe), sollte sich für eine spezielle Büromaschine (Kostenpunkt ab 400 bis 500 Euro) entscheiden.

Abzuraten ist dagegen von Toner- und Tinten-Flatrate-Verträgen. Diese sind in den meisten Fällen mit einer Pflichtabnahmemenge verbunden oder so dimensioniert, dass sie sich oft nicht lohnen werden. Ob man mit einem gekauften Gerät mit zusätzlich abgeschlossenen Wartungsvertrag oder mit einem Leasing-Gerät besser fährt, ist dagegen von den jeweiligen Konditionen abhängig. In eine ähnliche Richtung gehen Managed-Print-Service-Verträge (MPS), die etliche Druckerhersteller anbieten – Drucker, die ihr Verbrauchsmaterial selbstständig nachbestellen und sogar bei Problemen den Techniker anrufen. Hier ist es empfehlenswert, mehrere Anbieter zu kontaktieren und genau zu fragen, in welchen Fällen der Techniker bemüht wird.

Einige andere Extras sind dagegen auch und gerade im Büroalltag mehr als praktisch: Duplexdruck zählt heutzutage zu den Standardfunktionen gängiger Bürodrucker, Ansteuerbarkeit per WLAN ist dagegen ein Feature, das erst nach und nach aus dem Heimbereich kommend auch im Büroalltag Einzug hält. Gerade für Smartphone- oder Tablet-Nutzer in Besprechungen ist es hilfreich, drahtlos ohne Umwege drucken zu können.

Eine Funktion, die schon aus Compliance- und Privatsphäregründen im Büroalltag wichtig ist, ist der diskrete Druckauftrag. In diesem Fall erscheint der Dokumentenname nicht öffentlich im Netzwerk und der Druckauftrag wird erst durch Eingabe einer bestimmten Kennzahl am Drucker selbst, die nur der Mitarbeiter kennt, der den Auftrag ins System geschickt hat, gestartet. In eine ähnliche Richtung geht die Follow-me-Printing-Funktion, die dazu beitragen kann, dass Dokumente auch wirklich dort rauskommen, wo du es erwartest (und nicht stapelweise nicht abgeholte Ausdrucke im Drucker liegen). Praktisch ist das auch bei Teams, die keinen festen Schreibtisch haben und an unterschiedlichen Plätzen im Unternehmen arbeiten, etwa IT-Supporter.

Zu guter Letzt gibt es noch eine Funktion, die nur in großen Unternehmen benötigt wird, dort dem Support aber einiges an Rennerei und Arbeit ersparen kann: Per Drucker-Online-Management lassen sich die im Netzwerk installierten Drucker verwalten und Daten wie Tintenstand der einzelnen Tonerpatronen sowie Druckvolumina auslesen. Bessere Systeme setzen auf Predictive Maintenance, informieren dich also einige Tage bevor eine Patrone gewechselt werden muss, sodass der Techniker dies im Vorbeigehen mit erledigen kann (oder im schlimmsten Fall die Teamassistenz den betreffenden Toner rechtzeitig nachbestellen kann).

Das papierlose Büro bleibt ein Mythos, über den wohl vor allem die Druckerhersteller lachen werden. Dennoch gibt es eine Vielzahl an Möglichkeiten, sich für eine effiziente Druckerlösung im Büroumfeld zu entscheiden. Du solltest dich hier umfassend beraten lassen und neben dem Anschaffungs- oder Mietpreis vor allem die Verbrauchskosten für Toner und Wartung im Blick behalten.