Viele von uns verbringen täglich mehrere Stunden mit E-Mails. Etwas Abhilfe schaffen dabei schon jetzt Filter, Ordner und Labels. „Aliase“ sind hingegen vielen Nutzern weitgehend unbekannt – trotz ihrer vielfältigen Einsatzmöglichkeiten. Wir erklären euch deshalb, worum es sich dabei handelt und was man damit machen kann.
Gmail-Alias: Das „geheime“ Feature
Nehmen wir an, ich heiße Max Mustermann. Meine Gmail-Adresse lautet „max.mustermann@gmail.com“. Schreibt ihr mir jetzt eine E-Mail, füllt sich meine Inbox. Schreibt ihr eine E-Mail an „max.mustermann+t3n@gmail.com“ oder „max.mustermann+irgendetwasanders@gmail.com“, füllt sie sich ebenfalls. Denn an eben dieser Stelle kommen Aliase ins Spiel. Eine kleine, aber feine Möglichkeit zur weiteren Ausdifferenzierung eurer E-Mails.
Google beschreibt Aliase auf dieser Hilfeseite in drei Sätzen. Unerwähnt bleibt dabei, was sie möglich machen. Denn in Kombination mit Filtern und „Canned Responses“ ersetzen Aliase nicht nur Applikationen wie „Remember the Milk“, sondern dienen auch als Wegwerf-Adresse oder automatische Weiterleitung. Ein Beispiel gefällig?
Gmail: 3 Beispiele für die Arbeit mit Aliasen
Der Einsatz von Aliasen bedarf keiner Einstellung. Das aber gilt nicht für Filter oder „Canned Responses“.Weil eine dedizierte Anleitung für beide Funktionen den Rahmen dieses Artikels springen würde, hier zwei kurze Hinweise: Falls ihr noch gar nicht mit Filtern gearbeitet habt, findet ihr eine ausführliche Anleitung auf Caschys Blog. Die grundlegenden Funktionen der „Canned Responses“ erklärt hingegen dieser englischsprachige Beitrag auf wikihow.com.
1. Gmail-Aliase für Newsletter und Werbemails
Max Mustermann liest gerne Newsletter. Um sie alle an einer zentralen Stelle zu sammeln, verwendet er seinen Alias „max.mustermann+newsletter@gmail.com“ und einen dazugehörigen Filter. Meldet er sich für einen Newsletter an, nennt er nicht seine eigentliche Adresse sondern seinen Alias. Bei jeder einkommenden E-Mail greift dann der folgende Filter.
Alle einkommenden E-Mails, die an „max.mustermann+newsletter@gmail.com“ gerichtet sind, erhalten das Label „Newsletter“. (Bild: mail.google.com)
Wer mag, kann diesen Filter um weitere Parameter erweitern. So lassen sich alle Newsletter beispielsweise direkt archivieren oder als gelesen markieren. Theoretisch können Gmail-Nutzer auf diesem Weg im Übrigen auch eine zentrale Wegwerf-Adresse erstellen („max.mustermann+trash@gmail.com“) und alle eingehenden E-Mails rausfiltern.
2. Aliase: Die zentrale Anlaufstelle für alle Aufgaben
Meine Aufgaben, sowohl privater als auch beruflicher Natur, finden sich in doit.im. Das gleiche gilt (rein zufällig) auch für Max Mustermann. Über seine sogenannte „Task mailbox“ kann er Aufgaben direkt per E-Mail einpflegen. Dafür muss er nur eine E-Mail an „maxmustermann.12345@doitim.in“ verschicken. Ähnliche Funktionen bieten fast alle größeren Webdienste, darunter beispielsweise WordPress und Evernote.
Die verschiedenen Dienste erstellen ihren Nutzern dafür in der Regel eine viel zu komplizierte Adresse. Eine Adresse, die sich kaum jemand merken kann. Erst recht nicht, wenn er mehrere dieser Dienste nutzt. Eine mögliche Lösung wäre, die entsprechenden Adressen als Kontakte zu sichern. Eine andere Lösung bieten die Aliase.
Max Mustermann hat sich für die letztgenannte Variante entschieden und verwendet den Alias „max.mustermann@doit@gmail.com“, wenn er Aufgaben an doit.im senden möchte. Über einen Filter werden alle E-Mails an diesen Alias automatisch an seine private doit.im-Adresse weitergeleitet und dort weiter verarbeitet. Alles was sich Max jetzt merken muss, ist seinen Alias.
3. Einkaufsliste als Alternative zu eigenständigen Applikationen
Habt ihr schon von „Canned Responses“ gehört? Wer sie mit Aliasen kombiniert, braucht eigentlich keine Einkaufszettel-Applikationen wie „Remember the Milk“. Denn die wöchentliche Einkaufsliste lässt sich einfach über das eigene Gmail-Konto verwalten und jederzeit von überall abrufen, mit nur einer einzigen E-Mail.
Wie „Canned Responses“ funktionieren, erklärt Wikihow.com. Diesen Schritt überspringen wir deshalb und kommen direkt zu Max Mustermann und seiner Einkaufsliste:
- Max erstellt einmalig eine „Canned Response“ mit all den Dingen, die er bei seinem wöchentlichen Einkauf auf keinen Fall vergessen darf.
- Er erweitert und aktualisiert diese Liste regelmäßig.
- Über einen Filter beantwortet Gmail jede E-Mail an „max.mustermann+einkaufsliste@gmail.com“ mit dem Canned Response, also seiner Einkaufsliste.
Ähnliche Lösungen lassen sich für nahezu alle Einsatzzwecke realisieren.
Nutzt ihr Aliase? Kennt ihr vielleicht sogar weitere Einsatzmöglichkeiten?
Was unterscheidet denn die „canned response“ von der klassischen Mail-Vorlage? Nur der fancy name?
Die Aliase für Newsletter sind an sich eine schöne Idee. „Problematisch“ ist dabei, dass viele Anbieter die Mailadresse auf korrekte Syntax prüfen, und das Plus (+) dabei nicht mit erlauben.
Man kann auch den Punkt in max.mustermann weglassen oder an andere stellen verschieben und merhmals verwenden (nicht Hinterheinander) aber z.b. m.a.x.mustermann wäre auch noch der gleiche gmail Account.
Als Wegwerf-Adresse taugt’s nicht. Zum einen ist das + nicht überall erlaubt und zum anderen ist direkt die Original-Adresse mit drin. Dubiose Typen schneiden einfach alles hinter dem + ab und haben die Adresse, auf die sie scharf sind.
Ich nutze mit meiner Domain einfach eine Dot-All-Adresse.
@ vorherige Kommetare: da habt ihr wohl volkommen recht. Aber das ist doch alles egal solange man einen schönen Artikel über Google rausbringen kann. Gerade in Zeiten wo die Datensicherheit der Googledienste etwas fraglich geworden ist.
Seit wann ist Remember The Milk eine Einkaufsliste? Ok, kann man auch dazu verwenden. Aber Aliase als Ersatz für Remember The Milk?? Kennt der Autor Remember The Milk?
Eine Einkaufsliste ist viel mehr als eine reine Textauflistung. Da muss man vorher schon sehr rudimentär gearbeitet haben, um das zu vergleichen. Ich würde nie auf die Idee kommen, jedes Mal, wenn ich die Liste einsehen möchte, mir eine EMail zu schicken. Vor allem weil Apps wie Bring! nichts kosten und jede Menge Vorteile bringen. Ich kann auf dem Smartphone, im Browser oder per Alexa Artikel eingeben, Listen pro Geschäft anlegen, sie automatisch syncronisieren lassen mit anderen Leuten, sie auf meiner Smartwatch anzeigen und abhaken usw.
Ähnlich verhält es sich mit Todo-Apps wie Remember the Milk oder Todoist. Sie haben massenhaft mehr Features als eine Textdatei.
Natürlich kann eine dediziert Lösung bessere Bedienung und spezielle Optionen anbieten. Aber E-Mail scheint dem ganzen in nicht vielem nachzustehen.
> Ich würde nie auf die Idee kommen, jedes Mal, wenn ich die Liste einsehen möchte, mir eine EMail zu schicken.
Ich gehe davon aus, wenn man die Liste einsehen will, muss man die E-Mail nur einmal schicken?
> Ich kann auf dem Smartphone, im Browser oder per Alexa Artikel eingeben
Natürlich kannst du E-Mails auch auf dem Smartphone oder im Browser verwenden. Ich würde auch nicht ausschließen dass Alexa E-Mails schreiben kann.
> Listen pro Geschäft anlegen,
Entweder mehrere E-Mails schreiben, oder den Text aufgliedern.
> sie automatisch syncronisieren lassen mit anderen Leuten
Die E-Mail einfach an andere Leute versenden (CC).
> sie auf meiner Smartwatch anzeigen
Smartwatches können E-Mails anzeigen