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Ratgeber

Mutterschutz und Elternzeit: So bereitest du deinen Arbeitgeber auf die Auszeit vor

(Foto: Shutterstock)

Du wirst Mama oder Papa und verlässt dein Unternehmen für einige Zeit? In unserer Themenwoche Karriere verraten wir dir, was du im Vorfeld tun kannst, um Kollegen vorzubereiten.

Es ist soweit: Du musst und willst deine Karriere unterbrechen und gehst mehrere Monate in den Mutterschutz oder Elternzeit. Zu kurz, jemanden Neues einzustellen, zu lang, als dass deine Abwesenheit nicht auffallen würde. Um es deinem Team und dem Chef nicht unnötig schwer zu machen, gilt es daher ein paar Dinge zu beachten. Die hier aufgelisteten Tipps richten sich an Mütter und Väter, die nur einige Monate den Job verlassen. Einige davon sind No-brainer, aber der Vollstänigkeit halber haben wir mal das ganze Programm aufgeführt.

Starte so früh wie möglich

Die Vorbereitung auf die Elternzeit und deine damit verbundene Abwesenheit bei der Arbeit beginnt im Grunde direkt, wenn du weißt, dass du ausfallen wirst. Starte damit, deinem Arbeitgeber so früh wie möglich Bescheid zu geben. Sorge dafür, dass dein Chef und deine Team-Mitglieder die Nachricht von dir erhalten und es nicht etwa durch den Flurfunk erfahren. Eine frühe Planung garantiert für alle Beteiligten, dass Aufgaben rechtzeitig verteilt sind und du keine Langzeitprojekte mehr startest, die besser in einer Hand bleiben sollten. Zudem bietet sie dir Zeit für eine sorgfältige Dokumentation. Sollte es doch eine Vertretung während dieser Zeit für dich brauchen, ist zudem der Puffer für die Suche und eine ordentliche Einarbeitung groß genug.

Sonderfall Väter! Anders als für Mütter beginnt der Sonderkündigungsschutz erst acht Wochen vor dem Start der Elternzeit. Was den Vater in die Bredouille bringen kann, denn mindestens sieben Wochen vorher, muss der Arbeitgeber Bescheid wissen. So bleibt ihm genau eine Woche, in der er auf Nummer sicher gehen kann. Gekündigt werden kann weder während der Elternzeit und auch nicht auf Grund der Elternzeit. Die Gefahr besteht daher darin, dass rechtzeitig vorher aus anderen Gründen gekündigt wird.

Teammeeting

Damit alle einmal sehen, wo deine Anknüpfpunkte im Unternehmen sind, macht ein Meeting Sinn, in dem alle Fragen geklärt werden können und du aufzeigst, wie und mit wem du arbeitest. In diesem Meeting kann man auch gemeinsam herausfinden, welche Aufgaben künftig bei welchem Kollegen am besten aufgehoben sind. Wer welche Aufgaben übernimmt, sollte dann sorgfältig dokumentiert werden.

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Einmal alle in einem Raum versammeln, kann später viel Chaos und Schriftverkehr sparen. (Foto: Shutterstock)

Dokumentation

Fang so früh wie möglich mit der Dokumentation deiner Aufgaben an. Im Idealfall gibt es diese Dokumentation schon und du musst sie lediglich auf den neuesten Stand bringen. Denn bei einer längeren Abwesenheit sollte die Dokumentation lückenlos deine Aufgaben und Workflows zeigen. Auch ein Organigramm kann helfen, um Zusammenhänge zu zeigen. Zudem solltest du vorauschauend alle anfallenden Termine, Deadlines etc. notieren, die während deiner Abwesenheit anfallen.

Übertrage langfristige Projekte an Kollegen

Sobald absehbar ist, dass du während der wichtigen Phase eines Projekts oder dessen Abschluss nicht da sein wirst, solltest du das Projekt frühzeitig in andere Hände geben. Langfristige Projekte solltest du ebenfalls nicht erst kurz vor deinem Weggang übergeben. Es ist wichtig, dass die Kollegen schon Aufgaben von dir übernehmen, während du noch da bist. So können offene Fragen geklärt werden.

Zugang zur Kundenkommunikation

Superwichtig: Wenn du Kundenkontakt hast, sollten deine Kollegen während deiner Abwesenheit eine Möglichkeit haben, die vergangene Kundenkommunikation nachzuvollziehen. Dafür kannst du zum Beispiel wichtige Mailverläufe weiterleiten. Zudem solltest du die Kollegen, die deine Kunden übernehmen, über eventuelle Befindlichkeiten, Sonderdeals etc. briefen.

Informiere deine Kunden

Außerdem solltest du zumindest alle Kunden über deine Auszeit informieren, die dich als direkten Ansprechpartner haben. Dazu kannst du einfach eine Mail schicken, wie lange du voraussichtlich weg sein wirst, wer der neue Ansprechpartner ist und welche Informationen übergeben wurden. Bei großen Kunden oder komplexen Projekten sollte das besser telefonisch oder je nach Branche sogar persönlich passieren. Meistens reicht jedoch eine Telefonkonferenz mit dem Kunden und der Vertretung zum gegenseitigen Vorstellen.

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Die wichtigsten Kunden sollte man im persönlichen Gespräch oder am Telefon mit der Vertretung bekannt machen. (Foto: Shutterstock)

Tipps und Tricks

All die kleinen Kniffe und Workarounds, die deinen Job leichter machen, kennst nur du. Gib deinen Kollegen so viele wie möglich davon mit. Welche Tools nutzt du? Welche Browserplugins und Webapps helfen dir bei deinen Aufgaben? Welche Reihenfolge hat sich als sinnvoll herausgestellt? All das kann deinem Team eine Menge Arbeit ersparen.

Notfallregelung

Sprich mit deinem Arbeitgeber darüber, wie du in Zukunft erreichbar sein wirst. Wenn du dich wohler damit fühlst, dass dein Arbeitgeber dich bei dringenden Fragen anruft, dann biete es ihm an. Gemeinsam könnt ihr hier Regeln festlegen, in welchem Umfang das in Ordnung ist.

Zu guter Letzt

Zu guter Letzt kannst du jetzt nur noch deinem Team vertrauen und dich in aller Seelenruhe in die Auszeit verabschieden. Du hast dich um alles gekümmert und musst nun auch nicht einmal die Woche in der Firma anrufen, um zu gucken, ob alles in Ordnung ist.

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3 Reaktionen
caro

@Bekannt: Deine Info, sofern korrekt, sollte unbedingt mit in den Artikel aufgenommen werden!!! Nebendem das man sich natürlich drüber streiten kann, ob man sich Kinder heutzutage noch leisten kann.

Bekannt

Einige der oben genannten Tips, besonders zum frühzeitigen Informieren, funktionieren nur für Damen. Für Herren gibt es bei entsprechender Ankündigung Kündigungsschutz erst ab 8 Wochen vor dem errechneten Geburtstermin. Wer als Mann also eine längere Elternzeit einplant sollte bedenken, dass der AG ihn vor den genannten 8 Wochen noch unter Einhaltung aller Fristen kündigen kann. Sollte dies passieren hat man anscheinend nicht mal mehr Anspruch auf Elterngeld.

Aus meiner Sicht eine Lücke im Gesetz, die die Arbeitgeber ausbaden müssen (wenn sie keinen Ersatz so kurzfristig finden könnnen..), aber so lange die Gesetzeslage so ist wie sie ist muss der Rat sein, die Beantragung der Elternzeit mit fest definiertem Datum frühestens acht Wochen vor dem Termin einzureichen.

Melanie Petersen

Danke für den wichtigen Hinweis. Ich werde das entsprechend ergänzen. Der Artikel richtete sich zunächst nur an Mütter und als ich ihn um die Väter ergänzte, ist mir durchgerutscht, dass hier eine besondere Stolperfalle lauert.

Liebe Grüße,
Melanie

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