Es ist soweit: Du musst und willst deine Karriere unterbrechen und gehst mehrere Monate in den Mutterschutz oder Elternzeit. Zu kurz, jemanden Neues einzustellen, zu lang, als dass deine Abwesenheit nicht auffallen würde. Um es deinem Team und dem Chef nicht unnötig schwer zu machen, gilt es daher ein paar Dinge zu beachten. Die hier aufgelisteten Tipps richten sich an Mütter und Väter, die nur einige Monate den Job verlassen. Einige davon sind No-brainer, aber der Vollstänigkeit halber haben wir mal das ganze Programm aufgeführt.

Die Vorbereitung auf die Elternzeit und deine damit verbundene Abwesenheit bei der Arbeit beginnt im Grunde direkt, wenn du weißt, dass du ausfallen wirst. Starte damit, deinem Arbeitgeber so früh wie möglich Bescheid zu geben. Sorge dafür, dass dein Chef und deine Team-Mitglieder die Nachricht von dir erhalten und es nicht etwa durch den Flurfunk erfahren. Eine frühe Planung garantiert für alle Beteiligten, dass Aufgaben rechtzeitig verteilt sind und du keine Langzeitprojekte mehr startest, die besser in einer Hand bleiben sollten. Zudem bietet sie dir Zeit für eine sorgfältige Dokumentation. Sollte es doch eine Vertretung während dieser Zeit für dich brauchen, ist zudem der Puffer für die Suche und eine ordentliche Einarbeitung groß genug.

Sonderfall Väter! Anders als für Mütter beginnt der Sonderkündigungsschutz erst acht Wochen vor dem Start der Elternzeit. Was den Vater in die Bredouille bringen kann, denn mindestens sieben Wochen vorher, muss der Arbeitgeber Bescheid wissen. So bleibt ihm genau eine Woche, in der er auf Nummer sicher gehen kann. Gekündigt werden kann weder während der Elternzeit und auch nicht auf Grund der Elternzeit. Die Gefahr besteht daher darin, dass rechtzeitig vorher aus anderen Gründen gekündigt wird.

Damit alle einmal sehen, wo deine Anknüpfpunkte im Unternehmen sind, macht ein Meeting Sinn, in dem alle Fragen geklärt werden können und du aufzeigst, wie und mit wem du arbeitest. In diesem Meeting kann man auch gemeinsam herausfinden, welche Aufgaben künftig bei welchem Kollegen am besten aufgehoben sind. Wer welche Aufgaben übernimmt, sollte dann sorgfältig dokumentiert werden.

Fang so früh wie möglich mit der Dokumentation deiner Aufgaben an. Im Idealfall gibt es diese Dokumentation schon und du musst sie lediglich auf den neuesten Stand bringen. Denn bei einer längeren Abwesenheit sollte die Dokumentation lückenlos deine Aufgaben und Workflows zeigen. Auch ein Organigramm kann helfen, um Zusammenhänge zu zeigen. Zudem solltest du vorauschauend alle anfallenden Termine, Deadlines etc. notieren, die während deiner Abwesenheit anfallen.

Sobald absehbar ist, dass du während der wichtigen Phase eines Projekts oder dessen Abschluss nicht da sein wirst, solltest du das Projekt frühzeitig in andere Hände geben. Langfristige Projekte solltest du ebenfalls nicht erst kurz vor deinem Weggang übergeben. Es ist wichtig, dass die Kollegen schon Aufgaben von dir übernehmen, während du noch da bist. So können offene Fragen geklärt werden.

Superwichtig: Wenn du Kundenkontakt hast, sollten deine Kollegen während deiner Abwesenheit eine Möglichkeit haben, die vergangene Kundenkommunikation nachzuvollziehen. Dafür kannst du zum Beispiel wichtige Mailverläufe weiterleiten. Zudem solltest du die Kollegen, die deine Kunden übernehmen, über eventuelle Befindlichkeiten, Sonderdeals etc. briefen.

Außerdem solltest du zumindest alle Kunden über deine Auszeit informieren, die dich als direkten Ansprechpartner haben. Dazu kannst du einfach eine Mail schicken, wie lange du voraussichtlich weg sein wirst, wer der neue Ansprechpartner ist und welche Informationen übergeben wurden. Bei großen Kunden oder komplexen Projekten sollte das besser telefonisch oder je nach Branche sogar persönlich passieren. Meistens reicht jedoch eine Telefonkonferenz mit dem Kunden und der Vertretung zum gegenseitigen Vorstellen.

All die kleinen Kniffe und Workarounds, die deinen Job leichter machen, kennst nur du. Gib deinen Kollegen so viele wie möglich davon mit. Welche Tools nutzt du? Welche Browserplugins und Webapps helfen dir bei deinen Aufgaben? Welche Reihenfolge hat sich als sinnvoll herausgestellt? All das kann deinem Team eine Menge Arbeit ersparen.

Sprich mit deinem Arbeitgeber darüber, wie du in Zukunft erreichbar sein wirst. Wenn du dich wohler damit fühlst, dass dein Arbeitgeber dich bei dringenden Fragen anruft, dann biete es ihm an. Gemeinsam könnt ihr hier Regeln festlegen, in welchem Umfang das in Ordnung ist.

Zu guter Letzt kannst du jetzt nur noch deinem Team vertrauen und dich in aller Seelenruhe in die Auszeit verabschieden. Du hast dich um alles gekümmert und musst nun auch nicht einmal die Woche in der Firma anrufen, um zu gucken, ob alles in Ordnung ist.