Egal, ob remote oder wie gehabt im Office: Die Endgeräte deines Unternehmens sind immer noch der Dreh-und Angelpunkt für effizientes Arbeiten. Dabei müssen diese stabil, leistungsstark und vor allem sicher sein – in allen Situationen des Arbeitsalltages. Dabei sollte es nicht an unzureichender IT-Security scheitern. Doch wie kannst du dich um die IT-Sicherheit kümmern, wenn zum Beispiel eine:r deiner Mitarbeiter:innen auf einer Workation in Marokko unterwegs ist?

Besonders bei der Workation kommen Mitarbeiter:innen meistens nicht um das Flughafen-WLAN oder das freie Internet im Café herum. Deswegen ist es wichtig, dass du deine Mitarbeiter:innen schützt – beziehungsweise die wichtigen Unternehmensdaten. Eine gute Grundlage dafür ist natürlich ein Antivirenprogramm, das im besten Fall auch schon vor der Reise auf die neueste Betriebsversion aktualisiert worden ist. Trotzdem müssen die Daten jetzt noch aus Marokko sicher ins Office kommen – das geht am besten mit einer VPN-Verbindung. Mit einem Virtual-Private-Network (VPN) können Dritte deine Netzwerkverbindung zum Firmennetz nicht einsehen und deine Daten sind sicher unterwegs. Doch da müssen auch die Mitarbeiter:innen mitspielen.

Auch das wird am besten vor der Reise erledigt: die Sensibilisierung. Mitarbeiter:innen sollten sich mit der IT am besten vor einer Workation oder einer längeren Zeit im Homeoffice zusammensetzen und die Dos und Don’ts erklärt bekommen. Dos können beispielsweise sichere und einmalige Passwörter sein, und auch die Software sollte von den Mitarbeiter:innen vor der Reise aktualisiert werden. Dabei ist es der Job der IT, das zu kommunizieren.

Genauso sollte man vor Gefahren warnen, wie sich Mitarbeiter:innen schnell Probleme einholen könnten – zum Beispiel über ungesichertes, öffentliches WLAN. Auch das Ausplaudern von Unternehmensinterna sollte bei der Workation im besten Fall nicht in der Flughafenlobby passieren – auch hierfür muss das Team sensibilisiert werden. Kommt es aber zum Worst Case, muss jedem klar sein, wer sich wo und wie zu melden hat. Jede:r im Team sollte den Ablauf kennen.

Jetzt ist er eingetreten, der schlimmste Fall in der Workation: Der Laptop ist heruntergefallen und kaputt – oder noch schlimmer, er wurde gestohlen. Während man im Homeoffice für die schlechte Nachricht ins Büro fahren kann, ist das aus der Ferne etwas anders. Wenn gute Vorkehrungen getroffen wurden, haben die Mitarbeiter:innen keine sensiblen Daten auf der Festplatte – die wichtigsten Daten sind in der Cloud – und starke Passwörter. Das Unternehmen ist außerdem dazu verpflichtet, die zuständige Aufsichtsbehörde sowie alle Kund:innen zu informieren, deren Daten auf dem Gerät gespeichert waren.

Kann bewiesen werden, dass trotz aller Vorkehrungen sensible Daten ausgelesen wurden, kann es sogar zu einer Schadensersatzklage kommen. Nun muss bestimmt werden, wie viel Schuld bei der reisenden Person selbst liegt.

Ob jetzt der Laptop zerstört oder geklaut wurde oder es doch nur ein einfaches Software-Problem gibt: Die IT muss in der Ferne verfügbar sein. Am wichtigsten für diese Verfügbarkeit sind etablierte Support-Kanäle in den jeweiligen Team-Channels. Doch schon vor der Abreise in die Workation oder ins Homeoffice kann man geeignete Strukturen schaffen, das fängt bereits bei der Ausstattung an.

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