Was könnte es Schöneres geben, als bei strahlendem Sonnenschein am Strand zu liegen und sich einfach nur zu entspannen. Keine Anrufe, keine Meetings und vor allem keine nervigen E-Mails. Doch auch wenn es auf der Liege oder im Pool fast vergessen scheint, die Welt dreht sich weiter und eure Kunden oder Geschäftspartner könnten im selben Moment gerade wieder eine Mail an euch gesendet haben.

Zum Glück könnt ihr vor eurer Abreise eine automatisierte Abwesenheitsnotiz hinterlassen, damit die E-Mails an euch nicht völlig unbeantwortet bleiben. Beim Verfassen der Abwesenheitsnotiz solltet ihr eines nicht aus den Augen verlieren: Noch seid ihr nicht im Urlaub! Korrekte Zeichensetzung spricht, wie das Einhalten der Regeln zur Groß- und Kleinschreibung, für eure Professionalität. Außerdem steht ihr beim Verfassen des Autoresponder-Textes nicht unter Zeitdruck. Geht den Text also in Ruhe durch.

Mit gewissen Grundkenntnissen der deutschen Sprache ist es freilich nicht getan. Es gibt wichtige Aspekte, die in der Abwesenheitsnotiz nicht fehlen sollten. Nach der obligatorischen Anrede eures Gegenübers solltet ihr einen freundlichen Einstiegssatz wählen. Dann solltet ihr erwähnen, warum ihr derzeit nicht erreichbar seid und ab wann sich das ändern wird. Eine eher unschöne Art diese Informationen zu vermitteln wäre: „Ich befinde mich vom 1. Juli 2014 bis einschließlich 20. Juli 2014 im Urlaub.“

Ihr solltet den Text positiv formulieren und mitteilen, ab wann ihr wieder im Büro seid, statt zu vermerken, wie lange ihr nicht da seid. Die folgende Formulierung solltet ihr ebenfalls vermeiden: „Ich melde mich, sobald ich am 21. Juli 2014 wieder im Büro bin.“ Abhängig von der Länge eures Urlaubs dürftet ihr nach eurer Rückkehr eine kaum noch überschaubare Anzahl von Mails in eurer Inbox vorfinden. Wenn ihr also nicht absolut sicher seid, an einem Tag auf alle E-Mails zu antworten, spart euch diesen Satz.

Seid lieber ehrlich, und weist euer Gegenüber darauf hin, dass ihr ein hohes Mail-Aufkommen während eurer Abwesenheit erwartet, und erbittet euch von eurem Kontakt ein bis zwei Tage Zeit zur Abarbeitung der vielen E-Mails. Die meisten Menschen dürften das Verstehen und es ist besser als Versprechungen zu machen, die ihr nicht einhalten könnt.

Ihr solltet unbedingt einen Ansprechpartner im Unternehmen nennen, an den sich eure Kontaktperson wenden kann. Solltet ihr neben der Abwesenheitsnotiz auch eine automatische Weiterleitung an diese Person eingerichtet haben, solltet ihr das auch in eurer automatisierten Antwort erwähnen. Wenn nicht, solltet ihr eurem Kontakt natürlich auch klar machen, dass seine Mail bis zu eurer Rückkehr nicht gelesen wird.

Alternativ könntet ihr für dringende Fälle eure private Telefonnummer oder eine private E-Mail-Adresse hinterlassen. Das müsst ihr euch aber natürlich gut überlegen. Ein Urlaub soll vor allem entspannen und gerade in der heutigen Zeit gibt es oft nichts Erholsameres, als einfach mal nicht erreichbar zu sein.

Anschließend folgt die Verabschiedung. Viel mehr sollte es auch nicht sein. Niemand sollte einen langen Text lesen müssen, nur um zu erfahren, dass ihr die eingegangene E-Mail nicht gelesen habt, und sie auch in naher Zukunft nicht lesen werdet. Allerdings solltet ihr eure E-Mail-Signatur nicht vergessen. Immerhin ist auch eure Abwesenheitsnotiz teil eurer geschäftliche Korrespondenz.