„Manche Meetings machen richtig Spaß“, mit diesem Satz schockte mich neulich Ariane Fries, die neue Newsroom-Chefin des Umfrage­unternehmens Opinary. Mir rutschten die knoblauchgeölten Spaghetti von der Gabel. Wem, wann und unter welchen Umständen machen Meetings Spaß?

Diese Frage habe ich Professionals gestellt. Und ihre Antworten sind richtungsweisend für die Gestaltung von Meetings, bei denen die Menschen mitmachen und bei denen richtig etwas erreicht wird.

„Ganz wichtig ist der Scope, die Erwartungshaltung an das Meeting“, sagt Marie Keck, Teamleiterin Marktforschung bei Zalando. Wichtig:

• Was soll besprochen werden?
• Ist das Meeting ein Brainstorming oder gibt es eine klare Agenda?

Beides sollte im besten Fall vorab, spätestens aber zu Beginn des Meetings klargestellt werden. „Dafür gibt es idealerweise einen Moderator oder eine Person, die das Meeting leitet und strukturiert und am Ende auch die Learnings und Follow-ups festlegt.“ Ein guter Moderator behalte den Fokus des Meetings im Blick und stoppe zu sehr ausschweifende Diskussionen.

Die Zeit sollte begrenzt sein, je nach Meeting nicht länger als 30, selten bis zu 60 Minuten. „Jeder sollte wissen, warum er da ist. Und es sollten nicht mehr Menschen dabei sein, als sich tatsächlich aktiv beteiligen können. Meiner Erfahrung nach sind das oft nicht mehr als drei oder vier Personen.“

Aber es gibt eben auch andere Fälle. Muss das Meeting größer sein, dann sollten die Vortragenden ihre Beiträge klar definieren. „Pausen und Break-outs, zum Beispiel für Brainstormings, sind dann wichtiger“, sagt Keck. „Wenn wirklich 50 Leute in einem Meeting sein müssen, dann sollte auch jede dieser Personen Gelegenheit bekommen, sich durch Fragen oder Anmerkungen einzubringen, idealerweise in Q-&-A-Slots am Ende des jeweiligen Vortrags.“

„Spaß machen mir Meetings dann, wenn sie sich gelohnt haben“, sagt Alexander Karl, Attention Lead bei der Kommunikations­agentur Hypr. Um das zu erreichen, sei gute Kommunikation im Vorfeld und im Nachgang entscheidend:

1. Wofür braucht es das Meeting?
2. Welche Themen und Fragen sollten geklärt werden?
3. Und natürlich: Wie geht es danach weiter?

„All das sorgt für Erfolgserlebnisse, und die machen Spaß“, sagt Karl. „Während des Meetings schätze ich eine fokussierte, aber lockere Atmosphäre. Sie lässt Raum für persönliche Akzente, vergisst aber nie, worum es eigentlich geht.“

Jana Berger, CEO von Momjobs und Familienfreundliche Arbeitgeber, hat zwischen Meetings, Familie und Vollzeitstudium keine Zeit, meine Fragen zu beantworten. Stattdessen schickt sie ein Foto von einem Whiteboard ihres aktuellen Workshops.

Ziel des Treffens ist die Festlegung von Zielen, Strategien und operativen Plänen für die zweite Jahreshälfte. Titel des Boards: „Wie muss diese Besprechung sein, damit sie Spaß macht?“ Alle Teilnehmenden haben eingetragen, was ihnen wichtig ist. Veröffentlichen dürfen wir das Foto nicht, aber dies sind Bergers eigene Antworten:

• entspannte Atmosphäre
• Ernsthaftigkeit
• ohne Zeitdruck, aber fokussiert
• genießen, Meeting ist kein notwendiges Übel
• Kaffee und Süßigkeiten
• Augenkontakt!

Ariane Fries habe ich natürlich auch noch gefragt, was sie an Meetings schätzt. „Ich mag Meetings, wenn sie produktiv sind. Dann gehe ich da mit mehr Energie raus“, sagt die Opinary-Newsroom-Chefin. „Ich finde es wichtig, sich in Meetings mit Menschen auszutauschen, die auch Bock haben. Dann spürt man, dass etwas vorangeht.“ Dieses Erleben wirke sich auf das aus, was nach dem Meeting passiert: „Ich spüre Glücksgefühle. Und ich freue mich darauf, zu bearbeiten, was wir besprochen haben.“

Wenn etwas erreicht wird, dann dürfe der Tag auch mal voll mit Meetings sein. Der Satz „Ich hasse Meetings“ sei ein Narrativ, das sich durchgesetzt habe. Aber: „Ich freue mich auf Meetings und auf die Leute“, sagt Fries. „Echte Bullshit-Meetings erlebe ich selten.“

Zielsetzung, Planung, Begrenzung und Einstellung, das lerne ich aus den Antworten, sind die entscheidenden Faktoren für ein wirklich gutes Meeting. Also ja: Wir sollten an unserer Einstellung arbeiten. Ich fange an.